Eva Cantavella, especialista en reuniones eficaces, nos da las claves para que nuestras reuniones sean más efectivas y para que no caigamos en los errores más comunes que solemos cometer.
Eva Cantavella, specialist in effective meetings, gives us the keys to make our meetings more effective and to avoid the most common mistakes we usually make.

Exercise 1: Language immersion

Instruction: Recognize the indicated vocabulary in the video.

Word Translation
Optimizar Optimize
Reuniones Meetings
Invertir Invest
Acta Minutes
Cuadro de compromiso Commitment table
Tareas Tasks
Encargada Person in charge
Objetivos Objectives
Soy Eva Cantavella y me dedico a optimizar las reuniones en este país. (I’m Eva Cantavella and I specialize in optimizing meetings in this country.)
Normalmente no hacemos bien las reuniones: no las preparamos correctamente. (Usually we run meetings poorly: we don’t prepare them properly.)
A veces preparamos algo, pero dedicamos demasiado tiempo a lo que no es tan importante. (Sometimes we do some preparation, but we spend too much time on things that aren’t very important.)
En cambio, damos menos atención a cosas que sí tienen mucha importancia. (As a result, we pay less attention to things that actually matter a lot.)
El acta es un elemento indispensable para hacer el seguimiento después de la reunión. (The minutes are an essential element for following up after a meeting.)
Pero el acta no tiene que ser una transcripción larga, como en las juntas de vecinos. (But the minutes don’t have to be a long transcript, like in neighborhood association meetings.)
Es mejor usar un cuadro de compromiso, donde siempre aparezca qué, quién y cuándo. (It’s better to use a commitment table where what, who and when are always shown.)
En este cuadro se escriben todas las acciones y tareas que salen en la reunión, también los microcompromisos. (In this table you write down all the actions and tasks that come up in the meeting, including micro-commitments.)
Durante las reuniones a veces cometemos muchos errores que dañan el ambiente. (During meetings we sometimes make many mistakes that damage the atmosphere.)
Muchas veces hablamos por contagio y repetimos frases hechas que no van con nosotros. (Often we speak by contagion and repeat stock phrases that don’t reflect us.)

Comprehension questions:

  1. ¿Por qué, según Eva, muchas reuniones no funcionan bien?

    (Why, according to Eva, do many meetings not work well?)

  2. ¿Para qué sirve el acta después de una reunión?

    (What are the minutes used for after a meeting?)

  3. ¿Qué tres elementos debe incluir siempre el cuadro de compromiso?

    (What three elements should the commitment table always include?)

Exercise 2: Dialogue

Instruction: Read the dialogue and answer the questions.

Oficina y reuniones: preparar la reunión de las 11:00

Office and meetings: preparing the 11:00 meeting
1. Pedro: ¿Puedes reservar la sala de reuniones para las 11:00? (Can you reserve the meeting room for 11:00?)
2. Ana: Sí, ya está reservada. También he comprobado que la impresora funciona bien. (Yes, it's already reserved. I've also checked that the printer is working properly.)
3. Pedro: Genial. ¿Puedes imprimir las presentaciones? (Great. Can you print the presentations?)
4. Ana: Claro, pero necesito que me envíes el archivo. ¿Me puedes decir el nombre? (Sure, but I need you to send me the file. What's the file name?)
5. Pedro: Se llama "Presentación Proyecto X". Está en mi ordenador, te lo envío ahora mismo. (It's called "Project X Presentation." It's on my computer — I'll send it to you right away.)
6. Ana: Perfecto. Y dime, ¿estás de acuerdo con los puntos de la reunión? (Perfect. And tell me, are you okay with the meeting agenda?)
7. Pedro: No con todos. Creo que deberíamos hablarlo un poco más antes de presentarlo. (Not with all of it. I think we should discuss some points a bit more before presenting.)
8. Ana: Sí, tienes razón, conviene revisarlo bien. (Yes, you're right — it's best to review it carefully.)
9. Pedro: Además, he invitado al nuevo asistente para que pueda escuchar la reunión. (Also, I've invited the new assistant so they can listen to the meeting.)
10. Ana: Buena idea, así puede aprender y ver cómo tratamos con los clientes. (Good idea — that way they can learn and see how we handle clients.)
11. Pedro: ¿Y puedes hacer tú la presentación final? (And could you give the final presentation?)
12. Ana: Perfecto, entonces está todo claro. Voy a prepararme, nos vemos en la sala. (Perfect, then everything is clear. I'll get ready — see you in the meeting room.)

1. ¿A qué hora es la reunión que preparan Pedro y Ana?

(What time is the meeting that Pedro and Ana are preparing?)

2. ¿Qué hace Ana además de reservar la sala de reuniones?

(What does Ana do besides reserving the meeting room?)

Exercise 3: Open conversation questions

Instruction: Answer the questions and correct with your teacher.

  1. En tu trabajo ideal, ¿con quién sueles tener reuniones y de qué habláis normalmente?
    In your ideal job, who do you usually have meetings with, and what do you normally talk about?

    __________________________________________________________________________________________________________

  2. Si no estás de acuerdo con un punto de la reunión, ¿qué dirías de forma educada para expresar tu opinión?
    If you disagree with a point during a meeting, how would you politely express your opinion?

    __________________________________________________________________________________________________________

  3. Tienes una reunión importante a las 11:00 en la sala de reuniones. ¿Qué haces antes para prepararte?
    You have an important meeting at 11:00 in the conference room. What do you do beforehand to prepare?

    __________________________________________________________________________________________________________

  4. Han invitado a un nuevo compañero a una reunión con clientes. ¿Por qué crees que es una buena o mala idea? Explica brevemente.
    A new colleague has been invited to a meeting with clients. Why might this be a good or bad idea? Explain briefly.

    __________________________________________________________________________________________________________