A2.40 - Office and meetings
Team meetings
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Team-Meetings

Wie man richtig Meetings durchführt.
How to run meetings properly

Exercise 1: Language immersion

Instruction: Watch the video and answer the related questions.

Word Translation
Das Meeting The meeting
Die Agenda The agenda
Die Teilnehmer The participants
Die Pünktlichkeit Punctuality
Die Vorbereitung Preparation
Das Protokoll The minutes
Die Ergebnisse The results
Die Aufgabe The task
Der Termin The appointment
Die Teilnahme Participation
Ines organisiert regelmäßig Meetings in ihrer Firma. (Ines regularly organizes meetings at her company.)
Leider dauern die Meetings oft lange und haben keine klaren Ergebnisse. (Unfortunately, the meetings often take a long time and don’t have clear outcomes.)
Sie fragt ihren Kollegen Jonas nach Tipps, da seine Meetings effektiver sind. (She asks her colleague Jonas for tips, because his meetings are more effective.)
Jonas erklärt, dass er immer eine Agenda mit festen Zeiten erstellt und diese an die Teilnehmer schickt. (Jonas explains that he always creates an agenda with set time slots and sends it to the participants.)
Er betont Pünktlichkeit und gute Vorbereitung. (He stresses punctuality and thorough preparation.)
Außerdem lässt er die Teilnahme schriftlich bestätigen. (He also has people confirm their attendance in writing.)
Ines übernimmt diese Tipps und ist beim nächsten Meeting gut vorbereitet. (Ines adopts these tips and is well prepared for the next meeting.)
Sie arbeitet die Agenda Schritt für Schritt ab, und wenn die Zeit abgelaufen ist, wird der Rest später besprochen. (She works through the agenda step by step, and when time is up, the rest is discussed later.)
Am Ende fasst sie die Ergebnisse zusammen und vereinbart einen neuen Termin. (At the end, she summarizes the results and schedules a new meeting.)
Das Protokoll geht an alle Teilnehmer, damit die Aufgaben schnell umgesetzt werden. (The minutes are sent to all participants so the tasks can be carried out quickly.)

1. Was macht Jonas, damit seine Meetings effektiver sind?

(What does Jonas do to make his meetings more effective?)

2. Wie sorgt Jonas dafür, dass die Leute wirklich teilnehmen?

(How does Jonas make sure people actually attend?)

3. Was passiert, wenn die Zeit für einen Punkt vorbei ist?

(What happens when the time for an agenda item is up?)

Exercise 2: Dialogue

Instruction: Read the dialogue and answer the questions.

Wie funktionieren effektive Meetings?

How do effective meetings work?
1. Manuel: Als Manager müssen wir sicherstellen, dass unsere Meetings effizient und gut strukturiert sind. (As managers, we must ensure that our meetings are efficient and well structured.)
2. Lara: Ja, es ist wichtig, dass sie nicht zu lange dauern. Hast du einen Vorschlag? (Yes, it's important that they don't last too long. Do you have a suggestion?)
3. Manuel: Ich denke, wir sollten feste Termine in den Kalender eintragen und die Agenda vorher zur Vorbereitung verschicken. (I think we should put fixed appointments in the calendar and send out the agenda in advance for preparation.)
4. Lara: Das klingt gut. Sollen wir nicht auch kurze Präsentationen einplanen? (That sounds good. Shouldn't we also plan short presentations?)
5. Manuel: Vielleicht, aber wir sollten uns auf die wichtigsten Themen beschränken. (Maybe, but we should limit ourselves to the most important topics.)
6. Lara: Stimmt, aber wir müssen sicherstellen, dass jede Person die Möglichkeit hat, etwas vorzuschlagen. (True, but we have to make sure that every person has the opportunity to suggest something.)
7. Manuel: Genau. Wir könnten zuerst Vorschläge sammeln und dann entscheiden, was wir besprechen. (Exactly. We could first collect suggestions and then decide what we will discuss.)
8. Lara: Außerdem sollten wir eine Anwesenheitsliste führen und ein Protokoll schreiben. (In addition, we should keep an attendance list and write minutes.)
9. Manuel: Absolut. Und wenn wir einen Termin verschieben müssen, sollten wir alle rechtzeitig informieren. (Absolutely. And if we have to reschedule an appointment, we should inform everyone in good time.)
10. Lara: Ich stimme zu. So vermeiden wir schlechte Kommunikation und sparen Zeit. (I agree. That way we avoid poor communication and save time.)
11. Manuel: Perfekt. Dann setzen wir das um und schauen, wie es läuft. (Perfect. Then we'll implement that and see how it goes.)

1. Was schlägt Manuel vor, damit die Meetings gut vorbereitet sind?

(What does Manuel suggest so that the meetings are well prepared?)

2. Worauf besteht Lara zusätzlich im Gespräch?

(What does Lara additionally insist on in the conversation?)