Exercise 1: Match a word

Instruction: Match each word with its definition.

El arancel: Impuesto aplicado a las mercancías importadas, especialmente en aduanas. (El arancel: Impuesto aplicado a las mercancías importadas, especialmente en aduanas.)
La factura proforma: Documento preliminar que describe la operación y es realmente útil para negociar precio y condiciones. (La factura proforma: Documento preliminar que describe la operación y es realmente útil para negociar precio y condiciones.)
La certificación de origen: Documento que indica precisamente el país de procedencia de la mercancía. (La certificación de origen: Documento que indica precisamente el país de procedencia de la mercancía.)
El despacho de aduana: Trámite por el cual la aduana autoriza totalmente la entrada o salida de mercancías. (El despacho de aduana: Trámite por el cual la aduana autoriza totalmente la entrada o salida de mercancías.)
Pagar al contado: Abonar la compra en un solo pago, sin financiación ni plazos. (Pagar al contado: Abonar la compra en un solo pago, sin financiación ni plazos.)

Exercise 2: Listening

Instruction: Listen to the audio fragment and indicate whether the following statements are true or false.

Mañana cierro una operación de comercio exterior con un proveedor de Turquía y quiero dejarlo todo asegurado. Ya me han enviado la factura proforma y la certificación de origen, pero el representante de la naviera me advierte de que, con la normativa europea vigente, el despacho de aduana puede retrasarse si no declaramos la mercancía internacional con exactitud. Además, el arancel final dependerá del régimen aduanero. Estoy negociando que nos reduzcan la tarifa de transporte y que acepten pagar al contado solo una parte, y el resto a 30 días, porque aquí el consumo está flojo y no quiero inmovilizar caja.
(Tomorrow I will close an international trade deal with a supplier from Turkey and I want to have everything secured. They have already sent me the proforma invoice and the certificate of origin, but the shipping agent warns that, under current European regulations, customs clearance may be delayed if we do not declare the goods accurately. Also, the final duty will depend on the customs regime. I am negotiating a reduction in the transport fee and that they agree to pay part in cash and the rest in 30 days, because consumption is weak here and I don’t want to tie up cash.)
True False

(The speaker has the proforma invoice and the certificate of origin, but fears delays at customs if the declaration is not precise.)

(According to the speaker, the duty may vary depending on the chosen customs regime.)

(The speaker proposes to pay the full amount in cash to obtain a discount on the transport fee.)

Exercise 3: Writing correspondence

Instruction: Write a reply to the following message appropriate to the situation

Show translation

Asunto: Pedido #4587 – Retención en aduana y factura proforma

Hola, Marta:

Soy Laura Gómez (Export Manager, Iberpack). El envío del pedido #4587 está retenido en Barajas: el agente de despacho de aduana nos solicita una certificación de origen y la factura proforma firmada. Sin esos documentos no podemos declararlo y la entrega se retrasa 5–7 días.

Además, el transitario nos ha pasado una tarifa de transporte más alta por almacenaje. ¿Confirmas si mantenemos el pago a 30 días o preferís pagar al contado para priorizar la salida?

Gracias,
Laura

Subject: Order #4587 – Held at customs and proforma invoice

Hi, Marta:

I'm Laura Gómez (Export Manager, Iberpack). The shipment for order #4587 is being held at Barajas: the customs clearance agent is requesting a certificate of origin and the signed proforma invoice. Without those documents we cannot clear the shipment and delivery will be delayed 5–7 days.

Also, the forwarder has passed on a higher transport charge for storage. Could you confirm whether we keep payment on 30 days or if you prefer to pay cash on delivery to prioritize dispatch?

Thanks,
Laura

Useful phrases:

  1. Para evitar más costes, ¿podríais enviarnos, especialmente, ...?

    (To avoid further costs, could you send us, specifically, ...?)

  2. Quisiera confirmar si mantenemos las condiciones de pago acordadas o si preferís ...

    (I'd like to confirm whether we keep the agreed payment terms or if you prefer ...)

  3. Si os parece, podemos adelantar el pago; de lo contrario, proponemos ...

    (If you prefer, we can advance the payment; otherwise, we propose ...)

Hola, Laura:

Gracias por avisar. Adjunto la factura proforma firmada y la certificación de origen en el formato estándar. Si necesitáis otro formato por la normativa europea, indicádmelo y lo remitimos hoy mismo.

Respecto a la tarifa por almacenaje, ¿podéis enviarnos el detalle del importe y el periodo de facturación? Nuestra propuesta es asumir gastos de almacenaje solo a partir de las 48 horas de retención; mientras tanto, intentaremos agilizar la documentación para evitar más costes.

Sobre el pago, preferimos mantener el plazo de 30 días. No obstante, si pagar al contado garantiza la salida inmediata y un descuento proporcional, valoro esa opción: confirmad por escrito la nueva fecha de entrega y el posible descuento para que lo aprobemos internamente.

Quedo atenta a los documentos y al desglose.

Un saludo,
Marta Sánchez
Hi Laura:

Thanks for letting us know. Attached are the signed proforma invoice and the certificate of origin in the standard format. If you need a different format due to EU regulations, let me know and we will send it today.

Regarding the storage charge, can you send us the breakdown of the amount and the billing period? Our proposal is to assume storage costs only after 48 hours of detention; meanwhile, we will try to expedite the documentation to avoid further charges.

Concerning payment, we prefer to keep the 30-day term. However, if paying cash on delivery guarantees immediate dispatch and a proportional discount, we are open to that option: please confirm the new delivery date and any discount in writing so we can approve it internally.

I look forward to the documents and the breakdown.

Kind regards,
Marta Sánchez