Exercise 1: Match a word

Instruction: Match the items that have a related meaning.

Das Meeting — die Besprechung (The meeting — the meeting)
Der Termin — die Verabredung (The appointment — the engagement)
Der Vorschlag — die Idee (The suggestion — the proposal)
Bitte nicht unterbrechen! — Unterbrechen Sie bitte nicht! (Please do not interrupt! — Don't interrupt, please!)

Exercise 2: Exam preparation

Instruction: Read the text, fill in the gaps with the missing words, and answer the questions below

Hinweis im Intranet: Team-Meeting am Dienstag

Fill in the gaps: Drucker, Termin, Präsentation, Vorschlag, verschieben, Unterbrechen, besprechen, Notizen, Kalender

(Intranet notice: Team meeting on Tuesday)

Bitte planen Sie für Dienstag ein kurzes Team-Meeting. Der ist von 10:00 bis 10:30 Uhr und steht im . Thema ist die Vorbereitung der für den Kunden. Bringen Sie Ihre mit und prüfen Sie vorher, ob der funktioniert.

Wir starten pünktlich und zuerst die Agenda. Sie können auch einen machen, aber bitte kurz. Hören Sie den anderen zu und lassen Sie sie ausreden. Wenn Sie zustimmen, sagen Sie es klar. Wenn Sie widersprechen, erklären Sie kurz den Grund. Sie mich bitte nicht. Falls Sie nicht teilnehmen können, Sie den Termin nur nach Rücksprache mit dem Team.
Please schedule a short team meeting for Tuesday. The meeting is from 10:00 to 10:30 and is shown in the calendar. The topic is preparing the presentation for the client. Bring your notes and check beforehand whether the printer is working.

We will start on time and first go through the agenda. You may also make a suggestion, but please keep it brief. Listen to others and let them finish. If you agree, say so clearly. If you disagree, briefly explain why. Please do not interrupt me. If you cannot attend, only reschedule the meeting after consulting the team.

  1. Welche zwei Vorbereitungen sollen die Teilnehmer vor dem Meeting machen?

    (Which two preparations should participants make before the meeting?)

Exercise 3: Listening

Instruction: Listen to the audio fragment and indicate whether the following statements are true or false.

Morgen habe ich ein Meeting um zehn, aber der Drucker ist kaputt und ich brauche die Präsentation als Ausdruck. Ich mache eine Notiz und schaue in meinen Kalender. Ich schlage vor, den Termin auf elf Uhr zu verschieben, dann kann der Techniker vorher kommen. Im Meeting möchten wir den Vorschlag vom Marketing besprechen. Bitte hört kurz zu: Wenn jemand widerspricht, sagt das ruhig, aber am Ende stimmen wir über die beste Lösung ab.
(I have a meeting tomorrow at ten, but the printer is broken and I need the presentation as a printout. I make a note and check my calendar. I suggest moving the appointment to eleven o'clock so the technician can come beforehand. In the meeting we would like to discuss the proposal from Marketing. Please listen briefly: if anyone objects, feel free to speak up, but in the end we'll vote on the best solution.)
True False

(The speaker wants to move the meeting later because a technical problem needs to be solved first.)

(The meeting is mainly intended to plan the calendar for next week.)

(The speaker says people may object before they decide together on the best solution.)

Exercise 4: Multiple Choice

Instruction: Choose the correct solution

1. ___ bitte nicht zu spät zum Meeting.

(___ please do not be late for the meeting.)

2. ___ bitte im Meeting gut zu und mach dir eine Notiz.

(___ please listen carefully in the meeting and take a note.)

3. ___ bitte keinen neuen Termin vor, bevor wir den Vorschlag besprechen.

(___ please do not suggest a new date before we discuss the proposal.)

Exercise 5: Dialogue Cards

Instruction: Practice the conversation with your teacher or fellow students.

1

Meeting im Kalender verschieben

2

Vorschlag im kurzen Team-Meeting

Exercise 6: Discussion questions

Instruction: Answer the questions using the vocabulary from this chapter.

Useful expressions:

Ich schlage vor, dass wir … / Ich stimme zu, aber … / Ich widerspreche, weil … / Bitte sprechen Sie nicht, ich mache noch eine Notiz.

  1. Sie sind in einem Team-Meeting und haben einen Vorschlag. Was schlagen Sie vor und warum?
    You are in a team meeting and you have a suggestion. What do you suggest and why?

    __________________________________________________________________________________________________________

  2. Ein Kollege möchte den Termin verschieben, Sie sind aber dagegen. Was sagen Sie kurz im Meeting?
    A colleague wants to move the meeting, but you are against it. What do you say briefly during the meeting?

    __________________________________________________________________________________________________________

Exercise 7: Writing correspondence

Instruction: Write a reply to the following message appropriate to the situation

Show translation

Hallo,

kannst du kurz helfen? Unser Meeting zur Projekt-Besprechung ist morgen um 10:00. Ich habe aber einen Kundentermin.

Mein Vorschlag: Wir verschieben das Meeting auf morgen um 14:30 oder auf Donnerstag um 9:00 (beide Zeiten sind noch frei im Kalender). Was passt dir besser? Wenn du andere Ideen hast, sag bitte Bescheid.

Viele Grüße
Jonas

Hello,

can you help briefly? Our meeting for the project discussion is tomorrow at 10:00. However, I have a client appointment.

My proposal: Let’s postpone the meeting to tomorrow at 14:30 or to Thursday at 9:00 (both times are still free in the calendar). Which works better for you? If you have other ideas, please let me know.

Best regards
Jonas

Useful phrases:

  1. Ich stimme zu, aber …

    (I agree, but…)

  2. Ich bin damit nicht einverstanden, weil …

    (I don’t agree because…)

  3. Können wir das Meeting auf … verschieben?

    (Can we postpone the meeting to…?)

Hallo Jonas,

danke für die Info. Ich stimme zu, dass wir das Meeting verschieben. Morgen um 14:30 passt mir gut. Donnerstag um 9:00 geht bei mir leider nicht, da habe ich schon einen Termin.

Kannst du bitte eine kurze Notiz an das Team schicken und den Termin im Kalender ändern?

Viele Grüße
[Name]
Hello Jonas,

thanks for the heads-up. I agree that we should postpone the meeting. Tomorrow at 14:30 works well for me. Unfortunately, Thursday at 9:00 doesn’t work because I already have an appointment then.

Could you please send a short note to the team and update the calendar entry?

Best regards
[Name]