Eva Cantavella, especialista en reuniones eficaces, nos da las claves para que nuestras reuniones sean más efectivas y para que no caigamos en los errores más comunes que solemos cometer.
Eva Cantavella, specialist in effectieve vergaderingen, geeft ons de sleutels zodat onze vergaderingen effectiever zijn en zodat we niet in de meest voorkomende fouten vallen die we meestal maken.

Oefening 1: Taalonderdompeling

Instructie: Herken de aangegeven woordenschat in de video.

Woord Vertaling
Optimizar Optimaliseren
Reuniones Vergaderingen
Invertir Investeren
Acta Notulen
Cuadro de compromiso Actieoverzicht
Tareas Taken
Encargada Verantwoordelijke
Objetivos Doelstellingen
Soy Eva Cantavella y me dedico a optimizar las reuniones en este país. (Ik ben Eva Cantavella en ik houd mij bezig met het optimaliseren van vergaderingen in dit land.)
Normalmente no hacemos bien las reuniones: no las preparamos correctamente. (Normaal gesproken verlopen vergaderingen bij ons niet goed: we bereiden ze niet goed voor.)
A veces preparamos algo, pero dedicamos demasiado tiempo a lo que no es tan importante. (Soms bereiden we wel iets voor, maar besteden we te veel tijd aan wat niet zo belangrijk is.)
En cambio, damos menos atención a cosas que sí tienen mucha importancia. (Tegelijkertijd geven we te weinig aandacht aan zaken die wél veel belangrijker zijn.)
El acta es un elemento indispensable para hacer el seguimiento después de la reunión. (Notulen zijn een onmisbaar middel om de opvolging na een vergadering te waarborgen.)
Pero el acta no tiene que ser una transcripción larga, como en las juntas de vecinos. (Maar notulen hoeven geen lange transcriptie te zijn, zoals bij bewonersvergaderingen.)
Es mejor usar un cuadro de compromiso, donde siempre aparezca qué, quién y cuándo. (Het is beter om een actieoverzicht te gebruiken, waarin altijd staat wat, wie en wanneer.)
En este cuadro se escriben todas las acciones y tareas que salen en la reunión, también los microcompromisos. (In dat overzicht worden alle acties en taken die tijdens de vergadering naar voren komen genoteerd, ook de microafspraken.)
Durante las reuniones a veces cometemos muchos errores que dañan el ambiente. (Tijdens vergaderingen maken we soms veel fouten die de sfeer aantasten.)
Muchas veces hablamos por contagio y repetimos frases hechas que no van con nosotros. (Heel vaak praten we uit gewoonte mee en herhalen we kant-en-klare zinnen die niet bij ons passen.)

Begripsvragen:

  1. ¿Por qué, según Eva, muchas reuniones no funcionan bien?

    (Waarom werken veel vergaderingen volgens Eva niet goed?)

  2. ¿Para qué sirve el acta después de una reunión?

    (Waarvoor dienen de notulen na een vergadering?)

  3. ¿Qué tres elementos debe incluir siempre el cuadro de compromiso?

    (Welke drie elementen moet een actieoverzicht altijd bevatten?)

Oefening 2: Dialoog

Instructie: Lees de dialoog en beantwoord de vragen.

Oficina y reuniones: preparar la reunión de las 11:00

Kantoor en vergaderingen: de vergadering van 11:00 voorbereiden
1. Pedro: ¿Puedes reservar la sala de reuniones para las 11:00? (Kun je de vergaderruimte voor 11:00 reserveren?)
2. Ana: Sí, ya está reservada. También he comprobado que la impresora funciona bien. (Ja, die staat al gereserveerd. Ik heb ook gecontroleerd of de printer goed werkt.)
3. Pedro: Genial. ¿Puedes imprimir las presentaciones? (Top. Kun je de presentaties uitprinten?)
4. Ana: Claro, pero necesito que me envíes el archivo. ¿Me puedes decir el nombre? (Natuurlijk, maar ik heb het bestand nodig. Wat is de naam?)
5. Pedro: Se llama "Presentación Proyecto X". Está en mi ordenador, te lo envío ahora mismo. (Het heet "Presentatie Project X". Het staat op mijn computer; ik stuur het je zo.)
6. Ana: Perfecto. Y dime, ¿estás de acuerdo con los puntos de la reunión? (Perfect. En zeg eens, ben je het eens met de agendapunten?)
7. Pedro: No con todos. Creo que deberíamos hablarlo un poco más antes de presentarlo. (Niet met alle punten. Ik denk dat we het nog even moeten bespreken voordat we het presenteren.)
8. Ana: Sí, tienes razón, conviene revisarlo bien. (Ja, je hebt gelijk—het is beter om het goed door te nemen.)
9. Pedro: Además, he invitado al nuevo asistente para que pueda escuchar la reunión. (Ik heb de nieuwe assistent ook uitgenodigd zodat hij bij de vergadering kan luisteren.)
10. Ana: Buena idea, así puede aprender y ver cómo tratamos con los clientes. (Goed idee, zo kan hij leren en zien hoe we met klanten omgaan.)
11. Pedro: ¿Y puedes hacer tú la presentación final? (En kun jij de slotpresentatie doen?)
12. Ana: Perfecto, entonces está todo claro. Voy a prepararme, nos vemos en la sala. (Prima, dan is alles duidelijk. Ik ga me voorbereiden; tot straks in de vergaderruimte.)

1. ¿A qué hora es la reunión que preparan Pedro y Ana?

(Hoe laat is de vergadering die Pedro en Ana voorbereiden?)

2. ¿Qué hace Ana además de reservar la sala de reuniones?

(Wat doet Ana behalve de vergaderruimte reserveren?)

Oefening 3: Openingsvragen voor gesprekken

Instructie: Beantwoord de vragen en corrigeer ze met je leraar.

  1. En tu trabajo ideal, ¿con quién sueles tener reuniones y de qué habláis normalmente?
    In je ideale baan: met wie heb je meestal vergaderingen en waarover praten jullie doorgaans?

    __________________________________________________________________________________________________________

  2. Si no estás de acuerdo con un punto de la reunión, ¿qué dirías de forma educada para expresar tu opinión?
    Als je het oneens bent met een punt tijdens de vergadering, wat zou je op een beleefde manier zeggen om je mening te geven?

    __________________________________________________________________________________________________________

  3. Tienes una reunión importante a las 11:00 en la sala de reuniones. ¿Qué haces antes para prepararte?
    Je hebt om 11:00 een belangrijke vergadering in de vergaderruimte. Wat doe je van tevoren om je voor te bereiden?

    __________________________________________________________________________________________________________

  4. Han invitado a un nuevo compañero a una reunión con clientes. ¿Por qué crees que es una buena o mala idea? Explica brevemente.
    Een nieuwe collega is uitgenodigd voor een vergadering met klanten. Waarom denk je dat dat een goed of slecht idee is? Leg kort uit.

    __________________________________________________________________________________________________________