A2.40 - Office and meetings
Team meetings
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Wie man richtig Meetings durchführt.
How to run meetings properly

Exercise 1: Language immersion

Instruction: Watch the video and answer the related questions.

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Word Translation
Das Meeting The meeting
Die Agenda The agenda
Die Teilnehmer The participants
Die Pünktlichkeit Punctuality
Die Vorbereitung Preparation
Das Protokoll The minutes
Die Ergebnisse The results
Die Aufgabe The task
Der Termin The appointment
Die Teilnahme Participation
Ines organisiert regelmäßig Meetings in ihrer Firma. (Ines regularly organizes meetings at her company.)
Leider dauern die Meetings oft lange und haben keine klaren Ergebnisse. (Unfortunately, the meetings often last a long time and have no clear results.)
Sie fragt ihren Kollegen Jonas nach Tipps, weil seine Meetings effektiver sind. (She asks her colleague Jonas for tips because his meetings are more effective.)
Jonas erklärt, dass er immer eine Agenda mit festen Zeiten erstellt und diese an die Teilnehmer schickt. (Jonas explains that he always creates an agenda with fixed times and sends it to the participants.)
Er betont Pünktlichkeit und gute Vorbereitung. (He emphasizes punctuality and good preparation.)
Außerdem lässt er die Teilnahme schriftlich bestätigen. (In addition, he has participation confirmed in writing.)
Ines übernimmt diese Tipps und ist beim nächsten Meeting gut vorbereitet. (Ines adopts these tips and is well prepared for the next meeting.)
Sie arbeitet die Agenda Schritt für Schritt ab, und wenn die Zeit abgelaufen ist, wird der Rest später besprochen. (She works through the agenda step by step, and when the time is up, the rest is discussed later.)
Am Ende fasst sie die Ergebnisse zusammen und macht einen neuen Termin aus. (At the end, she summarizes the results and sets a new appointment.)
Das Protokoll geht an alle Teilnehmer, damit die Aufgaben schnell umgesetzt werden. (The minutes are sent to all participants so that the tasks are implemented quickly.)

1. Warum fragt Ines Jonas nach Tipps?

(Why does Ines ask Jonas for tips?)

2. Was macht Jonas vor dem Meeting, damit es besser läuft?

(What does Jonas do before the meeting so that it runs better?)

3. Was passiert am Ende von Ines' nächstem Meeting?

(What happens at the end of Ines’ next meeting?)

Exercise 2: Dialogue

Instruction: Read the dialogue and answer the questions.

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Wie funktionieren effektive Meetings?

How do effective meetings work?
1. Manuel: Als Manager müssen wir sicherstellen, dass unsere Meetings effizient und gut strukturiert sind. (As managers, we must make sure that our meetings are efficient and well structured.)
2. Lara: Ja, es ist wichtig, dass sie nicht zu lange dauern. Hast du einen Vorschlag? (Yes, it is important that they do not last too long. Do you have a suggestion?)
3. Manuel: Ich denke, wir sollten feste Termine in den Kalender eintragen und die Agenda vorher zur Vorbereitung verschicken. (I think we should schedule fixed appointments in the calendar and send out the agenda beforehand for preparation.)
4. Lara: Das klingt gut. Sollen wir auch kurze Präsentationen einplanen? (That sounds good. Should we also plan short presentations?)
5. Manuel: Vielleicht, aber wir sollten uns auf die wichtigsten Themen beschränken. (Maybe, but we should limit ourselves to the most important topics.)
6. Lara: Stimmt. Aber wir müssen sicherstellen, dass jeder die Möglichkeit hat, etwas vorzuschlagen. (True. But we need to make sure that everyone has the opportunity to suggest something.)
7. Manuel: Genau. Wir könnten Vorschläge sammeln und dann entscheiden, was wir besprechen. (Exactly. We could collect suggestions and then decide what we will discuss.)
8. Lara: Außerdem sollten wir eine Anwesenheitsliste führen und ein Protokoll schreiben. (In addition, we should keep an attendance list and write minutes.)
9. Manuel: Absolut. Und wenn wir einen Termin verschieben müssen, sollten wir alle rechtzeitig informieren. (Absolutely. And if we have to reschedule an appointment, we should inform everyone in good time.)
10. Lara: Ich stimme zu. So vermeiden wir schlechte Kommunikation und sparen Zeit. (I agree. That way we avoid poor communication and save time.)
11. Manuel: Perfekt. Dann setzen wir das um und schauen, wie es läuft. (Perfect. Then we’ll implement that and see how it goes.)

1. Was schlägt Manuel vor, damit die Meetings besser organisiert sind?

(What does Manuel suggest so that the meetings are better organized?)

2. Was ist Lara wichtig, damit alle im Meeting mitmachen können?

(What is important to Lara so that everyone can participate in the meeting?)