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A2.42 - Organisation and delegation
A2.42 - Organisation and delegation
A2.42 - Organisation and delegation

A2.42 - Organisation and delegation - Exercises

Organisation et délégation

Exercise 1: Match a word

Instruction: Match the items that have a related meaning.

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la priorité — ce qui est urgent (priority — what is urgent)
la répartition des tâches — qui fait quoi (task allocation — who does what)
le planning — le calendrier du projet (the schedule — the project calendar)
Il a dit que la mission était prioritaire — Selon lui, c'était urgent (He said that the assignment was a priority — According to him, it was urgent)

Exercise 2: Exam preparation (Audio)

Instruction: Read the text, fill in the gaps with the missing words, and answer the questions below

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Note interne - Organisation de l'équipe projet

Fill in the gaps: responsabilité, autorité, outil collaboratif, où, mission, planning, délègue

(Internal memo – Project team organization)

Note interneCette semaine, le est mis à jour. La “présentation client” est prioritaire. La cheffe de projet la préparation des slides à deux collègues et garde l’ pour la validation finale. Chacun reçoit une claire et une date limite. Pour gagner du temps, l’équipe utilise un et suit une méthode simple.

Après la réunion, elle a dit que la mission était prioritaire et elle a demandé si le planning changeait pour vendredi. Elle a aussi demandé la présentation commençait dans le document. Une évaluation rapide est prévue lundi pour vérifier la répartition des tâches et l’autonomie de chacun.
Internal memo (project team)

This week, the schedule is updated. The “client presentation” assignment is a priority. The project manager delegates the preparation of the slides to two colleagues and keeps the authority for the final approval. Each person receives a clear responsibility and a deadline. To save time, the team uses a collaborative tool and follows a simple method (template + checklist).

After the meeting, she said that the assignment was a priority and she asked whether the schedule was changing for Friday. She also asked where the presentation started in the document. A quick review is planned on Monday to check the distribution of tasks and everyone’s autonomy.

  1. Comment la cheffe de projet répartit-elle les tâches et comment prévoit-elle de vérifier l’avancement ?

    (How does the project manager distribute the tasks and how does she plan to check progress?)

Exercise 3: Listening

Instruction: Listen to the audio and answer the questions.

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Ce matin, je regarde le planning de l'équipe pour la semaine. Nous avons une mission importante et la priorité est de finir le dossier client avant jeudi. Je délègue la mise à jour des chiffres à Karim, c'est sa responsabilité. Moi, je fais l'évaluation du contenu. Pour la gestion du temps, on suit la même méthode et on note tout dans nos outils collaboratifs. Si vous avez besoin d'autonomie pour une tâche, dites-le, mais respectez mon autorité pour les décisions finales.
(This morning, I look at the team schedule for the week. We have an important assignment and the priority is to finish the client file before Thursday. I delegate the update of the figures to Karim; it is his responsibility. I do the content evaluation. For time management, we follow the same method and we record everything in our collaborative tools. If you need autonomy for a task, say so, but respect my authority for the final decisions.)
True False

(The main objective is to finish the client file before Thursday.)

(Karim must check and correct the text of the file.)

(The person asks the team to use shared tools to organize the work.)

Exercise 4: Multiple Choice

Instruction: Choose the correct solution

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1. Hier, le responsable ___ ___ la mission à Paul pour respecter le planning.

(Yesterday, the manager ___ ___ the task to Paul to stick to the schedule.)

2. En réunion, nous ___ avec l’équipe pour une meilleure répartition des tâches.

(In a meeting, we ___ with the team for a better distribution of tasks.)

3. Le chef a dit que la priorité ___ la gestion du temps.

(The manager said that the priority ___ time management.)

Exercise 5: Dialogue Cards

Instruction: Practice the conversation with your teacher or fellow students.

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1

Briefing du matin au bureau

Exercise 6: Discussion questions (AI+)

Instruction: Speaking: translate and respond (AI+)

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Useful expressions:

Il m'a dit que je devais… / Il m'a demandé de… / J'avais la responsabilité de…

  1. Dans votre travail, comment organisez-vous votre planning et vos priorités quand il y a beaucoup de tâches ?
    In your job, how do you organize your schedule and priorities when there are lots of tasks?

    __________________________________________________________________________________________________________

  2. Parlez d'une fois où votre manager vous a confié une mission — que vous a-t-il dit et quelle responsabilité aviez-vous ?
    Talk about a time when your manager assigned you a task — what did they tell you and what responsibility did you have?

    __________________________________________________________________________________________________________

Exercise 7: Writing correspondence (AI+)

Instruction: Write a reply to the following message appropriate to the situation

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Show translation

Objet : Planning pour la visite de jeudi

Bonjour,

Jeudi, le client arrive à 10h, donc on change le planning. Peux-tu prendre la responsabilité de préparer la salle (chaises, écran) avant 9h30 ? C'est la priorité.

Ensuite, merci de déléguer à Samir l'impression des documents et de lui dire de me prévenir si un problème bloque la préparation.

Tu peux me confirmer avant 17h ?

Claire

Subject: Schedule for Thursday’s visit

Hello,

On Thursday, the client arrives at 10 a.m., so we’re changing the schedule. Can you take responsibility for preparing the room (chairs, screen) before 9:30? That’s the priority.

Then, please delegate to Samir the printing of the documents and tell him to let me know if a problem blocks the preparation.

Can you confirm for me before 5 p.m.?

Claire

Useful phrases:

  1. Je te confirme que je peux préparer la salle et...

    (I confirm that I can prepare the room and...)

  2. Tu m'as demandé de déléguer à Samir pour...

    (You asked me to delegate to Samir to...)

  3. Est-ce que Samir doit aussi préparer… ?

    (Does Samir also have to prepare…?)

Bonjour Claire,

Je te confirme que je peux préparer la salle jeudi avant 9h30 (chaises et écran). Je vais contacter Samir pour l'impression des documents et lui demander de te prévenir s'il y a un problème.

Petite question : est-ce que Samir doit aussi préparer les badges visiteurs, ou tu t'en occupes ?

Merci,
[Prénom]
Hello Claire,

I confirm that I can prepare the room on Thursday before 9:30 (chairs and screen). I will contact Samir about printing the documents and ask him to let you know if there is a problem.

Quick question: does Samir also need to prepare the visitor badges, or will you take care of that?

Thank you,
[First name]