A2.42 - Organisation and delegation - Exercises
Get your bookExercise 1: Match a word
Instruction: Match the items that have a related meaning.
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Exercise 2:
Exam preparation 
Instruction: Read the text, fill in the gaps with the missing words, and answer the questions below
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Aviso interno: reparto de tareas para un proyecto
Asunto: Proyecto cliente - reparto de tareas (entrega el viernes)
Equipo: hoy actualizamos la del y hemos fijado la . Marta es la y supervisa el trabajo. Cada responsable debe por correo antes de las 17:00: estado de su tarea, posibles y lo que queda . Si el cliente cambia alguna parte del plan, coordinaremos la respuesta en la reunión de las 15:30.
Tareas: completar el final (Ana), revisar el presupuesto (Diego) y preparar la para el cliente (Sofía). Por favor, marcad cada tarea como realizado cuando esté lista y avisad si algo es .Subject: Client project – task allocation (due Friday)
Team: today we updated the project schedule and set the deadline. Marta is the team lead and oversees the work. Each person responsible must email an update before 17:00, including: the status of their task, any potential delays, and what is still outstanding. If the client changes any part of the plan, we will coordinate our response in the 15:30 meeting.
Tasks: complete the final report (Ana), review the budget (Diego), and prepare the notification for the client (Sofía). Please mark each task as done once it is ready, and let us know if anything is urgent.
-
¿Qué deben comunicar los responsables antes de las 17:00 y por qué es importante para el equipo?
(What do the people responsible need to communicate before 17:00, and why is it important for the team?)
Exercise 3:
Listening
Instruction: Listen to the audio and answer the questions.
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| True | False | |
|---|---|---|
|
(The project delivery is scheduled for Friday.) |
||
|
(Marta has to prepare tomorrow's meeting.) |
||
|
(If there is a delay, the person wants to receive the notification before six.) |
Exercise 4: Verb conjugations
Instruction: Choose the correct solution
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1. No creo que el líder ___ bien la agenda del proyecto.
(I don’t think the leader ___ the project schedule well.)2. No está claro que ___ la fecha límite sin avisar al equipo.
(It’s not clear that ___ the deadline without notifying the team.)3. No estoy seguro de que ___ el informe hoy; hay mucho pendiente.
(I’m not sure you’ll ___ the report today; there’s still a lot to do.)
Exercise 5:
Dialogue comprehension
Instruction: Practice the conversation with your teacher or fellow students.
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Repartir tareas antes de la entrega
Marta (líder de equipo): Show Javier, tenemos el proyecto de la web con fecha límite el viernes. ¿Puedes encargarte del informe?
(Javier, the website project deadline is Friday. Can you handle the report?)
Javier (analista): Show Sí, pero voy con retraso con otra tarea. ¿Lo necesitas con urgencia?
(Yes, but I’m behind on another task. Do you need it urgently?)
Marta (líder de equipo): Show Sí, es urgente. Completa primero el resumen y luego me informas por Teams, ¿vale?
(Yes, it’s urgent. Complete the summary first, then update me on Teams, okay?)
Javier (analista): Show Vale. Lo apunto en mi agenda para hoy y te mando una notificación cuando esté realizado.
(Okay. I’ll put it on my schedule for today and send you a notification when it’s done.)
Marta (líder de equipo): Show Perfecto. Yo superviso el resto y coordino con Diseño. Si queda algo pendiente, dímelo.
(Perfect. I’ll supervise the rest and coordinate with Design. If anything is still outstanding, let me know.)
Javier (analista): Show De acuerdo, me pongo ahora y te informo al final del día.
(All right, I’ll get started now and update you at the end of the day.)
Open questions:
1. ¿Qué tarea tiene Javier y para cuándo la debe completar?
What task does Javier have, and by when does he need to finish it?
Exercise 6: Discussion questions
Instruction: Speaking: translate and respond
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Useful expressions:
Necesito que completes esta tarea hoy, por favor. / ¿Puedes encargarte de esto y avisarme cuando esté realizado? / Hay un retraso, así que tenemos que coordinar y cumplir la fecha límite.
-
En tu trabajo hay un proyecto urgente con fecha límite mañana: ¿qué tarea delegas a un compañero y qué instrucciones claras le das?
At your job there is an urgent project with a deadline tomorrow: what task do you delegate to a colleague and what clear instructions do you give them?
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-
Un compañero se retrasa con su parte del informe: ¿cómo lo supervisas y qué información le pides para saber qué está pendiente y qué ya está realizado?
A colleague is running late with their part of the report: how do you supervise them and what information do you ask for to know what is still pending and what has already been completed?
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Exercise 7: Writing correspondence
Instruction: Write a reply to the following message appropriate to the situation
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Hola, Laura. Soy Marta. Para el proyecto del jueves necesitamos organizarnos hoy.
- Tú: revisa la agenda y coordina con Diseño el logo final.
- Yo: preparo el texto y el informe corto.
La fecha límite es mañana a las 17:00. ¿Puedes confirmarme si lo ves bien? Si hay retraso, avísame hoy, por favor.
Hi, Laura. It’s Marta. For Thursday’s project, we need to get organized today.
- You: review the agenda and coordinate with Design on the final logo.
- Me: I’ll prepare the text and the short report.
The deadline is tomorrow at 17:00. Can you confirm that this works for you? If there’s any delay, please let me know today.
Useful phrases:
-
Creo que puedo encargarme de… pero necesito…
(I think I can take care of… but I need…)
-
No creo que sea posible terminarlo para… porque…
(I don’t think it will be possible to finish it by… because…)
-
Te informo de que lo tendré listo el… a las…
(Just letting you know I’ll have it ready on… at…)
Hi Marta, yes, I think that works. Today I’ll review the agenda and call Design to confirm the final logo. Just letting you know I’ll send you my part tomorrow before 16:00. I don’t think I can have a long meeting with them because I have another task at 15:00, but I can coordinate by phone and email. If I see any delay, I’ll let you know today. Thanks.
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ISBN 979-13-88253-30-0
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