Eva Cantavella, especialista en reuniones eficaces, nos da las claves para que nuestras reuniones sean más efectivas y para que no caigamos en los errores más comunes que solemos cometer.
Eva Cantavella, specialist in effective meetings, gives us the keys to make our meetings more effective and to avoid the most common mistakes we usually make.

Exercise 1: Language immersion

Instruction: Watch the video and answer the related questions.

Word Translation
Optimizar Optimize
Reuniones Meetings
Invertir Invest
Acta Minutes
Cuadro de compromiso Commitment grid
Tareas Tasks
Encargada Person in charge
Objetivos Objectives
Seguimiento Follow-up
Acciones Actions
Microcompromisos Micro-commitments
Ambiente Atmosphere
Frases hechas Set phrases
Pifias Mistakes
Contagio Contagion
Soy Eva Cantavella y me dedico a optimizar las reuniones en este país. (I am Eva Cantavella and I focus on optimizing meetings in this country.)
No hacemos bien las reuniones: no las preparamos correctamente y, si preparamos algo, dedicamos demasiado tiempo a lo que quizás no deberíamos. (We don't run meetings well: we don't prepare them properly and, if we do prepare something, we spend too much time on things we probably shouldn't.)
A otras cosas que sí tienen mucha importancia les damos menos tiempo. (We give less time to other things that are actually very important.)
El acta es un elemento indispensable para el seguimiento de la reunión, para lo que ocurre después de la reunión. (The minutes are an essential element for following up on the meeting, for what happens after the meeting.)
Hay que modernizar el acta: no hace falta que sea una transcripción completa, como en las juntas de vecinos. (Minutes need to be modernized: they don't have to be a full transcript, like in homeowners' association meetings.)
Es mejor adoptar un cuadro de compromiso en el que siempre aparezca un qué, un quién y un cuándo. (It's better to adopt a commitment grid that always includes a what, a who and a when.)
En ese cuadro se anotan todas las acciones y tareas que van surgiendo, incluidos los microcompromisos. (In that grid all the actions and tasks that arise are recorded, including micro-commitments.)
Durante la reunión se cometen muchas pifias que perjudican el ambiente. (Many mistakes are made during the meeting that harm the atmosphere.)
Esto ocurre por contagio: hablamos por contagio, en macro y en micro. (This happens by contagion: we imitate speech by contagion, both on a macro and micro level.)
En macro, por ejemplo, repetimos frases hechas que no van con nosotros, pero como las hemos oído muchas veces, las reproducimos. (On a macro level, for example, we repeat set phrases that don't reflect us, but because we've heard them many times, we reproduce them.)

1. ¿A qué se dedica Eva Cantavella?

(What does Eva Cantavella do?)

2. ¿Cuál es la función principal del acta según el texto?

(What is the main function of the minutes according to the text?)

3. ¿Qué debe incluir siempre el cuadro de compromiso?

(What should the commitment table always include?)

4. ¿Qué problema de comunicación menciona sobre las reuniones?

(What communication problem does she mention about meetings?)

Exercise 2: Dialogue

Instruction: Read the dialogue and answer the questions.

Oficina y reuniones: preparar la reunión de las 11:00

Office and meetings: preparing the 11:00 meeting
1. Pedro: ¿Puedes reservar la sala de reuniones para las 11:00? (Can you reserve the meeting room for 11:00?)
2. Ana: Sí, ya está reservada. También he comprobado que la impresora funciona bien. (Yes, it's already reserved. I've also checked that the printer is working properly.)
3. Pedro: Genial. ¿Puedes imprimir las presentaciones? (Great. Can you print the presentations?)
4. Ana: Claro, pero necesito que me envíes el archivo. ¿Me puedes decir el nombre? (Sure, but I need you to send me the file. What's the file name?)
5. Pedro: Se llama "Presentación Proyecto X". Está en mi ordenador, te lo envío ahora mismo. (It's called "Project X Presentation." It's on my computer — I'll send it to you right away.)
6. Ana: Perfecto. Y dime, ¿estás de acuerdo con los puntos de la reunión? (Perfect. And tell me, are you okay with the meeting agenda?)
7. Pedro: No con todos. Creo que deberíamos hablarlo un poco más antes de presentarlo. (Not with all of it. I think we should discuss some points a bit more before presenting.)
8. Ana: Sí, tienes razón, conviene revisarlo bien. (Yes, you're right — it's best to review it carefully.)
9. Pedro: Además, he invitado al nuevo asistente para que pueda escuchar la reunión. (Also, I've invited the new assistant so they can listen to the meeting.)
10. Ana: Buena idea, así puede aprender y ver cómo tratamos con los clientes. (Good idea — that way they can learn and see how we handle clients.)
11. Pedro: ¿Y puedes hacer tú la presentación final? (And could you give the final presentation?)
12. Ana: Perfecto, entonces está todo claro. Voy a prepararme, nos vemos en la sala. (Perfect, then everything is clear. I'll get ready — see you in the meeting room.)

1. ¿A qué hora es la reunión que preparan Pedro y Ana?

(What time is the meeting that Pedro and Ana are preparing?)

2. ¿Qué hace Ana además de reservar la sala de reuniones?

(What does Ana do besides reserving the meeting room?)