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A2.9 - Paperwork and bureaucracy
A2.9 - Paperwork and bureaucracy
A2.9 - Paperwork and bureaucracy

A2.9 - Paperwork and bureaucracy - Exercises

Papierkram und Bürokratie

Exercise 1: Match a word

Instruction: Match the items that have a related meaning.

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das Amt — die Behörde (the office — the authority)
der Antrag — das Formular (the application — the form)
die Anmeldung — die Registrierung (the registration — the registration)
ein Dokument einreichen — ein Dokument abgeben (submit a document — hand in a document)

Exercise 2: Exam preparation (QR: Audio)

Instruction: Read the text, fill in the gaps with the missing words, and answer the questions below

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Hinweis der Krankenkasse: Beschäftigung melden

Fill in the gaps: Steuern, Sozialversicherung, Arbeitserlaubnis, ein, Dokumente, Frist, Stelle, Arbeitsbescheinigung, Ausweis

(Health insurance notice: report employment)

Wenn Sie in Deutschland eine neue Stelle beginnen, müssen Sie Ihre informieren. Reichen Sie die Ihres Arbeitgebers und Ihren online oder per Post . Die prüft die Unterlagen und informiert Sie, ob alles korrekt ist.

Bitte beachten Sie die : Die Meldung sollte innerhalb von 14 Tagen nach Arbeitsbeginn erfolgen. Wenn fehlen, erhalten Sie eine Nachricht und können die Unterlagen nachreichen. Bei Fragen zu oder wenden Sie sich an das zuständige Amt.
If you start a new job in Germany, you must inform your health insurance provider. Submit your employer’s employment certificate and your ID online or by post. The office checks the documents and informs you whether everything is correct.

Please note the deadline: The notification should be made within 14 days after starting work. If documents are missing, you will receive a message and can submit the missing documents later. If you have questions about taxes or a work permit, contact the responsible authority.

  1. Welche Unterlagen soll man einreichen und an welches Amt kann man sich bei Fragen wenden?

    (Which documents should you submit and which authority can you contact if you have questions?)

Exercise 3: Listening

Instruction: Listen to the audio and answer the questions.

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Heute war ich auf dem Amt, weil ich meine Anmeldung erledigen musste. Ich hatte alle Dokumente dabei, aber ein Formular fehlte. Die Sachbearbeiterin von der Behörde sagte, ich soll den Antrag für die Arbeitserlaubnis online beantragen und dann per E-Mail einreichen. Dafür habe ich nur Zeit bis nächsten Dienstag. Ohne diese Unterlagen kann mein Arbeitgeber mich nicht bei der Sozialversicherung anmelden, und dann gibt es auch Probleme mit den Steuern.
(Today I was at the government office because I had to take care of my registration. I had all the documents with me, but one form was missing. The caseworker at the authority said I should apply for the work permit online and then submit it by email. I only have time for that until next Tuesday. Without these documents, my employer cannot register me with social insurance, and then there are also problems with taxes.)
True False

(The person went to the government office to officially register.)

(The application for the work permit should be submitted online and sent in by email.)

(The employer can register the person with social insurance despite the missing documents.)

Exercise 4: Multiple Choice

Instruction: Choose the correct solution

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1. Ich ___ den Antrag auf Arbeitserlaubnis heute beim Amt ein.

(I ___ the work permit application to the office today.)

2. Sie hat die Anmeldung schon ___ und wartet jetzt auf das Dokument.

(She has already ___ for the registration and is now waiting for the document.)

3. Wir haben ___, die Unterlagen vor der Frist einzureichen.

(We have ___ to submit the documents before the deadline.)

Exercise 5: Dialogue Cards

Instruction: Practice the conversation with your teacher or fellow students.

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1

Antrag beim Bürgeramt abgeben

Exercise 6: Discussion questions (QR: AI+)

Instruction: Speaking: translate and respond (QR: AI+)

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Useful expressions:

Ich habe ... beantragt und die Unterlagen eingereicht. / Beim Amt wurde entschieden, dass ... / Die Frist ist am ..., deshalb muss ich ...

  1. Sie sind neu in Deutschland und müssen sich anmelden. Was haben Sie beim Amt erledigt und welche Dokumente haben Sie mitgebracht?
    You are new in Germany and need to register. What did you take care of at the authorities’ office and which documents did you bring with you?

    __________________________________________________________________________________________________________

  2. Sie brauchen eine Arbeitserlaubnis oder ein anderes offizielles Dokument. Wie haben Sie den Antrag gestellt und bis wann müssen Sie die Unterlagen einreichen?
    You need a work permit or another official document. How did you submit the application and by when do you have to hand in the documents?

    __________________________________________________________________________________________________________

Exercise 7: Writing correspondence (QR: AI+)

Instruction: Write a reply to the following message appropriate to the situation

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Show translation

Betreff: Unterlagen für Ihre Einstellung

Guten Tag Frau Kovač,
für Ihren Start am 1. Mai fehlen uns noch zwei Dinge: die Bestätigung Ihrer Sozialversicherung und (falls nötig) Ihre Arbeitserlaubnis. Bitte reichen Sie die Dokumente bis spätestens 20. April ein.

Wenn Sie noch keinen Termin beim Amt haben, sagen Sie kurz Bescheid. Dann schicken wir Ihnen eine Liste mit den Formularen für den Antrag.

Freundliche Grüße
Anna Becker
Personalabteilung

Subject: Documents for your hiring

Good day Ms Kovač,
for your start on May 1, we are still missing two things: confirmation of your social insurance and (if necessary) your work permit. Please submit the documents no later than April 20.

If you do not yet have an appointment at the office, please let us know briefly. Then we will send you a list of the forms for the application.

Kind regards
Anna Becker
Human Resources Department

Useful phrases:

  1. Vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich habe bereits … eingereicht.

    (Thank you very much for your message. I have already submitted …)

  2. Ich habe den Antrag schon gestellt und warte noch auf die Entscheidung.

    (I have already submitted the application and am still waiting for the decision.)

  3. Können Sie mir bitte sagen, welche Frist genau gilt und welche Dokumente ich brauche?

    (Could you please tell me exactly which deadline applies and which documents I need?)

Guten Tag Frau Becker,

vielen Dank für Ihre E-Mail. Ich habe die Anmeldung bei der Sozialversicherung bereits eingereicht. Die Bestätigung bekomme ich nächste Woche. Eine Arbeitserlaubnis habe ich noch nicht. Ich habe noch keinen Termin beim Amt.

Können Sie mir bitte die Liste mit den Formularen und den nötigen Dokumenten für den Antrag schicken? Gilt die Frist 20. April auch, wenn die Behörde noch nicht entschieden hat?

Freundliche Grüße
Elena Kovač
Good day Ms Becker,

thank you very much for your email. I have already submitted the registration with the social insurance. I will receive the confirmation next week. I do not have a work permit yet. I do not yet have an appointment at the office.

Could you please send me the list of forms and the required documents for the application? Does the April 20 deadline also apply if the authority has not yet made a decision?

Kind regards
Elena Kovač