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A2.42 - Organisation and delegation
A2.42 - Organisation and delegation
A2.42 - Organisation and delegation

A2.42 - Organisation and delegation - Exercises

Organisation und Delegation

Exercise 1: Match a word

Instruction: Match the items that have a related meaning.

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zuständig sein für — die Verantwortung haben für (to be responsible for — to have responsibility for)
(etwas) erledigen — mit einer Aufgabe fertig sein (to complete (something) — to be finished with a task)
die Mitteilung — die Information (the message — the information)
organisieren — planen und ordnen (to organize — to plan and arrange)

Exercise 2: Exam preparation (QR: Audio)

Instruction: Read the text, fill in the gaps with the missing words, and answer the questions below

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Mitteilung im Intranet: Aufgaben im Team

Fill in the gaps: erklärt, zuständige, Leiter, System, geändert, erledigt, dringenden

(Intranet notice: tasks in the team)

Intranet-Mitteilung: In der Abteilung Vertrieb gibt es ab sofort ein neues für Urlaubsvertretung. Der schreibt: Bei Aufgaben zuerst im Team-Board nachsehen und dann an die Person weiterleiten. Bitte kurze Notizen machen, was schon ist.

Gestern hat der Leiter außerdem gesagt, dass er das System organisiert hat. Er hat , dass er die Regeln hat, damit nichts doppelt gemacht wird. Wenn etwas unklar ist, bitte kurz per E-Mail nachfragen.
Intranet notice: In the Sales department, there is now a new system for vacation cover. The manager writes: For urgent tasks, first check the team board and then forward it to the responsible person. Please make brief notes on what has already been completed.

Yesterday the manager also said that he has organized the system. He explained that he has changed the rules so that nothing is done twice. If anything is unclear, please ask briefly by email.

  1. Warum hat der Leiter die Regeln geändert und was sollen die Mitarbeiter bei dringenden Aufgaben tun?

    (Why did the manager change the rules and what should the employees do in urgent tasks?)

Exercise 3: Listening

Instruction: Listen to the audio and answer the questions.

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Heute im Büro muss ich unsere Abteilung besser organisieren. Der Leiter hat mir eine Mitteilung geschickt: Das System für Urlaubsanträge wurde geändert. Ich erkläre es gleich kurz im Team. Jana ist zuständig für die Liste, und Tom soll die alten Anträge erledigen. Für mich ist es dringend, dass wir bis 15 Uhr alles im System haben, sonst gibt es Probleme.
(Today at the office I need to organize our department better. The manager sent me a message: The system for vacation requests has been changed. I’ll explain it briefly to the team right away. Jana is responsible for the list, and Tom is supposed to take care of the old requests. For me it’s urgent that we have everything in the system by 3 p.m., otherwise there will be problems.)
True False

(The boss informs the speaker that something has changed in the vacation system.)

(The speaker will explain the new arrangement to the team next week.)

(By 3 p.m. all requests must be in the system, because otherwise there could be difficulties.)

Exercise 4: Multiple Choice

Instruction: Choose the correct solution

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1. Der Leiter sagt: „___ bitte mit der Abteilung!“

(The manager says: “___ please with the department!”)

2. Die Chefin sagt: „___ bitte mit dem neuen Kollegen.“

(The boss says: “___ please with the new colleague.”)

3. Er hat gesagt, dass er das System ___ / ___.

(He said that he ___ / ___.)

Exercise 5: Dialogue Cards

Instruction: Practice the conversation with your teacher or fellow students.

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1

Dringende Aufgabe im Büro

Exercise 6: Discussion questions (QR: AI+)

Instruction: Speaking: translate and respond (QR: AI+)

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Useful expressions:

Ich arbeite in der Abteilung … und bin zuständig für … / Mein Chef hat gesagt, dass ich … erledigen soll. / Er hat mir mitgeteilt, dass wir das System ändern müssen.

  1. In welcher Abteilung arbeiten Sie und wofür sind Sie dort zuständig?
    Which department do you work in and what are you responsible for there?

    __________________________________________________________________________________________________________

  2. Erzählen Sie kurz: Was hat Ihr Chef heute gesagt, das Sie dringend erledigen sollen?
    Tell us briefly: What did your boss say today that you urgently need to take care of?

    __________________________________________________________________________________________________________

Exercise 7: Writing correspondence (QR: AI+)

Instruction: Write a reply to the following message appropriate to the situation

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Show translation

Betreff: Dringend: Kundenbesuch morgen

Hallo Alex,
ich bin heute den ganzen Tag in Terminen. Kannst du bitte für morgen etwas organisieren?

  • Bitte den Raum B2 im System buchen und die Mitteilung an das Team schicken.
  • Außerdem: Kannst du die Präsentation (Folie 3) noch kurz ändern? Es geht um die neue Abteilung Support.

Ich bin dafür zuständig, aber ich schaffe es heute nicht. Es ist dringend.
Danke!
Sabine Krüger (Teamleitung)

Subject: Urgent: Customer visit tomorrow

Hello Alex,
I’m in meetings all day today. Could you please organize something for tomorrow?

  • Please book room B2 in the system and send the message to the team.
  • Also: Could you quickly change the presentation (slide 3)? It’s about the new Support department.

I’m responsible for it, but I can’t manage it today. It’s urgent.
Thanks!
Sabine Krüger (Team Leader)

Useful phrases:

  1. Ich kann das gern übernehmen und erledige es bis ...

    (I’d be happy to take that on and will get it done by ...)

  2. Können Sie mir bitte kurz erklären, ob ...?

    (Could you please briefly explain to me whether ...?)

  3. Sie haben gesagt, dass es dringend ist, deshalb ...

    (You said it’s urgent, therefore ...)

Hallo Frau Krüger,

ja, ich kann das übernehmen. Ich buche den Raum B2 gleich im System und schicke danach die Mitteilung an das Team. Die Folie 3 ändere ich heute bis 16:00 Uhr.

Können Sie mir bitte kurz erklären, ob auf die Folie nur der Name und der Leiter der Abteilung Support sollen oder auch kurze Aufgabenbeschreibungen?

Viele Grüße
Alex
Hello Ms. Krüger,

yes, I can take that on. I’ll book room B2 in the system right away and then send the message to the team. I will change slide 3 today by 16:00.

Could you please briefly explain whether slide 3 should include only the name and the head of the Support department, or also short task descriptions?

Kind regards
Alex