A2.40 - Kantoor en vergaderingen
Een afspraak in de vergaderzaal
Een afspraak in de vergaderzaal

Een afspraak in de vergaderzaal

Una cita en la sala de reuniones

Eva Cantavella, especialista en reuniones eficaces, nos da las claves para que nuestras reuniones sean más efectivas y para que no caigamos en los errores más comunes que solemos cometer.
Eva Cantavella, specialist in effectieve vergaderingen, geeft ons de sleutels zodat onze vergaderingen effectiever zijn en zodat we niet in de meest voorkomende fouten vallen die we meestal maken.

Oefening 1: Taalonderdompeling

Instructie: Bekijk de video en beantwoord de bijbehorende vragen.

Woord Vertaling
Optimizar Optimaliseren
Las reuniones Vergaderingen
No deberíamos invertir tanto We zouden er niet zoveel tijd in moeten steken
El acta De notulen
Un cuadro de compromiso Een actieoverzicht
Las tareas De taken
La encargada De verantwoordelijke
Los objetivos De doelstellingen
Soy Eva Cantavella y me dedico a optimizar las reuniones en este país. (Ik ben Eva Cantavella en ik houd me bezig met het optimaliseren van vergaderingen in dit land.)
No hacemos bien las reuniones: no las preparamos correctamente y, si preparamos algo, le dedicamos mucho tiempo a lo que quizá no deberíamos invertir tanto. (We vergaderen niet goed: we bereiden vergaderingen niet goed voor en, als we iets voorbereiden, besteden we veel tijd aan dingen waar we misschien niet zoveel tijd in zouden moeten steken.)
Y a otras cosas que sí tienen mucha importancia, quizá les damos menos atención. (En aan andere dingen die wél heel belangrijk zijn, besteden we misschien minder aandacht.)
El acta es un elemento indispensable para el seguimiento de esa reunión y para lo que ocurre después. (De notulen zijn onmisbaar om die vergadering op te volgen en voor wat er daarna gebeurt.)
Hay que modernizar lo que sería el acta; no hace falta que las actas sean una transcripción, como en las juntas de vecinos. (We moeten de notulen moderniseren; het is niet nodig dat notulen een transcriptie zijn, zoals bij buurtvergaderingen.)
Propone adoptar un cuadro de compromiso en el que siempre aparezca un qué, un quién y un cuándo. (Ze stelt voor om een actieoverzicht te gebruiken waarin altijd een wat, een wie en een wanneer staan.)
Así se anotan todas las acciones y tareas que van surgiendo, también los microcompromisos. (Zo noteer je alle acties en taken die gaandeweg ontstaan, ook de micro-afspraken.)
Durante la reunión se cometen muchas pifias que perjudican el ambiente. (Tijdens de vergadering worden veel blunders gemaakt die de sfeer schaden.)
¿Por qué? Por contagio: hablamos por contagio, en macro y en micro. (Waarom? Door besmetting: we praten door besmetting, op macro- en microniveau.)
En macro usamos frases hechas: en las reuniones muchas veces utilizamos frases que no van con nosotros, pero como las hemos oído tantas veces, las reproducimos. (Op macroniveau gebruiken we clichés: in vergaderingen gebruiken we vaak zinnen die niet bij ons passen, maar omdat we ze zo vaak hebben gehoord, herhalen we ze.)

1. ¿A qué se dedica Eva Cantavella?

(Waar houdt Eva Cantavella zich mee bezig?)

2. ¿Por qué el acta es importante?

(Waarom zijn de notulen belangrijk?)

3. ¿Qué información debe aparecer en un cuadro de compromiso?

(Welke informatie moet in een actieoverzicht staan?)

4. ¿Qué problema se menciona sobre la forma de hablar en las reuniones?

(Welk probleem wordt genoemd over de manier van praten in vergaderingen?)

Oefening 2: Dialoog

Instructie: Lees de dialoog en beantwoord de vragen.

Pedro y Ana organizan una reunión en la oficina y hablan sobre un nuevo proyecto

Pedro en Ana organiseren een vergadering op kantoor en praten over een nieuw project
1. Pedro: ¿Puedes reservar la sala de reuniones para las 11:00? (Kun je de vergaderzaal reserveren voor 11:00?)
2. Ana: Sí, ya está reservada. También he comprobado que la impresora funciona bien. (Ja, die is al gereserveerd. Ik heb ook gecontroleerd dat de printer goed werkt.)
3. Pedro: Genial. ¿Podrías imprimir las presentaciones? (Geweldig. Zou je de presentaties kunnen afdrukken?)
4. Ana: Claro, pero necesito que me envíes el archivo. ¿Puedes decirme el nombre? (Natuurlijk, maar ik heb het nodig dat je me het bestand stuurt. Kun je me de naam zeggen?)
5. Pedro: Se llama "Presentación Proyecto X". Está en mi ordenador; te lo envío ahora mismo. (Het heet "Presentatie Project X". Het staat op mijn computer; ik stuur het je nu meteen.)
6. Ana: Perfecto. Y dime, ¿estás de acuerdo con los puntos de la reunión? (Perfect. En zeg eens, ben je het eens met de punten van de vergadering?)
7. Pedro: No con todos. Creo que deberíamos hablarlo un poco más antes de presentarlo. (Niet met allemaal. Ik denk dat we er nog wat meer over moeten praten voordat we het presenteren.)
8. Ana: Sí, tienes razón. Conviene revisarlo bien. (Ja, je hebt gelijk. Het is verstandig om het goed na te kijken.)
9. Pedro: Además, he invitado al nuevo asistente para que pueda escuchar la reunión. (Bovendien heb ik de nieuwe assistent uitgenodigd zodat hij de vergadering kan bijwonen.)
10. Ana: Buena idea, así podrá aprender y ver cómo tratamos con los clientes. (Goed idee, zo kan hij leren en zien hoe we met klanten omgaan.)
11. Pedro: ¿Podrías preparar la presentación final? (Zou je de definitieve presentatie kunnen voorbereiden?)
12. Ana: Perfecto, entonces está todo claro. Voy a prepararme. Nos vemos en la sala. (Perfect, dan is alles duidelijk. Ik ga me voorbereiden. Tot ziens in de zaal.)

1. ¿Qué necesita Ana para poder imprimir las presentaciones?

(Wat heeft Ana nodig om de presentaties te kunnen afdrukken?)

2. ¿Por qué Pedro no está de acuerdo con todos los puntos de la reunión?

(Waarom is Pedro het niet met alle punten van de vergadering eens?)