Exercise 1: Match a word

Instruction: Match the items that have a related meaning.

L'agenda — Il programma (L'agenda — The agenda)
L'appuntamento — L'incontro fissato (L'appuntamento — The scheduled meeting)
Rinviare — Spostare a un altro giorno (Rinviare — Postpone to another day)
Essere d'accordo — Condividere la stessa opinione (Essere d'accordo — Share the same opinion)

Exercise 2: Exam preparation

Instruction: Read the text, fill in the gaps with the missing words, and answer the questions below

Avviso interno: riunione di team e preparazione

Fill in the gaps: rinviare, stampa, stampante, agenda, decisione, collega, d’accordo, proposta, sala riunioni, appuntamento

(Internal notice: team meeting and preparation)

Avviso interno – Ufficio Progetti

Domani alle 10:00 c’è una riunione nella al terzo piano. Tema: organizzazione del lavoro per la prossima settimana. Nell’ trovate i punti: scadenze, dei documenti e breve presentazione dei risultati. Se avete una , mandatela via e-mail entro oggi alle 17:00. Durante la riunione cerchiamo di essere chiari e brevi: prima ascoltiamo, poi facciamo domande e alla fine prendiamo una .

Nota pratica: la vicino all’ufficio marketing non funziona. Per oggi usate quella accanto alla reception. Se dovete un , avvisate il e lasciate una nota sulla scrivania della segreteria. Se siete con il nuovo ordine del giorno, rispondete “ok”; se non siete d’accordo, scrivete in due righe il motivo.
Internal notice – Projects Office

Tomorrow at 10:00 there will be a meeting in the meeting room on the third floor. Topic: organising the work for next week. In the agenda you will find the items: deadlines, printing of documents and a short presentation of the results. If you have a proposal , send it by e-mail by 17:00 today. During the meeting we should be clear and concise: first we listen, then we ask questions and finally we make a decision .

Practical note: the printer near the marketing office is not working. For today, please use the one next to reception. If you need to postpone an appointment , inform the colleague and leave a note on the secretary’s desk. If you agree with the new agenda, reply “ok”; if you don’t agree, write two lines explaining why.

  1. Cosa bisogna fare se la stampante vicino all’ufficio marketing non funziona?

    (What should you do if the printer near the marketing office is not working?)

Exercise 3: Listening

Instruction: Listen to the audio fragment and indicate whether the following statements are true or false.

Stamattina in ufficio controllo l'agenda e vedo un appuntamento alle dieci nella sala riunioni. Devo fare una presentazione con un collega, ma la stampante non funziona e non posso stampare le copie. Propongo di rinviare l'inizio di mezz'ora e lui accetta. Poco dopo arriva un'altra collega e non è d'accordo: dice che così perdiamo produttività. Alla fine decidiamo di fare la riunione alle dieci comunque e io mando i documenti per email. Prima di uscire lascio una nota alla reception.
(This morning at the office I check the schedule and see an appointment at ten in the meeting room. I have to give a presentation with a colleague, but the printer isn't working and I can't print the copies. I suggest delaying the start by half an hour and he agrees. Shortly after, another colleague arrives and disagrees: she says we'll lose productivity that way. In the end we decide to hold the meeting at ten anyway and I send the documents by email. Before leaving I leave a note at reception.)
True False

(The meeting is moved to a later time because there's a problem with the printer.)

(All colleagues agree with the proposal to postpone the meeting.)

(They decide to keep the scheduled time and send the documents by email.)

Exercise 4: Multiple Choice

Instruction: Choose the correct solution

1. Durante la riunione, io ___ ___ la proposta del collega.

(During the meeting, I ___ ___ my colleague's proposal.)

2. Prima di stampare l'agenda, noi ___ ___ la decisione del capo.

(Before printing the agenda, we ___ ___ the boss's decision.)

3. Quando sei arrivato in ufficio, tu ___ ___ l'appuntamento in sala riunioni.

(When you arrived at the office, you ___ ___ the appointment for the meeting room.)

Exercise 5: Dialogue Cards

Instruction: Practice the conversation with your teacher or fellow students.

1

Rinviare la riunione urgente

2

Proposta per la presentazione

Exercise 6: Discussion questions

Instruction: Answer the questions using the vocabulary from this chapter.

Useful expressions:

Secondo me…, però non sono d’accordo con… / Sono d’accordo: procediamo con questa proposta. / Proviamo a rinviare e inserire l’argomento nell’agenda.

  1. Dopo una riunione in ufficio, qual è stata la decisione più importante e sei d’accordo? Spiega in una frase.
    After a meeting at the office, what was the most important decision and do you agree with it? Explain in one sentence.

    __________________________________________________________________________________________________________

  2. Durante una riunione un collega propone qualcosa che non ti convince: cosa dici gentilmente e cosa suggerisci di fare (accettare o rinviare)?
    During a meeting, a colleague suggests something that doesn't convince you: what do you say politely and what do you propose to do (accept or postpone)?

    __________________________________________________________________________________________________________

Exercise 7: Writing correspondence

Instruction: Write a reply to the following message appropriate to the situation

Show translation

Ciao, sono Marco (ufficio vendite). Domani abbiamo la riunione in sala riunioni alle 9:00, ma ho un appuntamento alle 9:30.

Ti va di rinviare la riunione alle 11:00? Secondo me così siamo più tranquilli e più produttivi. Dimmi se sei d'accordo o no. Se puoi, lasciami una nota con la tua decisione entro oggi alle 16:00.

Hi, I’m Marco (sales office). Tomorrow we have the meeting in the meeting room at 9:00, but I have an appointment at 9:30.

Would you be willing to move the meeting to 11:00? I think that way we’ll be more relaxed and more productive. Let me know if you agree or not. If you can, leave me a note with your decision by today at 4:00 PM.

Useful phrases:

  1. Sono d'accordo, possiamo spostarla a…

    (I agree, we can move it to…)

  2. Non sono d'accordo perché…

    (I don’t agree because…)

  3. Se vuoi, facciamo alle… / Mandami l'agenda e…

    (If you want, let’s do it at… / Send me the agenda and…)

Ciao Marco, grazie del messaggio. Non sono d'accordo a rinviare alle 11:00 perché alle 11 ho una chiamata con un cliente. Possiamo farla alle 10:00 e provare a finire in 30 minuti? Così restiamo produttivi e tu fai il tuo appuntamento. Se va bene, mandami l'invito in agenda e avviso gli altri colleghi. A dopo!
Hi Marco, thanks for the message. I don’t agree with postponing it to 11:00 because I have a call with a client at 11. Can we do it at 10:00 and try to finish in 30 minutes? That way we stay productive and you can make your appointment. If that works, send me the calendar invite and I’ll notify the others. See you later!