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A2.40 - Office and meetings
A2.40 - Office and meetings
A2.40 - Office and meetings

A2.40 - Office and meetings - Exercises

Oficina y reuniones

Exercise 1: Match a word

Instruction: Match the items that have a related meaning.

Tener una reunión — Quedar para hablar (Have a meeting — Arrange to talk)
Dejar una nota — Escribir un mensaje (Leave a note — Write a message)
Imprimir — Sacar en papel (Print — Put on paper)
Mira, por favor — Oye, un momento (Look, please — Listen, a moment)

Exercise 2: Exam preparation

Instruction: Read the text, fill in the gaps with the missing words, and answer the questions below

Aviso interno: reunión de proyecto y sala reservada

Fill in the gaps: propuesta, cita, impresora, sala de reuniones, reunión, asistente

(Internal notice: project meeting and room reserved)

La empresa informa: mañana hay de proyecto en la a las 11:00. El prepara el despacho, revisa la y deja una nota si falta material. Los documentos para clientes deben estar listos antes de empezar.

Durante la reunión, cada persona puede decir si está de acuerdo o no con la . Si no puedes venir, avisa y pide otra . Al final se hace un resumen con las tareas y quién las acepta.
The company announces: tomorrow there is a project meeting in the meeting room at 11:00. The assistant prepares the office, checks the printer, and leaves a note if any supplies are missing. The documents for clients must be ready before the meeting starts.

During the meeting, each person can say whether they agree with the proposal or not. If you can’t attend, let us know and ask to reschedule. At the end, a summary is made of the tasks and who will take them on.

  1. ¿Qué medidas propone el aviso para que la reunión sea eficaz y qué harías tú si no estás de acuerdo con la propuesta?

    (What steps does the notice suggest to make the meeting effective, and what would you do if you don’t agree with the proposal?)

Exercise 3: Listening

Instruction: Listen to the audio fragment and indicate whether the following statements are true or false.

Hoy tengo una reunión en la empresa a las once. Antes voy al despacho para imprimir unos documentos, pero la impresora no funciona y lo noto enseguida. Llamo al asistente y me dice que tardará diez minutos. Acepto retrasar la reunión un poco. En la sala de reuniones haré una presentación y luego hablaré con clientes. También invitaré a dos compañeros. Al final, dejo una nota sobre la cita de mañana.
(Today I have a meeting at the company at eleven. Before that I go to the office to print some documents, but the printer doesn’t work and I notice it right away. I call the assistant and he tells me it will take ten minutes. I agree to delay the meeting a bit. In the meeting room I will give a presentation and then I will speak with clients. I will also invite two colleagues. In the end, I leave a note about tomorrow’s appointment.)
True False

(The meeting was scheduled for 11:00 and is delayed a bit because of a problem with the printer.)

(The speaker already spoke with the clients before entering the meeting room.)

(In the end, the speaker leaves a note about an appointment for the next day.)

Exercise 4: Multiple Choice

Instruction: Choose the correct solution

1. Oye, ___ la invitación para la reunión y te mando la hora.

(Hey, ___ the invitation to the meeting and I’ll send you the time.)

2. Mira, si no ___ imprimir ahora, usa la impresora de la sala de reuniones.

(Look, if you can’t ___ print right now, use the printer in the meeting room.)

3. Perdone, ___ un momento en la sala de reuniones, que ya llega el asistente.

(Excuse me, ___ in the meeting room for a moment—the assistant will be here any minute now.)

Exercise 5: Dialogue Cards

Instruction: Practice the conversation with your teacher or fellow students.

1

La impresora no funciona

Exercise 6: Discussion questions

Instruction: Answer the questions using the vocabulary from this chapter.

Useful expressions:

Mira, yo creo que… / Yo pienso que… / Estoy de acuerdo, pero… / No estoy de acuerdo porque… / ¿Puedes imprimir esto, por favor? Necesito una copia para la reunión.

  1. Tienes una cita en la sala de reuniones y la impresora no funciona; ¿qué dices y qué haces para solucionar el problema?
    You have an appointment in the meeting room and the printer isn't working; what do you say and what do you do to solve the problem?

    __________________________________________________________________________________________________________

  2. En una reunión de trabajo, un compañero propone una idea que no te convence; ¿cómo expresarías tu acuerdo o desacuerdo de forma educada?
    In a work meeting, a coworker suggests an idea that doesn't convince you; how would you express your agreement or disagreement politely?

    __________________________________________________________________________________________________________

Exercise 7: Writing correspondence

Instruction: Write a reply to the following message appropriate to the situation

Show translation

Hola, ¿qué tal?

Mira, han cambiado la reunión con el cliente: ahora es a las 12:30 en la sala de reuniones. ¿Puedes venir?

Otra cosa: la impresora del despacho no imprime bien. Yo puedo llamar a soporte, pero quizá es mejor imprimir en la de la planta 2.

¿Estás de acuerdo? Gracias.
Lucía

Hi, how are you?

Listen, they’ve changed the meeting with the client: now it’s at 12:30 in the meeting room. Can you make it?

One more thing: the office printer isn’t printing properly. I can call support, but maybe it’s better to print on the one on the 2nd floor.

Do you agree? Thanks.
Lucía

Useful phrases:

  1. Mira, puedo ir a la reunión a las…

    (Listen, I can make the meeting at…)

  2. No estoy de acuerdo con…, porque…

    (I don’t agree with…, because…)

  3. Perdona, ¿puedes…?

    (Sorry, can you…?)

Hola, Lucía. Sí, puedo ir a la reunión a las 12:30 en la sala de reuniones. Sobre la impresora: estoy de acuerdo en imprimir en la de la planta 2 para no perder tiempo. Yo puedo imprimir las copias si me envías el archivo antes de las 12:00. Perdona, ¿puedes llamar a soporte después de la reunión para que revisen la impresora del despacho? Gracias.
Hi, Lucía. Yes, I can make the meeting at 12:30 in the meeting room. About the printer: I agree that we should use the one on the 2nd floor so we don’t waste time. I can print the copies if you send me the file before 12:00. Sorry, can you call support after the meeting so they can check the office printer? Thanks.