Exercise 1: Writing correspondence

Instruction: Write a reply to the following message appropriate to the situation

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Email: You receive an email from your boss about an urgent project for tomorrow and you must reply confirming tasks and giving your opinion.

Asunto: Proyecto de mañana

Hola,

mañana tenemos un proyecto urgente con el cliente López. Creo que tú puedes coordinar al equipo y preparar un pequeño informe con lo más importante.

Por favor:

  • revisa la agenda de hoy;
  • asigna la tarea de la presentación a Marta;
  • infórmame si hay algo pendiente o algún retraso.

Estoy seguro de que todo estará listo antes de la fecha límite (mañana a las 10:00).

Gracias,
Javier

Subject: Tomorrow's project

Hello,

Tomorrow we have an urgent project with client López. I think you can coordinate the team and prepare a short report with the key points.

Please:

  • check today's agenda;
  • assign the presentation task to Marta;
  • let me know if anything is pending or if there are any delays.

I'm sure everything will be ready before the deadline (tomorrow at 10:00).

Thanks,
Javier

Understand the text:

  1. ¿Qué tareas concretas pide Javier que hagas para el proyecto?

    (What specific tasks does Javier ask you to do for the project?)

  2. ¿Para cuándo es la fecha límite del proyecto con el cliente López?

    (When is the deadline for the project with client López?)

Useful phrases:

  1. Creo que podemos…

    (I think we can…)

  2. No estoy seguro de que…

    (I'm not sure that…)

  3. Voy a coordinar / Informo que…

    (I'll coordinate / I'll let you know that…)

Hola Javier,

Gracias por tu correo. Creo que podemos terminar el proyecto a tiempo. Hoy voy a revisar la agenda y voy a coordinar al equipo. Voy a asignar la tarea de la presentación a Marta, como dices.

Ahora mismo no veo retrasos, pero no estoy seguro de que todo el informe esté completo. Te informo esta tarde si hay algo pendiente.

Un saludo,
[Tu nombre]
Hello Javier,

Thanks for your email. I think we can finish the project on time. Today I will check the agenda and coordinate the team. I will assign the presentation task to Marta, as you suggested.

At the moment I don't see any delays, but I'm not sure the whole report is complete. I'll let you know this afternoon if anything is pending.

Best regards,
[Your name]

Exercise 2: Match a word

Instruction: Match the items that have a related meaning.

Urgente — muy importante ahora (Urgente — muy importante ahora)
La fecha límite — el último día (La fecha límite — el último día)
Completar la tarea — terminar la tarea (Completar la tarea — terminar la tarea)
El líder — la persona responsable (El líder — la persona responsable)
Informar al equipo — dar información al equipo (Informar al equipo — dar información al equipo)

Exercise 3: Multiple Choice

Instruction: Choose the correct solution

1. Creo que el líder ___ la agenda porque la reunión es urgente.

(I think the leader ___ the agenda because the meeting is urgent.)

2. No creo que el jefe ___ la fecha límite del proyecto esta semana.

(I don't think the boss ___ the project's deadline this week.)

3. Está claro que el departamento ___ bien las tareas del equipo.

(It's clear that the department ___ the team's tasks well.)

4. No estoy seguro de que el nuevo coordinador ___ todas las notificaciones a tiempo.

(I'm not sure the new coordinator ___ all the notifications on time.)

Exercise 4: Dialogue Cards

Instruction: Select a situation and practice the conversation with your teacher or fellow students.

1

Organizar tareas para un proyecto

2

Delegar trabajo antes de un viaje

Exercise 5: Discussion questions

Instruction: Answer the questions using the vocabulary from this chapter.

Useful expressions:

En mi agenda tengo que... / La responsabilidad de... es de... / No estoy de acuerdo porque...

  1. En tu trabajo o estudios, ¿cómo organizas tus tareas cuando hay un proyecto urgente?
    At work or in your studies, how do you organize your tasks when there is an urgent project?

    __________________________________________________________________________________________________________

  2. Imagina que eres líder de un equipo pequeño: ¿qué tarea delegas a otra persona y por qué?
    Imagine you are the leader of a small team: which task would you delegate to someone else and why?

    __________________________________________________________________________________________________________

  3. Tienes un informe con la fecha límite cerca y vas con retraso. ¿Qué información das a tu jefe o a tu compañera?
    You have a report with a tight deadline and you're behind schedule. What information do you give your boss or colleague?

    __________________________________________________________________________________________________________

  4. En una reunión no estás de acuerdo con la decisión del líder sobre un proyecto. ¿Cómo expresas tu desacuerdo de forma educada?
    In a meeting you disagree with the leader's decision about a project. How do you express your disagreement politely?

    __________________________________________________________________________________________________________

Exercise 6: Writing exercise

Instruction: Write 6 to 8 lines explaining how you organize your work on a day with many urgent tasks and which responsibilities you share with your team or your family.

Useful expressions:

Creo que es importante porque… / Estoy de acuerdo con… / No estoy de acuerdo con… / Mi responsabilidad principal es… / Normalmente coordinamos / organizamos el trabajo así: …