B2.28 - Organizing major celebrations - Exercises
Get your bookExercise 1: Match a word
Instruction: Match each word with its definition.
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Exercise 2:
Exam preparation 
Instruction: Read the text, fill in the gaps with the missing words, and answer the questions below
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Mise à jour des prestations pour une réception familiale
Madame, Monsieur,
Suite à notre échange, je vous le maintien de la réception du 14 septembre, avec une arrivée des prestataires à 15 h. Merci d’indiquer sous 48 heures si votre équipe est bien pour la mise en place (tables, décoration et signalétique) selon le joint. Nous un format cocktail pour 80 personnes, avec une offre sans alcool renforcée et deux plats végétariens.
En revanche, une contrainte de dernière minute nous oblige à modifier la logistique : l’accès livraison par la cour sera fermé, il faudra passer par l’entrée principale. Pouvez-vous mettre à jour le et la en conséquence, et préciser le délai de coordination avec le traiteur ? En cas d’imprévu (retard, annulation), merci de nous indiquer la procédure de .Madam, Sir,
Following our conversation, I confirm that the reception on 14 September will go ahead, with service providers arriving at 3 p.m. Please let us know within 48 hours whether your team is indeed available for the setup (tables, decoration and signage) according to the attached specifications. We are planning a cocktail format for 80 people, with an enhanced non-alcoholic offer and two vegetarian dishes.
However, a last-minute constraint requires us to change the logistics: delivery access via the courtyard will be closed; it will be necessary to go through the main entrance. Could you update the estimate and the invoice accordingly, and specify the coordination lead time with the caterer? In the event of an unforeseen issue (delay, cancellation), please tell us the claims procedure.
-
Quelles informations précises le client demande-t-il au fournisseur, et quelles sont les deux modifications importantes mentionnées pour l’organisation de la réception ?
(What specific information is the client asking the supplier for, and what are the two important changes mentioned for organizing the reception?)
Exercise 3:
Listening
Instruction: Listen to the audio and answer the questions.
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| True | False | |
|---|---|---|
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(The event will take place this weekend and will include about sixty guests.) |
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(The main problem mentioned concerns the decoration, which hasn’t been organized yet.) |
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(The person plans to dispute it and delay payment if the changes are not confirmed in time.) |
Exercise 4: Verb conjugations
Instruction: Choose the correct solution
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1. Je vous ___ que nous validons le devis aujourd’hui, mais la décoration est un peu trop chargée.
(I ___ that we are approving the quote today, but the decoration is a bit too busy.)2. Pour la réception, nous ___ un plan B au cas où le DJ serait trop en retard.
(For the reception, we ___ a plan B in case the DJ is too late.)3. Madame, vous ___ que le traiteur est disponible à 18 h et que la logistique est assez bien calée ?
(Ma’am, do you ___ that the caterer is available at 6 p.m. and that the logistics are fairly well set?)
Exercise 5:
Dialogue comprehension
Instruction: Practice the conversation with your teacher or fellow students.
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Traiteur : changement de menu
Camille (cliente): Show Bonjour Monsieur Laurent, c'est Camille Durand. Je vous appelle pour la réception de samedi prochain : on vient d'apprendre qu'il y a deux invités végétariens de plus, et j'aimerais ajuster la prestation de service.
(Hello Mr. Laurent, this is Camille Durand. I'm calling about next Saturday's reception: we just found out there are two additional vegetarian guests, and I'd like to adjust the service.)
M. Laurent (traiteur): Show Bonjour Madame Durand, très bien. Nous pouvons prévoir des plats végétariens sans problème, mais j'ai besoin de confirmer le nombre final de couverts et l'heure d'accès à la salle pour organiser la logistique.
(Hello Ms. Durand, very well. We can plan vegetarian dishes without any problem, but I need to confirm the final number of place settings and the time we can access the room to organize the logistics.)
Camille (cliente): Show Nous serons 68 au total, et la salle sera prête à partir de 15h. Je peux vous envoyer le cahier des charges mis à jour, et je voudrais aussi vérifier que vous êtes toujours disponibles pour le cocktail à 18h.
(There will be 68 of us in total, and the room will be ready from 3 p.m. I can send you the updated specifications, and I'd also like to check that you're still available for the cocktail at 6 p.m.)
M. Laurent (traiteur): Show Oui, nous sommes disponibles. Je vous envoie un devis révisé dans l'heure ; si vous le validez aujourd'hui, nous coordonnerons l'installation avec votre décoratrice selon le planning.
(Yes, we are available. I'll send you a revised quote within the hour; if you approve it today, we will coordinate the setup with your decorator according to the schedule.)
Camille (cliente): Show Parfait, envoyez-le-moi par mail. Dès que c'est validé, je règle l'acompte et je vous confirme tout par écrit.
(Perfect, send it to me by email. As soon as it's approved, I'll pay the deposit and confirm everything to you in writing.)
Open questions:
1. Qu'est-ce qui change dans la prestation de service et pourquoi Camille appelle-t-elle en urgence ?
What is changing in the service and why is Camille calling urgently?
Exercise 6: Discussion questions
Instruction: Speaking: translate and respond
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Useful expressions:
Pourriez-vous confirmer… / Pouvez-vous prévoir… ? / Je trouve cela un peu cher — peut-on ajuster le devis ?
-
Vous organisez une réception (mariage, baptême ou anniversaire) en France : quelles consignes essentielles donneriez-vous au traiteur et à l’équipe de décoration pour que tout soit prêt à l’heure ?
You are organizing a reception (wedding, christening, or birthday) in France: what essential instructions would you give the caterer and the decorating team so that everything is ready on time?
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La veille de l’événement, un fournisseur annule au dernier moment : comment réagissez-vous pour trouver une solution et informer les invités sans créer de panique ?
The day before the event, a supplier cancels at the last minute: how do you react to find a solution and inform the guests without creating panic?
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Exercise 7: Writing correspondence
Instruction: Write a reply to the following message appropriate to the situation
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Bonjour Madame Lefèvre,
Suite à notre appel, je vous envoie le devis mis à jour pour la prestation de service du 21 juin (réception au Domaine des Tilleuls, 90 adultes). Merci de vérifier :
- cocktail 18h30 + dîner assis 20h00
- option végétarienne : 6 menus (au lieu de 4)
- mise en place : tables, nappage et service (hors décoration)
Pouvez-vous confirmer le planning et me dire si vous avez prévu un point de coordination avec la salle ? Après validation, je pourrai établir la facture d'acompte.
Cordialement,
Camille Duret
Le Jardin Gourmand
Hello Mrs. Lefèvre,
Following our call, I am sending you the updated quote for the service on June 21 (reception at Domaine des Tilleuls, 90 adults). Please check:
- cocktail 6:30 p.m. + seated dinner 8:00 p.m.
- vegetarian option: 6 menus (instead of 4)
- setup: tables, table linens and service (excluding decoration)
Could you confirm the schedule and let me know if you have planned a coordination meeting with the venue? After validation, I will be able to issue the deposit invoice.
Kind regards,
Camille Duret
Le Jardin Gourmand
Useful phrases:
-
Je vous confirme que…, mais j’aimerais ajuster…
(I confirm that…, but I would like to adjust…)
-
À mon avis, le planning est assez clair ; en revanche, il manque…
(In my opinion, the schedule is quite clear; however, it is missing…)
-
Pourriez-vous me dire si vous êtes disponible pour… ?
(Could you tell me if you are available for…?)
Merci pour le devis mis à jour. Je vous confirme le cocktail à 18h30 et le dîner à 20h00, ainsi que les 6 menus végétariens.
J’aurais toutefois deux modifications : nous serons finalement 88 adultes (et 2 enfants), et pourriez-vous prévoir une option sans alcool pour le cocktail (environ 10 personnes) ? Par ailleurs, le temps d’installation me semble un peu court : serait-il possible de commencer la mise en place à 15h30 au lieu de 16h00, si votre équipe est disponible ?
Concernant la coordination, j’ai un rendez-vous avec la responsable du domaine jeudi à 11h. Si vous le souhaitez, je peux vous mettre en copie ou organiser un bref appel à trois pour finaliser les détails.
Vous pouvez établir la facture d’acompte dès que ces modifications sont intégrées.
Cordialement,
Élise Lefèvre
Hello Ms. Duret,
Thank you for the updated quote. I confirm the cocktail at 6:30 p.m. and the dinner at 8:00 p.m., as well as the 6 vegetarian menus.
However, I would have two changes: we will ultimately be 88 adults (and 2 children), and could you provide a non-alcoholic option for the cocktail (about 10 people)? Also, the setup time seems a bit short to me: would it be possible to start setting up at 3:30 p.m. instead of 4:00 p.m., if your team is available?
Regarding coordination, I have an appointment with the estate manager on Thursday at 11 a.m. If you wish, I can copy you in or arrange a brief three-way call to finalize the details.
You can issue the deposit invoice as soon as these changes are included.
Kind regards,
Élise Lefèvre
Learn French B2 upper intermediate. A complete course with audio and app
ISBN 979-13-88475-19-1
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