Wie man richtig Meetings durchführt.
How to run meetings properly

Exercise 1: Language immersion

Instruction: Watch the video and answer the related questions.

Word Translation
Das Meeting the meeting
Die Agenda the agenda
Die Teilnehmer the participants
Die Pünktlichkeit punctuality
Die Vorbereitung preparation
Das Protokoll the minutes
Die Ergebnisse the results
Die Aufgabe the task
Der Termin the appointment
Die Teilnahme attendance
Ines organisiert regelmäßig Meetings in ihrer Firma. (Ines regularly organizes meetings at her company.)
Leider dauern die Meetings oft lange und haben keine klaren Ergebnisse. (Unfortunately, the meetings often run long and don’t produce clear results.)
Sie fragt ihren Kollegen Jonas nach Tipps, weil seine Meetings effektiver sind. (She asks her colleague Jonas for tips because his meetings are more effective.)
Jonas erklärt, dass er immer eine Agenda mit festen Zeiten erstellt und diese an die Teilnehmer schickt. (Jonas explains that he always prepares an agenda with set times and sends it to the participants.)
Er betont Pünktlichkeit und gute Vorbereitung. (He stresses punctuality and good preparation.)
Außerdem lässt er die Teilnahme schriftlich bestätigen. (He also asks participants to confirm their attendance in writing.)
Ines übernimmt diese Tipps und ist beim nächsten Meeting gut vorbereitet. (Ines adopts these tips and is well prepared for the next meeting.)
Sie arbeitet die Agenda Schritt für Schritt ab; wenn die Zeit abgelaufen ist, wird der Rest später besprochen. (She works through the agenda step by step; if time runs out, the remaining items are discussed later.)
Am Ende fasst sie die Ergebnisse zusammen und vereinbart einen neuen Termin. (At the end she summarizes the results and schedules a follow-up meeting.)
Das Protokoll geht an alle Teilnehmer, damit die Aufgaben schnell umgesetzt werden. (The minutes are sent to all participants so the tasks can be carried out promptly.)

1. Warum bittet Ines ihren Kollegen Jonas um Hilfe?

(Why does Ines ask her colleague Jonas for help?)

2. Was macht Jonas immer vor einem Meeting?

(What does Jonas always do before a meeting?)

3. Was passiert am Ende von Ines' Meeting?

(What happens at the end of Ines' meeting?)

4. Warum geht das Protokoll an alle Teilnehmer?

(Why are the minutes sent to all participants?)

Exercise 2: Dialogue

Instruction: Read the dialogue and answer the questions.

Wie funktionieren effektive Meetings?

How do effective meetings work?
1. Manuel: Als Manager müssen wir sicherstellen, dass unsere Meetings effizient und gut strukturiert sind. (As managers, we must ensure our meetings are efficient and well structured.)
2. Lara: Ja, es ist wichtig, dass sie nicht zu lange dauern. Hast du einen Vorschlag? (Yes — it's important they don't run too long. Do you have any suggestions?)
3. Manuel: Ich denke, wir sollten feste Termine im Kalender eintragen und die Agenda vorher zur Vorbereitung verschicken. (I think we should set fixed times in the calendar and send the agenda in advance so people can prepare.)
4. Lara: Das klingt gut. Sollen wir auch kurze Präsentationen einplanen? (That sounds good. Should we also schedule short presentations?)
5. Manuel: Vielleicht, aber wir sollten uns auf die wichtigsten Themen beschränken. (Maybe, but we should stick to the most important topics.)
6. Lara: Stimmt. Wir müssen aber sicherstellen, dass jeder die Möglichkeit hat, etwas vorzuschlagen. (Right. But we need to make sure everyone has the chance to propose items.)
7. Manuel: Genau. Wir könnten Vorschläge sammeln und dann entscheiden, was besprochen wird. (Exactly. We could collect suggestions first and then decide what to discuss.)
8. Lara: Außerdem sollten wir Anwesenheitslisten führen und Notizen oder ein Protokoll machen. (Also, we should keep an attendance list and take notes or minutes.)
9. Manuel: Absolut. Und wenn wir einen Termin verschieben müssen, sollten wir alle rechtzeitig informieren. (Absolutely. And if we need to reschedule, we should inform everyone in good time.)
10. Lara: Ich stimme zu. So vermeiden wir schlechte Kommunikation und sparen Zeit. (I agree. That way we avoid miscommunication and save time.)
11. Manuel: Perfekt. Dann setzen wir das um und beobachten, wie es läuft. (Perfect. Let's implement this and see how it goes.)

1. Was schlägt Manuel für die Vorbereitung der Meetings vor?

(What does Manuel suggest for preparing the meetings?)

2. Worüber sind sich Manuel und Lara am Ende einig?

(What do Manuel and Lara agree on at the end?)