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A2.40 - Office and meetings
A2.40 - Office and meetings
A2.40 - Office and meetings

A2.40 - Office and meetings - Exercises

Büro und Besprechungen

Exercise 1: Match a word

Instruction: Match the items that have a related meaning.

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der Termin — das Treffen (the appointment — the meeting)
verschieben — auf einen anderen Tag legen (postpone — move to another day)
zustimmen — ja sagen (agree — say yes)
widersprechen — nicht zustimmen (contradict — not agree)

Exercise 2: Exam preparation (QR: Audio)

Instruction: Read the text, fill in the gaps with the missing words, and answer the questions below

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Interne Mail: Team-Meeting am Mittwoch

Fill in the gaps: Kommen, Notiz, Präsentation, Kalender, Drucker, Vorschlag

(Internal Email: Team Meeting on Wednesday)

Betreff: Team-Meeting am Mittwoch, 10:00 Uhr

Bitte prüfen Sie Ihren : Unser nächstes Team-Meeting ist am Mittwoch um 10:00 Uhr im Raum 3B. Wir besprechen die für den Kunden und einen neuen Termin für das Projekt. Wenn Sie einen haben, schicken Sie mir bitte vorher eine kurze .

Wichtig: Sie pünktlich und hören Sie den anderen zu. Unterbrechen Sie bitte nicht. Falls Sie nicht zustimmen, sagen Sie kurz, warum, und machen Sie einen Gegenvorschlag. Wenn der wieder nicht funktioniert, bringen Sie die Unterlagen digital mit.
Subject: Team meeting on Wednesday, 10:00 a.m.

Please check your calendar: Our next team meeting is on Wednesday at 10:00 a.m. in Room 3B. We will discuss the presentation for the client and a new date for the project. If you have a suggestion, please send me a short note beforehand.

Important: Be on time and listen to the others. Please do not interrupt. If you do not agree, briefly say why and make a counterproposal. If the printer is not working again, bring the documents digitally.

  1. Was ist für das Meeting wichtig und wie sollen Sie reagieren, wenn Sie nicht zustimmen?

    (What is important for the meeting and how should you react if you do not agree?)

Exercise 3: Listening

Instruction: Listen to the audio and answer the questions.

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Heute Morgen hatte ich ein Meeting im Kalender um zehn Uhr. Ich habe eine kurze Notiz geschrieben, weil der Drucker wieder nicht funktioniert hat und ich die Präsentation nicht ausdrucken konnte. Im Meeting habe ich einen Vorschlag gemacht: Wir verschieben den Termin auf morgen Nachmittag und besprechen das Thema dann in Ruhe. Zwei Kolleginnen haben sofort zugestimmt. Ein Kollege hat widersprochen und wollte es heute noch erledigen. Am Ende haben wir aber verschoben, und ich soll jetzt noch einmal alle informieren.
(This morning I had a meeting in my calendar at ten o’clock. I wrote a short note because the printer wasn’t working again and I couldn’t print out the presentation. In the meeting I made a suggestion: We reschedule the appointment to tomorrow afternoon and then discuss the topic calmly. Two female colleagues agreed immediately. One male colleague objected and wanted to get it done today. But in the end we rescheduled, and now I’m supposed to inform everyone again.)
True False

(Because of a problem with the printer, she couldn’t print out the documents for the presentation.)

(Everyone in the meeting immediately agreed to reschedule the appointment.)

(After the meeting, she is supposed to inform the others about the new time.)

Exercise 4: Multiple Choice

Instruction: Choose the correct solution

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1. Bitte ___ Sie im Meeting nicht so schnell.

(Please ___ in the meeting not so fast.)

2. ___ Sie bitte pünktlich zum Termin.

(___ please come to the appointment on time.)

3. ___ Sie bitte im Meeting gut zu und machen Sie eine Notiz.

(___ please listen carefully in the meeting and make a note.)

Exercise 5: Dialogue Cards

Instruction: Practice the conversation with your teacher or fellow students.

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1

Meeting wegen Terminverschiebung

Exercise 6: Discussion questions (QR: AI+)

Instruction: Speaking: translate and respond (QR: AI+)

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Useful expressions:

Ich stimme nicht zu, weil ... / Ich bin anderer Meinung, weil ... / Sprechen Sie bitte nicht, ich mache kurz eine Notiz.

  1. Sie sind in einem Team-Meeting und ein Kollege macht einen Vorschlag, dem Sie nicht zustimmen. Was sagen Sie kurz?
    You are in a team meeting and a colleague makes a suggestion that you do not agree with. What do you say briefly?

    __________________________________________________________________________________________________________

  2. Ihr Meeting ist verschoben. Wie informieren Sie Ihr Team kurz und was sollen die Kollegen bitte nicht tun?
    Your meeting has been postponed. How do you briefly inform your team and what should colleagues please not do?

    __________________________________________________________________________________________________________

Exercise 7: Writing correspondence (QR: AI+)

Instruction: Write a reply to the following message appropriate to the situation

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Show translation

Betreff: Meeting am Mittwoch

Hallo Alex,
ich habe eine kurze Frage zum Meeting am Mittwoch um 10:00. Ich muss um 10:30 zu einem anderen Termin.
Können wir das Meeting bitte verschieben? Mein Vorschlag: Mittwoch 14:00 oder Donnerstag 9:00. Sag mir bitte kurz, was für dich passt. Die Präsentation braucht nur 15 Minuten.

Viele Grüße
Lara

Subject: Meeting on Wednesday

Hi Alex,
I have a quick question about the meeting on Wednesday at 10:00. I have another appointment at 10:30.
Could we please reschedule the meeting? My suggestion: Wednesday 14:00 or Thursday 9:00. Please let me know briefly what works for you. The presentation only takes 15 minutes.

Best regards
Lara

Useful phrases:

  1. Ich stimme zu, wir können das Meeting gern auf Mittwoch 14:00 verschieben.

    (I agree, we can gladly reschedule the meeting to Wednesday 14:00.)

  2. Ich bin damit nicht einverstanden, weil ich am Donnerstag um 9:00 nicht kann.

    (I don't agree with that, because I can't do Thursday at 9:00.)

  3. Bitte trag den neuen Termin in den Kalender ein und bestätige kurz. (formell: Bitte tragen Sie den Termin in den Kalender ein und bestätigen Sie kurz.)

    (Please enter the new appointment in the calendar and confirm briefly. (formal: Please enter the appointment in the calendar and confirm briefly.))

Hallo Lara,

danke für deine Nachricht. Ich stimme zu, wir können das Meeting verschieben. Mittwoch um 14:00 passt gut für mich. Donnerstag um 9:00 geht bei mir leider nicht, da habe ich schon einen Termin.

Bitte trage den neuen Termin in den Kalender ein und bestätige kurz. Danke!

Viele Grüße
Alex
Hi Lara,

thanks for your message. I agree, we can reschedule the meeting. Wednesday at 14:00 works well for me. Unfortunately Thursday at 9:00 doesn't work for me, I already have an appointment then.

Please enter the new appointment in the calendar and confirm briefly. Thanks!

Best regards
Alex