A2.40 - Office and meetings
An appointment in the meeting room
An appointment in the meeting room

An appointment in the meeting room

Una cita en la sala de reuniones

Eva Cantavella, especialista en reuniones eficaces, nos da las claves para que nuestras reuniones sean más efectivas y para que no caigamos en los errores más comunes que solemos cometer.
Eva Cantavella, specialist in effective meetings, gives us the keys to make our meetings more effective and to avoid the most common mistakes we usually make.

Exercise 1: Language immersion

Instruction: Watch the video and answer the related questions.

Word Translation
Optimizar Optimize
Las reuniones Meetings
No deberíamos invertir tanto We shouldn't spend so much time
El acta The minutes
Un cuadro de compromiso A commitment chart
Las tareas Tasks
La encargada The person in charge
Los objetivos Objectives
Soy Eva Cantavella y me dedico a optimizar las reuniones en este país. (I'm Eva Cantavella, and I work on optimizing meetings in this country.)
No hacemos bien las reuniones: no las preparamos correctamente y, si preparamos algo, le dedicamos mucho tiempo a lo que quizá no deberíamos invertir tanto. (We don't do meetings well: we don't prepare them properly and, even when we do, we spend a lot of time on things we probably shouldn't spend so much time on.)
Y a otras cosas que sí tienen mucha importancia, quizá les damos menos atención. (And we pay less attention to other things that really matter.)
El acta es un elemento indispensable para el seguimiento de esa reunión y para lo que ocurre después. (The minutes are essential for following up on that meeting and for what happens afterward.)
Hay que modernizar lo que sería el acta; no hace falta que las actas sean una transcripción, como en las juntas de vecinos. (We need to modernize meeting minutes; they don't have to be a verbatim transcript, like at neighborhood association meetings.)
Propone adoptar un cuadro de compromiso en el que siempre aparezca un qué, un quién y un cuándo. (She suggests adopting a commitment chart that always includes a what, a who, and a when.)
Así se anotan todas las acciones y tareas que van surgiendo, también los microcompromisos. (That way, all the actions and tasks that come up are recorded, including the micro-commitments.)
Durante la reunión se cometen muchas pifias que perjudican el ambiente. (During meetings, people make lots of blunders that hurt the atmosphere.)
¿Por qué? Por contagio: hablamos por contagio, en macro y en micro. (Why? Because it's contagious: the way we speak is contagious, both on a macro and a micro level.)
En macro usamos frases hechas: en las reuniones muchas veces utilizamos frases que no van con nosotros, pero como las hemos oído tantas veces, las reproducimos. (On a macro level, we use clichés: in meetings we often use phrases that don't really sound like us, but since we've heard them so many times, we repeat them.)

1. ¿A qué se dedica Eva Cantavella?

(What does Eva Cantavella do?)

2. ¿Por qué el acta es importante?

(Why are the minutes important?)

3. ¿Qué información debe aparecer en un cuadro de compromiso?

(What information should appear in a commitment chart?)

4. ¿Qué problema se menciona sobre la forma de hablar en las reuniones?

(What problem is mentioned about the way people speak in meetings?)

Exercise 2: Dialogue

Instruction: Read the dialogue and answer the questions.

Pedro y Ana organizan una reunión en la oficina y hablan sobre un nuevo proyecto

Pedro and Ana organize a meeting at the office and talk about a new project
1. Pedro: ¿Puedes reservar la sala de reuniones para las 11:00? (Can you book the meeting room for 11:00?)
2. Ana: Sí, ya está reservada. También he comprobado que la impresora funciona bien. (Yes, it's already booked. I've also checked that the printer is working well.)
3. Pedro: Genial. ¿Podrías imprimir las presentaciones? (Great. Could you print the presentations?)
4. Ana: Claro, pero necesito que me envíes el archivo. ¿Puedes decirme el nombre? (Sure, but I need you to send me the file. Can you tell me the name?)
5. Pedro: Se llama "Presentación Proyecto X". Está en mi ordenador; te lo envío ahora mismo. (It's called "Project X Presentation". It's on my computer; I'll send it to you right now.)
6. Ana: Perfecto. Y dime, ¿estás de acuerdo con los puntos de la reunión? (Perfect. And tell me, do you agree with the points for the meeting?)
7. Pedro: No con todos. Creo que deberíamos hablarlo un poco más antes de presentarlo. (Not with all of them. I think we should talk about it a bit more before presenting it.)
8. Ana: Sí, tienes razón. Conviene revisarlo bien. (Yes, you're right. It's worth reviewing it well.)
9. Pedro: Además, he invitado al nuevo asistente para que pueda escuchar la reunión. (Besides, I've invited the new assistant so that he can listen in on the meeting.)
10. Ana: Buena idea, así podrá aprender y ver cómo tratamos con los clientes. (Good idea, that way he can learn and see how we deal with clients.)
11. Pedro: ¿Podrías preparar la presentación final? (Could you prepare the final presentation?)
12. Ana: Perfecto, entonces está todo claro. Voy a prepararme. Nos vemos en la sala. (Perfect, then everything is clear. I'm going to get ready. See you in the room.)

1. ¿Qué necesita Ana para poder imprimir las presentaciones?

(What does Ana need in order to be able to print the presentations?)

2. ¿Por qué Pedro no está de acuerdo con todos los puntos de la reunión?

(Why doesn't Pedro agree with all the points of the meeting?)