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A2.42 - Organisation and delegation
A2.42 - Organisation and delegation
A2.42 - Organisation and delegation

A2.42 - Organisation and delegation - Exercises

Organización y delegación

Exercise 1: Match a word

Instruction: Match the items that have a related meaning.

la fecha límite — el último día (the deadline — the last day)
la tarea pendiente — la tarea sin terminar (the pending task — the unfinished task)
completar la tarea — terminar la tarea (complete the task — finish the task)
coordinar el proyecto — organizar el proyecto (coordinate the project — organize the project)

Exercise 2: Exam preparation

Instruction: Read the text, fill in the gaps with the missing words, and answer the questions below

Aviso interno: reparto de tareas para un proyecto

Fill in the gaps: proyecto, retrasos, informe, líder, fecha límite, notificación, informar, agenda, urgente, pendiente

(Internal notice: task allocation for a project)

Asunto: Proyecto cliente - reparto de tareasEquipo: hoy actualizamos la del y hemos fijado la . Marta es la y supervisa el trabajo. Cada responsable debe por correo antes de las 17:00: estado de su tarea, posibles y lo que queda . Si el cliente cambia alguna parte del plan, coordinaremos la respuesta en la reunión de las 15:30.

Tareas: completar el final (Ana), revisar el presupuesto (Diego) y preparar la para el cliente. Por favor, marcad cada tarea como realizado cuando esté lista y avisad si algo es .
Subject: Client project – task allocation (due Friday)

Team: today we updated the project schedule and set the deadline. Marta is the team lead and oversees the work. Each person responsible must email an update before 17:00, including: the status of their task, any potential delays, and what is still outstanding. If the client changes any part of the plan, we will coordinate our response in the 15:30 meeting.

Tasks: complete the final report (Ana), review the budget (Diego), and prepare the notification for the client (Sofía). Please mark each task as done once it is ready, and let us know if anything is urgent.

  1. ¿Qué deben comunicar los responsables antes de las 17:00 y por qué es importante para el equipo?

    (What do the people responsible need to communicate before 17:00, and why is it important for the team?)

Exercise 3: Listening

Instruction: Listen to the audio fragment and indicate whether the following statements are true or false.

Hoy tengo que organizar el proyecto del cliente. En mi agenda la fecha límite es el viernes. Soy el líder y voy a supervisar el trabajo. A Marta le doy la responsabilidad del informe: debe completarlo hoy y avisarme cuando esté realizado. A Carlos le pido coordinar la reunión de mañana porque es urgente. Si hay un retraso, quiero una notificación y necesito que me informen antes de las seis. Ahora queda una tarea pendiente: revisar el presupuesto.
(Today I have to organize the client's project. In my agenda, the deadline is Friday. I am the leader and I am going to supervise the work. I give Marta responsibility for the report: she must complete it today and let me know when it is finished. I ask Carlos to coordinate tomorrow's meeting because it is urgent. If there is a delay, I want a notification and I need them to inform me before six. Now there is one task pending: review the budget.)
True False

(The project delivery is scheduled for Friday.)

(Marta has to prepare tomorrow's meeting.)

(If there is a delay, the person wants to receive the notification before six.)

Exercise 4: Multiple Choice

Instruction: Choose the correct solution

1. No creo que el líder ___ bien la agenda del proyecto.

(I don’t think the leader ___ the project schedule well.)

2. No está claro que ___ la fecha límite sin avisar al equipo.

(It’s not clear that ___ the deadline without notifying the team.)

3. No estoy seguro de que ___ el informe hoy; hay mucho pendiente.

(I’m not sure you’ll ___ the report today; there’s still a lot to do.)

Exercise 5: Dialogue Cards

Instruction: Practice the conversation with your teacher or fellow students.

1

Repartir tareas antes de la entrega

Exercise 6: Discussion questions

Instruction: Answer the questions using the vocabulary from this chapter.

Useful expressions:

Necesito que completes esta tarea hoy, por favor. / ¿Puedes encargarte de esto y avisarme cuando esté realizado? / Hay un retraso, así que tenemos que coordinar y cumplir la fecha límite.

  1. En tu trabajo hay un proyecto urgente con fecha límite mañana: ¿qué tarea delegas a un compañero y qué instrucciones claras le das?
    At your job there is an urgent project with a deadline tomorrow: what task do you delegate to a colleague and what clear instructions do you give them?

    __________________________________________________________________________________________________________

  2. Un compañero se retrasa con su parte del informe: ¿cómo lo supervisas y qué información le pides para saber qué está pendiente y qué ya está realizado?
    A colleague is running late with their part of the report: how do you supervise them and what information do you ask for to know what is still pending and what has already been completed?

    __________________________________________________________________________________________________________

Exercise 7: Writing correspondence

Instruction: Write a reply to the following message appropriate to the situation

Show translation

Hola, Laura. Soy Marta. Para el proyecto del jueves necesitamos organizarnos hoy.

  • Tú: revisa la agenda y coordina con Diseño el logo final.
  • Yo: preparo el texto y el informe corto.

La fecha límite es mañana a las 17:00. ¿Puedes confirmarme si lo ves bien? Si hay retraso, avísame hoy, por favor.

Hi, Laura. It’s Marta. For Thursday’s project, we need to get organized today.

  • You: review the agenda and coordinate with Design on the final logo.
  • Me: I’ll prepare the text and the short report.

The deadline is tomorrow at 17:00. Can you confirm that this works for you? If there’s any delay, please let me know today.

Useful phrases:

  1. Creo que puedo encargarme de… pero necesito…

    (I think I can take care of… but I need…)

  2. No creo que sea posible terminarlo para… porque…

    (I don’t think it will be possible to finish it by… because…)

  3. Te informo de que lo tendré listo el… a las…

    (Just letting you know I’ll have it ready on… at…)

Hola Marta: sí, creo que está bien. Hoy reviso la agenda y llamo a Diseño para confirmar el logo final. Te informo de que te envío mi parte mañana antes de las 16:00. No creo que pueda hacer una reunión larga con ellos, porque tengo otra tarea a las 15:00, pero puedo coordinar por teléfono y por correo. Si veo algún retraso, te aviso hoy. Gracias.
Hi Marta, yes, I think that works. Today I’ll review the agenda and call Design to confirm the final logo. Just letting you know I’ll send you my part tomorrow before 16:00. I don’t think I can have a long meeting with them because I have another task at 15:00, but I can coordinate by phone and email. If I see any delay, I’ll let you know today. Thanks.