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B2.28 - Organizing major celebrations - Exercises

Organizar grandes celebraciones

Exercise 1: Match a word

Instruction: Match each word with its definition.

Exercise 2: Exam preparation (QR: Audio)

Instruction: Read the text, fill in the gaps with the missing words, and answer the questions below

Actualización de reserva para una ceremonia familiar

Fill in the gaps: cáterin, brindis, conmemorar, parroquia, tarta, proveedor

Muy señor mío: Tras el aniversario de mis padres, confirmamos la reserva del salón y el para una ceremonia familiar (acto informal, con ). Agradeceríamos que el mantuviera el presupuesto acordado e incluyera una opción sin alcohol y otra sin gluten. También pedimos confirmar el horario de montaje y el responsable de sala asignado.

No obstante, ha surgido un cambio de última hora: la familia ha decidido trasladar el acto religioso a otra y adelantar el inicio 30 minutos. Como ya habíamos encargado la , necesitamos saber si pueden ajustar la entrega y la música de entrada. En caso de no ser posible, indíquenos las condiciones de cancelación parcial y el plazo para comunicarlo.
Dear Sir/Madam: After commemorating my parents’ anniversary, we confirm the reservation of the hall and the catering for a family ceremony (informal event, with a toast). We would appreciate it if the supplier maintained the agreed budget and included an alcohol-free option and a gluten-free one. We also ask you to confirm the setup schedule and the assigned room manager.

However, a last-minute change has arisen: the family has decided to move the religious service to another parish and bring the start time forward by 30 minutes. As we had already ordered the cake, we need to know whether you can adjust the delivery and the entrance music. If this is not possible, please indicate the conditions for partial cancellation and the deadline for notifying it.

¿Qué instrucciones y solicitudes concretas hace la persona que escribe y qué problema de organización necesita resolver con urgencia?

(What specific instructions and requests does the person writing make, and what organizational problem do they need to resolve urgently?)

Exercise 3: Listening

Instruction: Listen to the audio and answer the questions.

Mi hermana y yo estamos organizando las bodas de plata de nuestros padres. Íbamos a conmemorar la fecha con un cóctel en un hotel y luego decir unas palabras antes de brindar. Esta mañana el hotel nos ha llamado: por una avería en la cocina no pueden servir la cena, solo bebidas. Les he pedido que mantengan la sala y que nos recomienden un servicio de catering externo, pero si no confirman hoy, moveremos el acto informal a casa y encargaremos algo sencillo. La tarta nupcial ya está pagada y la recogemos mañana.

	True	False
El plan original era celebrar el aniversario en un hotel con un cóctel y un brindis. (The original plan was to celebrate the anniversary at a hotel with a cocktail and a toast.)
El hotel canceló toda la reserva, incluida la sala, porque no podían ofrecer ni bebidas. (The hotel canceled the entire reservation, including the room, because they couldn't offer even drinks.)
Si no reciben confirmación hoy, harán la celebración en casa y ajustarán la comida a algo más simple. (If they don't receive confirmation today, they will hold the celebration at home and adjust the food to something simpler.)

Exercise 4: Multiple Choice

Instruction: Choose the correct solution

1. Cuando llegamos al restaurante, el encargado nos dijo que ya ___ ___ el aniversario con un brindis improvisado.

2. A última hora, la fotógrafa canceló y nosotros ya ___ ___ por la reserva sin saberlo.

3. Muy señor mío, le escribimos para confirmar que ya ___ ___ la fecha en la invitación, tal como nos pidió.

Exercise 5: Dialogue Cards

Instruction: Practice the conversation with your teacher or fellow students.

Cambio de menú para bautizo

Claudia (organiza el bautizo): Show Hola, Rubén, soy Claudia Martín, la de la reserva para el bautizo del sábado; tengo un cambio de última hora y quería pedirte un favor.

Rubén (encargado del restaurante): Show Dime, Claudia, ¿qué ha pasado? Ahora mismo estamos cerrando el pedido con cocina.

Claudia (organiza el bautizo): Show Uno de los abuelos es alérgico al marisco, así que en el cóctel necesito que quitéis las cucharitas de gambas y cualquier aperitivo con trazas; si podéis, sustituirlo por algo de carne o una opción vegetariana sin que aumente mucho el precio.

Rubén (encargado del restaurante): Show Perfecto, lo apunto ahora y lo hablo con el chef; te propongo mini brochetas de pollo y una opción vegana, la diferencia sería mínima.

Claudia (organiza el bautizo): Show Genial, ¿me lo confirmas por WhatsApp y me indicas también si en el acto informal del jardín podéis colocar un cartel con los alérgenos? Así me quedo tranquila.

Open questions:

1. ¿Qué cambio concreto pide Claudia para el cóctel y cuál es el motivo?

2. Identifica dos formas de hacer peticiones educadas en el diálogo y di cómo las reformularías para sonar más directo sin ser descortés.

3. Imagina que tú también organizas una celebración en España: ¿qué instrucciones darías al restaurante y qué pedirías que te confirmaran por escrito?

Exercise 6: Discussion questions (QR: AI+)

Instruction: Speaking: translate and respond (QR: AI+)

Useful expressions:

Quería pedirle que... si fuera posible. / ¿Podría confirmarme por escrito qué incluye el servicio y en qué condiciones? / Nos vendría bien ajustar el servicio a... sin que se dispare el presupuesto.

Show/hide translations

Estás organizando un bautizo o un aniversario familiar y llamas a un restaurante para reservar un espacio. ¿Qué instrucciones y peticiones concretas harías al proveedor para que todo salga como lo habéis planeado?
You are organizing a christening or a family anniversary and you call a restaurant to reserve a space. What specific instructions and requests would you make to the provider so that everything turns out as you have planned?

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A última hora el proveedor cancela parte del servicio para la ceremonia y la celebración posterior. ¿Qué solución propondrías y cómo lo negociarías con él para mantener el evento sin perder calidad?
At the last minute the provider cancels part of the service for the ceremony and the celebration afterward. What solution would you propose and how would you negotiate it with them to keep the event going without losing quality?

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Exercise 7: Writing correspondence (QR: AI+)

Instruction: Write a reply to the following message appropriate to the situation

Show translation

Asunto: Cóctel sábado - cambio de personal y alergias
Buenos días, Marta:
Soy Laura Peña, de Catering La Encina. Te escribo porque el camarero asignado para la barra se ha puesto enfermo y, si no encontramos sustituto, el servicio de cóctel empezaría 20 minutos más tarde. Además, el proveedor de la tarta nupcial nos acaba de avisar de que no puede garantizar la decoración con flores naturales.
¿Podrías confirmarme cuántos invitados son finalmente y si mantenemos el brindis a las 19:30? También necesito la lista de alergias actualizada.
Un saludo,
Laura Peña

Subject: Saturday cocktail - staffing change and allergies
Good morning, Marta:
I'm Laura Peña, from Catering La Encina. I'm writing because the waiter assigned to the bar has fallen ill and, if we don't find a replacement, the cocktail service would start 20 minutes later. Also, the supplier of the wedding cake has just informed us that they cannot guarantee the decoration with natural flowers.
Could you confirm how many guests there are finally and whether we are keeping the toast at 19:30? I also need the updated list of allergies.
Kind regards,
Laura Peña

Useful phrases:

Muy señora mía, le confirmo que…

(Madam, I confirm that…)
Respecto a la tarta nupcial, ¿sería posible…?

(Regarding the wedding cake, would it be possible…?)
Para evitar retrasos, propongo que… ¿Le encaja?

(To avoid delays, I propose that… Does that work for you?)