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A2.40 - Office and meetings
A2.40 - Office and meetings
A2.40 - Office and meetings

A2.40 - Office and meetings - Exercises

Büro und Besprechungen

Exercise 1: Match a word

Instruction: Match the items that have a related meaning.

das Meeting — die Besprechung (das Meeting — die Besprechung)
der Termin — das Datum (der Termin — das Datum)
der Vorschlag — die Idee (der Vorschlag — die Idee)
Verschieben Sie den Termin nicht! — Ändern Sie das Datum nicht! (Verschieben Sie den Termin nicht! — Ändern Sie das Datum nicht!)

Exercise 2: Exam preparation

Instruction: Read the text, fill in the gaps with the missing words, and answer the questions below

Interne E-Mail: Team-Meeting verschoben

Fill in the gaps: verschieben, widersprechen, zustimmen, Termin, hören, Kalender, Vorschlag, Meeting, Kommen

(Internal email: Team meeting rescheduled)

Betreff: Team-Meeting am Donnerstag

Wegen einer kurzfristigen Kundenanfrage wir das von 10:00 auf 14:00 Uhr. Bitte prüfen Sie Ihren und bestätigen Sie kurz den neuen . Agenda: Drucker-Probleme, kurze Präsentation zum neuen Projekt und ein für die Aufgabenverteilung.

Im Meeting: Sie bitte pünktlich, Sie zu und machen Sie Notizen. Sprechen Sie bitte nicht durcheinander. Wenn Sie , sagen Sie es klar. Wenn Sie , begründen Sie kurz. Offene Punkte besprechen wir am Ende.
Subject: Team meeting on Thursday

Due to a last-minute customer request, we are moving the meeting from 10:00 to 14:00. Please check your calendar and briefly confirm the new time. Agenda: printer issues, a short presentation on the new project, and a proposal for how tasks will be distributed.

In the meeting: please arrive on time, listen and take notes. Do not speak over one another. If you agree, state it clearly. If you disagree, give a short reason. We will discuss any open points at the end.

  1. Welche Regeln und Themen sind in dieser E-Mail wichtig, und was würden Sie tun, wenn Sie dem Vorschlag nicht zustimmen?

    (Which rules and topics are important in this email, and what would you do if you did not agree with the proposal?)

Exercise 3: Listening

Instruction: Listen to the audio fragment and indicate whether the following statements are true or false.

Morgen ist unser Meeting um zehn Uhr, aber ich habe einen Kundentermin. Deshalb schlage ich vor, das Meeting auf elf Uhr zu verschieben. Ich schreibe eine Notiz in den Kalender und schicke sie an alle. In der Präsentation fehlt noch eine Seite, weil der Drucker heute nicht funktioniert. Hört morgen bitte kurz zu und sagt, ob ihr dem Vorschlag zustimmt oder widersprecht. Dann besprechen wir die Aufgaben.
(Our meeting is tomorrow at ten o’clock, but I have a client appointment. So I suggest moving the meeting to eleven. I’ll put a note in the calendar and send it to everyone. One slide is still missing from the presentation because the printer isn’t working today. Please listen briefly tomorrow and let me know whether you agree with the proposal or disagree. Then we’ll discuss the tasks.)
True False

(The meeting is to be held later because the speaker has another appointment.)

(The presentation has already been completely printed and is finished.)

(The speaker wants colleagues to say whether they agree with or oppose the proposal.)

Exercise 4: Multiple Choice

Instruction: Choose the correct solution

1. ___ bitte nicht zu spät zum Meeting, der Termin beginnt um neun.

(___ please don't arrive at the meeting too late; the appointment starts at nine.)

2. ___ bitte nicht weg und hören Sie gut zu, wenn wir den Vorschlag besprechen.

(___ please don't ignore this and listen carefully when we discuss the proposal.)

3. ___ bitte keinen neuen Termin vor und schauen Sie zuerst in den Kalender.

(___ please don't propose a new date; check the calendar first.)

Exercise 5: Dialogue Cards

Instruction: Practice the conversation with your teacher or fellow students.

1

Meeting wegen Druckerproblem

Exercise 6: Discussion questions

Instruction: Answer the questions using the vocabulary from this chapter.

Useful expressions:

Ich stimme nicht zu, weil ... / Ich bin anderer Meinung, weil ... / Können wir das Meeting bitte verschieben? / Ich mache kurz eine Notiz – können wir den Termin auf ... verschieben?

  1. Sie sind in einem Team-Meeting und ein Kollege macht einen Vorschlag, dem Sie nicht zustimmen. Was sagen Sie kurz, und warum?
    You are in a team meeting and a colleague proposes something you disagree with. What would you say briefly, and why?

    __________________________________________________________________________________________________________

  2. Sie haben einen Termin und können nicht teilnehmen. Wie bitten Sie darum, das Meeting zu verschieben, und welchen neuen Zeitpunkt schlagen Sie vor?
    You have an appointment and can’t attend. How would you ask to postpone the meeting, and what new time would you suggest?

    __________________________________________________________________________________________________________

Exercise 7: Writing correspondence

Instruction: Write a reply to the following message appropriate to the situation

Show translation

Betreff: Team-Meeting am Do, 10:00?

Hallo Alex,
ich habe für Donnerstag um 10:00 ein kurzes Meeting in den Kalender eingetragen. Thema: neue Aufgaben und die kleine Präsentation vom Kunden. Passt der Termin für dich? Wenn nicht, können wir ihn verschieben.
Bitte bring auch deine Notizen mit. Und Unterbrechen Sie mich bitte nicht, wenn ich die Agenda erkläre.

Viele Grüße
Laura

Subject: Team meeting on Thu, 10:00?

Hi Alex,
I’ve put a short meeting in the calendar for Thursday at 10:00. Topic: new tasks and the short presentation from the client. Does the time suit you? If not, we can reschedule it.
Please also bring your notes. And please do not interrupt me while I explain the agenda.

Best regards
Laura

Useful phrases:

  1. Ich stimme zu, der Termin passt mir.

    (I agree, that time works for me.)

  2. Ich bin dagegen, weil … Können wir den Termin verschieben?

    (I disagree because … Can we reschedule the meeting?)

  3. Bitte nicht unterbrechen, ich möchte kurz etwas sagen.

    (Please don’t interrupt, I want to say something briefly.)

Hallo Laura,

vielen Dank für die Nachricht. Ich stimme zu: Donnerstag um 10:00 passt mir. Ich bringe meine Notizen mit.

Falls wir verschieben müssen: Könnten wir den Termin auf Donnerstag um 11:30 legen? Dann habe ich mehr Zeit für die Vorbereitung.

Viele Grüße
Alex
Hi Laura,

thanks for the message. I agree — Thursday at 10:00 works for me. I’ll bring my notes.

If we need to reschedule: could we move the meeting to Thursday at 11:30? That would give me more time to prepare.

Best regards
Alex