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A2.9 - Paperwork and bureaucracy
A2.9 - Paperwork and bureaucracy
A2.9 - Paperwork and bureaucracy

A2.9 - Paperwork and bureaucracy - Exercises

Papierkram und Bürokratie

Exercise 1: Match a word

Instruction: Match the items that have a related meaning.

der Antrag — das Formular (the application — the form)
ein Dokument einreichen — Unterlagen abgeben (submit a document — hand in documents)
die Frist — der letzte Termin (the deadline — the final date)
ich habe beantragt — ich habe einen Antrag gestellt (I applied — I submitted an application)

Exercise 2: Exam preparation

Instruction: Read the text, fill in the gaps with the missing words, and answer the questions below

Hinweis der Personalabteilung: Unterlagen für Arbeit und Sozialversicherung

Fill in the gaps: Meldebestätigung, Steuer-ID, Arbeitserlaubnis, Dokumente, Behörde, Sozialversicherung, ein

(Notice from HR: Documents for employment and social insurance)

Willkommen im Unternehmen. Bitte reichen Sie bis Freitag folgende Unterlagen bei der Personalabteilung : Ausweis, aktuelle und Ihre . Ohne diese können wir Sie nicht bei der anmelden.

Wenn Sie neu in Deutschland sind, benötigen Sie eventuell eine . Beantragen Sie diese rechtzeitig bei der zuständigen . Achten Sie auf die Frist: Wenn Unterlagen fehlen, kann sich Ihr Beginn im Unternehmen verschieben. Fragen Sie bei Bedarf nach dem richtigen Antrag.
Welcome to the company. Please submit the following documents to HR by Friday: your ID, a current registration certificate, and your tax ID. Without these documents, we cannot register you for social insurance.

If you are new to Germany, you may need a work permit. Apply for it in good time at the relevant authority. Please note the deadline: if documents are missing, your start date with the company may be delayed. If necessary, ask about the correct application form.

  1. Welche Unterlagen sollen Sie bis wann einreichen und was kann passieren, wenn etwas fehlt?

    (Which documents are you supposed to submit by when, and what can happen if something is missing?)

Exercise 3: Listening

Instruction: Listen to the audio fragment and indicate whether the following statements are true or false.

Ich war heute beim Amt, weil ich meine Anmeldung und die Sozialversicherung klären musste. Einen Antrag hatte ich schon online ausgefüllt, aber ein Dokument musste ich noch unterschreiben und einreichen. Die Behörde hat gesagt, dass die Frist nächste Woche endet. Ich brauche außerdem eine Arbeitserlaubnis, weil ich im April anfangen will. Für die Steuern soll ich nächste Woche noch ein Formular schicken.
(I was at the authorities today because I had to sort out my registration and social insurance. I had already filled out an application online, but I still had to sign and submit one document. The authorities said that the deadline ends next week. I also need a work permit because I want to start in April. For taxes, I’m supposed to send another form next week.)
True False

(The speaker was at a government office to take care of registration and social insurance.)

(She has not filled out the application online yet.)

(The deadline for the documents ends next week.)

Exercise 4: Multiple Choice

Instruction: Choose the correct solution

1. Ich ___ den Antrag für die Arbeitserlaubnis heute beim Amt ein.

(I ___ the application for the work permit at the office today.)

2. Herr Müller ___ die fehlenden Dokumente bis zur Frist bei der Behörde ein.

(Mr. Müller ___ the missing documents to the authorities by the deadline.)

3. Wir ___ die Anmeldung online ___ und warten jetzt auf die Entscheidung.

(We ___ for the registration online ___ and are now waiting for a decision.)

Exercise 5: Dialogue Cards

Instruction: Practice the conversation with your teacher or fellow students.

1

Termin beim Bürgeramt: Anmeldung

Exercise 6: Discussion questions

Instruction: Answer the questions using the vocabulary from this chapter.

Useful expressions:

Ich habe einen Antrag gestellt und die Unterlagen eingereicht. / Die Behörde hat entschieden, dass noch ein Dokument fehlt. / Ich habe die Frist verstanden und erledige das bald.

  1. Sie sind neu in Deutschland und müssen sich beim Einwohnermeldeamt anmelden. Was haben Sie dort erledigt und welche Dokumente haben Sie mitgebracht?
    You are new in Germany and have to register at the residents’ registration office. What did you take care of there and which documents did you bring with you?

    __________________________________________________________________________________________________________

  2. Sie brauchen eine Arbeitserlaubnis oder müssen Ihre Sozialversicherung regeln. Was haben Sie schon beantragt oder eingereicht, und welche Frist gibt es dafür?
    You need a work permit or have to sort out your social insurance. What have you already applied for or submitted, and what is the deadline for it?

    __________________________________________________________________________________________________________

Exercise 7: Writing correspondence

Instruction: Write a reply to the following message appropriate to the situation

Show translation

Betreff: Unterlagen für Ihre Arbeitserlaubnis

Guten Tag Frau Yilmaz,
wir haben Ihren Antrag auf die Arbeitserlaubnis bekommen. Für die Behörde fehlt noch ein Dokument: Ihre Anmeldung (Meldebestätigung). Bitte reichen Sie die Meldebestätigung bis spätestens Freitag ein (sonst endet die Frist).

Sie können das Dokument per E-Mail schicken oder im Büro abgeben.

Viele Grüße
Claudia Neumann
HR

Subject: Documents for your work permit

Good day Ms. Yilmaz,
we have received your application for the work permit. One document is still missing for the authorities: your registration (registration certificate). Please submit the registration certificate no later than Friday (otherwise the deadline will pass).

You can send the document by email or drop it off at the office.

Kind regards
Claudia Neumann
HR

Useful phrases:

  1. Vielen Dank für Ihre E-Mail, ich habe Ihren Hinweis verstanden.

    (Thank you very much for your email. I understand what you mean.)

  2. Ich habe die Anmeldung schon beantragt, aber ich bekomme die Meldebestätigung erst am …

    (I have already applied for registration, but I will only receive the registration certificate on …)

  3. Kann ich das Dokument auch am … im Büro einreichen?

    (Can I also submit the document at the office on …?)

Guten Tag Frau Neumann,

vielen Dank für Ihre E-Mail. Ich habe verstanden, dass die Meldebestätigung für die Behörde noch fehlt. Ich habe die Anmeldung schon beantragt, aber den Termin erst am Donnerstag. Ich sende Ihnen die Meldebestätigung sofort nach dem Termin per E-Mail.

Ist das noch innerhalb der Frist? Falls nicht, kann ich vorläufig einen Nachweis der Anmeldung schicken?

Viele Grüße
Aylin Yilmaz
Good day Ms. Neumann,

Thank you very much for your email. I understand that the registration certificate is still missing for the authorities. I have already applied for registration, but my appointment is not until Thursday. I will email you the registration certificate immediately after the appointment.

Will that still be within the deadline? If not, can I send temporary proof of registration?

Kind regards
Aylin Yilmaz