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B2.28 - Organizing major celebrations - Exercises

Organiser de grandes célébrations

Exercise 1: Match a word

Instruction: Match each word with its definition.

Exercise 2: Exam preparation (QR: Audio)

Instruction: Read the text, fill in the gaps with the missing words, and answer the questions below

Mise à jour des prestations pour une réception familiale

Fill in the gaps: confirme, facture, cahier des charges, réclamation, disponible, devis, prévoyons

Madame, Monsieur,

Suite à notre échange, je vous le maintien de la réception du 14 septembre, avec une arrivée des prestataires à 15 h. Merci d’indiquer sous 48 heures si votre équipe est bien pour la mise en placeselon le joint. Nous un format cocktail pour 80 personnes, avec une offre sans alcool renforcée et deux plats végétariens.

En revanche, une contrainte de dernière minute nous oblige à modifier la logistique : l’accès livraison par la cour sera fermé, il faudra passer par l’entrée principale. Pouvez-vous mettre à jour le et la en conséquence, et préciser le délai de coordination avec le traiteur ? En cas d’imprévu, merci de nous indiquer la procédure de .
Madam, Sir,

Following our conversation, I confirm that the reception on 14 September will go ahead, with service providers arriving at 3 p.m. Please let us know within 48 hours whether your team is indeed available for the setup (tables, decoration and signage) according to the attached specifications. We are planning a cocktail format for 80 people, with an enhanced non-alcoholic offer and two vegetarian dishes.

However, a last-minute constraint requires us to change the logistics: delivery access via the courtyard will be closed; it will be necessary to go through the main entrance. Could you update the estimate and the invoice accordingly, and specify the coordination lead time with the caterer? In the event of an unforeseen issue (delay, cancellation), please tell us the claims procedure.

Quelles informations précises le client demande-t-il au fournisseur, et quelles sont les deux modifications importantes mentionnées pour l’organisation de la réception ?

(What specific information is the client asking the supplier for, and what are the two important changes mentioned for organizing the reception?)

Exercise 3: Listening

Instruction: Listen to the audio and answer the questions.

	True	False
L'événement aura lieu ce week-end et regroupera environ soixante invités. (The event will take place this weekend and will include about sixty guests.)
Le principal problème évoqué concerne la décoration, qui n'est pas encore organisée. (The main problem mentioned concerns the decoration, which hasn’t been organized yet.)
La personne prévoit de contester et de différer le paiement si les modifications ne sont pas confirmées à temps. (The person plans to dispute it and delay payment if the changes are not confirmed in time.)

Exercise 4: Multiple Choice

Instruction: Choose the correct solution

1. Je vous ___ que nous validons le devis aujourd’hui, mais la décoration est un peu trop chargée.

2. Pour la réception, nous ___ un plan B au cas où le DJ serait trop en retard.

3. Madame, vous ___ que le traiteur est disponible à 18 h et que la logistique est assez bien calée ?

Exercise 5: Dialogue Cards

Instruction: Practice the conversation with your teacher or fellow students.

Traiteur : changement de menu

Camille (cliente): Show Bonjour Monsieur Laurent, c'est Camille Durand. Je vous appelle pour la réception de samedi prochain : on vient d'apprendre qu'il y a deux invités végétariens de plus, et j'aimerais ajuster la prestation de service.

M. Laurent (traiteur): Show Bonjour Madame Durand, très bien. Nous pouvons prévoir des plats végétariens sans problème, mais j'ai besoin de confirmer le nombre final de couverts et l'heure d'accès à la salle pour organiser la logistique.

Camille (cliente): Show Nous serons 68 au total, et la salle sera prête à partir de 15h. Je peux vous envoyer le cahier des charges mis à jour, et je voudrais aussi vérifier que vous êtes toujours disponibles pour le cocktail à 18h.

M. Laurent (traiteur): Show Oui, nous sommes disponibles. Je vous envoie un devis révisé dans l'heure ; si vous le validez aujourd'hui, nous coordonnerons l'installation avec votre décoratrice selon le planning.

Camille (cliente): Show Parfait, envoyez-le-moi par mail. Dès que c'est validé, je règle l'acompte et je vous confirme tout par écrit.

Open questions:

1. Qu'est-ce qui change dans la prestation de service et pourquoi Camille appelle-t-elle en urgence ?

2. Quels éléments M. Laurent souhaite-t-il confirmer avant d'envoyer le nouveau devis et la facture ?

3. Parlez d'une situation où vous avez dû vous coordonner avec un fournisseur pour un changement de dernière minute — que faites-vous habituellement ?

Exercise 6: Discussion questions (QR: AI+)

Instruction: Speaking: translate and respond (QR: AI+)

Useful expressions:

Pourriez-vous confirmer… / Pouvez-vous prévoir… ? / Je trouve cela un peu cher — peut-on ajuster le devis ?

Show/hide translations

Vous organisez une réception (mariage, baptême ou anniversaire) en France : quelles consignes essentielles donneriez-vous au traiteur et à l’équipe de décoration pour que tout soit prêt à l’heure ?
You are organizing a reception (wedding, christening, or birthday) in France: what essential instructions would you give the caterer and the decorating team so that everything is ready on time?

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La veille de l’événement, un fournisseur annule au dernier moment : comment réagissez-vous pour trouver une solution et informer les invités sans créer de panique ?
The day before the event, a supplier cancels at the last minute: how do you react to find a solution and inform the guests without creating panic?

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Exercise 7: Writing correspondence (QR: AI+)

Instruction: Write a reply to the following message appropriate to the situation

Show translation

Bonjour Madame Lefèvre,
Suite à notre appel, je vous envoie le devis mis à jour pour la prestation de service du 21 juin (réception au Domaine des Tilleuls, 90 adultes). Merci de vérifier :
cocktail 18h30 + dîner assis 20h00
option végétarienne : 6 menus (au lieu de 4)
mise en place : tables, nappage et service (hors décoration)
Pouvez-vous confirmer le planning et me dire si vous avez prévu un point de coordination avec la salle ? Après validation, je pourrai établir la facture d'acompte.
Cordialement,
Camille Duret
Le Jardin Gourmand

Hello Mrs. Lefèvre,
Following our call, I am sending you the updated quote for the service on June 21 (reception at Domaine des Tilleuls, 90 adults). Please check:
cocktail 6:30 p.m. + seated dinner 8:00 p.m.
vegetarian option: 6 menus (instead of 4)
setup: tables, table linens and service (excluding decoration)
Could you confirm the schedule and let me know if you have planned a coordination meeting with the venue? After validation, I will be able to issue the deposit invoice.
Kind regards,
Camille Duret
Le Jardin Gourmand

Useful phrases:

Je vous confirme que…, mais j’aimerais ajuster…

(I confirm that…, but I would like to adjust…)
À mon avis, le planning est assez clair ; en revanche, il manque…

(In my opinion, the schedule is quite clear; however, it is missing…)
Pourriez-vous me dire si vous êtes disponible pour… ?

(Could you tell me if you are available for…?)