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A2.42 - Organisation and delegation - Exercises

Organisation und Delegation

Exercise 1: Match a word

Instruction: Match the items that have a related meaning.

Exercise 2: Exam preparation

Instruction: Read the text, fill in the gaps with the missing words, and answer the questions below

Mitteilung: Aufgaben und Zuständigkeiten im Projektteam

Fill in the gaps: erledigen, Abteilung, System, Organisation, Leiterin, geändert, Dringende, Abteilung

Mitteilung im Intranet: Ab Montag arbeiten wir mit einer neuen im Projekt. Jede hat jetzt eine feste Ansprechperson. Frau Koch ist für den Vertrieb, Herr Yilmaz für die IT. Bitte organisieren Sie Ihre Aufgaben im und prüfen Sie täglich die Mitteilungen.

Letzte Woche hat die Teamleitung gesagt, dass sie das System organisiert hat. Außerdem hat sie erklärt, dass sie die Zuständigkeiten hat. Anfragen sollen Sie zuerst und danach kurz im System dokumentieren. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an Ihre oder an die Leiterin.
Intranet notice: Starting Monday, we will be working with a new organizational structure for the project. Each department now has a designated contact person. Ms. Koch is the head of Sales, and Mr. Yilmaz is the contact for IT. Please organize your tasks in the system and check the notices daily.

Last week the team leadership announced that they had organized the system. They also explained that responsibilities have been reassigned. Please deal with urgent requests first and then briefly record them in the system. If you have any questions, contact your department or the team lead.

Welche Aufgaben sollen die Mitarbeitenden im System organisieren und was müssen sie bei dringenden Anfragen tun?

(Which tasks should employees organize in the system, and what should they do with urgent requests?)

Exercise 3: Listening

Instruction: Listen to the audio fragment and indicate whether the following statements are true or false.

Heute im Büro muss ich die Arbeit in unserer Abteilung besser organisieren. Unser Leiter hat mir eine Mitteilung geschickt: Das System für Urlaubsanträge ist geändert. Ich erkläre es gleich im Team. Anna ist zuständig für die Liste, und Ben soll die alten Anträge erledigen. Bei dir ist es dringend: Bitte ändere heute noch die Datei im Ordner "Planung" und schick mir kurz eine Nachricht, wenn sie fertig ist.

	True	False
Die Sprecherin will dem Team gleich erklären, dass das Urlaubsantragssystem geändert wurde. (The speaker wants to explain to the team right away that the vacation request system has been changed.)
Ben soll neue Urlaubsanträge bearbeiten, weil das System jetzt anders funktioniert. (Ben should process new vacation requests because the system now works differently.)
Die Sprecherin bittet die Person, die Datei noch heute zu ändern und kurz Bescheid zu geben. (The speaker asks the person to update the file today and to send a short message.)

Exercise 4: Multiple Choice

Instruction: Choose the correct solution

1. Der Leiter hat gesagt, dass ich die Mitteilung an die Abteilung ___ weitergeben soll.

2. Der Leiter hat gesagt: „___ Sie das System bitte dringend!“

3. Sie hat erklärt, dass sie das System ___ / ___.

Exercise 5: Dialogue Cards

Instruction: Practice the conversation with your teacher or fellow students.

Dringende Aufgabe im Büro

Herr Becker (Leiter): Show Mara, ich habe eine dringende Mitteilung: Der Kunde will die Zahlen heute noch.

Mara (Mitarbeiterin): Show Okay, ich bin gerade in meiner Abteilung. Was soll ich erledigen?

Herr Becker (Leiter): Show Du bist zuständig für den Bericht. Bitte ändere die Datei im System und schick sie mir bis 15 Uhr.

Mara (Mitarbeiterin): Show Alles klar. Kannst du kurz erklären, welche Zahlen ich ändern soll?

Herr Becker (Leiter): Show Nur die Kosten vom zweiten Quartal. Organisiere das bitte schnell, dann geht es heute raus.

Open questions:

1. Was ist dringend und bis wann muss es erledigt sein?

2. Wofür ist Mara zuständig, und was soll sie im System ändern?

Exercise 6: Discussion questions

Instruction: Answer the questions using the vocabulary from this chapter.

Useful expressions:

Ich bin zuständig für ... / Ich habe ihm/ihr gesagt, dass ... / Der Leiter/Die Leiterin hat erklärt, dass ...

Show/hide translations

Sie arbeiten in einer Firma: Welche Abteilung ist bei Ihnen wofür zuständig und wer ist der Leiter oder die Leiterin?
You work at a company: which department at your company is responsible for what, and who is the head of that department?

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Denken Sie an eine dringende Aufgabe: Was haben Sie einer Kollegin oder einem Kollegen gesagt und was hat die Person danach erledigt?
Think of an urgent task: what did you tell a colleague, and what did they do afterwards?

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Exercise 7: Writing correspondence

Instruction: Write a reply to the following message appropriate to the situation

Show translation

Hallo Maria,
kannst du bitte morgen früh kurz helfen? Ich bin nicht im Büro und muss ein paar Sachen organisieren.
Bitte erklär dem neuen Kollegen Tim das Login im System.
Schick mir danach eine kurze Mitteilung, ob alles klappt.
Und: In welcher Abteilung ist Tim jetzt? Ich bin mir nicht sicher, wer dafür zuständig ist. Es ist etwas dringend.
Danke!
Julia (Teamleiterin)

Hi Maria,
could you please help briefly tomorrow morning? I'm not in the office and need to organize a few things.
Please explain the login for the system to the new colleague Tim.
Then send me a short message to let me know whether everything worked.
Also: which department is Tim in now? I'm not sure who is responsible for him. It's quite urgent.
Thanks!
Julia (team leader)

Useful phrases:

Ich kann das morgen früh übernehmen und ...

(I can take care of that tomorrow morning and ...)
Kannst du mir bitte noch sagen, ...?

(Could you please tell me ...?)
Du hast gesagt, dass du nicht im Büro warst, deshalb ...

(You said you weren't in the office, so ...)