Previous Next
A2.40 - Office and meetings
A2.40 - Office and meetings
A2.40 - Office and meetings

A2.40 - Office and meetings - Exercises

Ufficio e riunioni

Exercise 1: Match a word

Instruction: Match the items that have a related meaning.

L'agenda — il programma della riunione (Agenda — the meeting agenda)
L'appuntamento — la riunione fissata (Appointment — the scheduled meeting)
Essere d'accordo — accettare la proposta (To agree — to accept the proposal)
Rinviala! — Spostala a dopo! (Reschedule it! — Move it to later!)

Exercise 2: Exam preparation

Instruction: Read the text, fill in the gaps with the missing words, and answer the questions below

Avviso interno: riunione di progetto

Fill in the gaps: agenda, proposta, non essere d'accordo, sala riunioni, rinviare, decisione, stampante, produttività, essere d'accordo, lasciare una nota, appuntamento

(Internal notice: project meeting)

Domani alle 10:00 c'è la riunione di progetto in . L' : 1) stato della e dei documenti per la presentazione, 2) per migliorare la , 3) su tempi e prossimi passi. Se non puoi venire, al collega responsabile entro oggi alle 17:00.

Durante la riunione si chiedono interventi brevi e chiari. È possibile o con una proposta, ma è importante spiegare il motivo e, se necessario, proporre di un punto all' successivo.
Tomorrow at 10:00 there will be a project meeting in the meeting room. The agenda: 1) status of the printer and the documents for the presentation, 2) a proposal to improve productivity, 3) decisions on timing and next steps. If you cannot attend, leave a note for the colleague in charge by today at 17:00.

During the meeting, brief and clear contributions are requested. You may agree or disagree with a proposal, but it is important to explain why and, if necessary, suggest postponing an item to the next meeting.

  1. Quali sono i tre punti dell'agenda e cosa deve fare chi non può partecipare alla riunione?

    (What are the three items on the agenda and what should someone do if they cannot attend the meeting?)

Exercise 3: Listening

Instruction: Listen to the audio fragment and indicate whether the following statements are true or false.

Domani ho un appuntamento in ufficio con due colleghi. Nell'agenda ho segnato le dieci nella sala riunioni. Devo fare una presentazione breve sul nuovo modo di organizzare i turni. Un collega è d'accordo con la mia proposta, l'altro non è d'accordo e vuole rinviare la decisione a venerdì. Inoltre la stampante oggi non funziona, quindi lascio una nota alla reception per farla controllare.
(Tomorrow I have a meeting at the office with two colleagues. In my calendar I wrote ten o'clock in the meeting room. I need to give a short presentation about the new way of organizing the shifts. One colleague agrees with my proposal, the other doesn't and wants to postpone the decision until Friday. Also, the printer isn't working today, so I'll leave a note at reception asking them to check it.)
True False

(The meeting is scheduled for ten and is already written in the calendar.)

(All colleagues immediately accept the proposal and make an immediate decision.)

(There is a problem with the printer and the speaker leaves a note so someone will check it.)

Exercise 4: Multiple Choice

Instruction: Choose the correct solution

1. Alla fine della riunione, la collega ha detto che ___ ___ la proposta troppo in fretta.

(At the end of the meeting, our colleague said that ___ ___ the proposal too quickly.)

2. Quando siamo arrivati in sala riunioni, il capo ___ già ___ la decisione senza discuterne.

(When we arrived in the meeting room, the boss ___ already ___ the decision without discussing it.)

3. Ieri ho scoperto che tu ___ ___ l'appuntamento prima di controllare l'agenda.

(Yesterday I discovered that you ___ ___ the appointment before checking the calendar.)

Exercise 5: Dialogue Cards

Instruction: Practice the conversation with your teacher or fellow students.

1

Riunione rinviata per urgenza

Exercise 6: Discussion questions

Instruction: Answer the questions using the vocabulary from this chapter.

Useful expressions:

Sono d'accordo perché... / Non sono d'accordo perché... / Rinviamo la decisione a domani, per favore. / Prendi nota e inseriscilo nell'agenda.

  1. Dopo una riunione, un collega propone di rinviare una decisione: sei d'accordo o no? Spiega brevemente perché.
    After a meeting, a colleague suggests postponing a decision: do you agree or not? Briefly explain why.

    __________________________________________________________________________________________________________

  2. Devi fissare un appuntamento in ufficio: cosa scrivi nell'agenda e dove tieni la riunione, in ufficio o in sala riunioni?
    You need to schedule an appointment at the office: what do you write in the calendar and where will you hold the meeting — in your office or in the conference room?

    __________________________________________________________________________________________________________

Exercise 7: Writing correspondence

Instruction: Write a reply to the following message appropriate to the situation

Show translation

Oggetto: Riunione di domani - ordine del giorno

Ciao,

domani alle 10:00 vorrei fissare un appuntamento in sala riunioni per parlare del progetto. Ho una proposta: fare una breve presentazione (15 minuti) e poi decidere i prossimi passi. Per me va bene finire entro le 10:45.

Se sei d'accordo, conferma. Se no, dimmi un altro orario e il motivo (agenda piena, ecc.).

Grazie,
Marco

Subject: Tomorrow's meeting - agenda

Hi,

Tomorrow at 10:00 I'd like to schedule an appointment in the meeting room to discuss the project. I have a proposal: give a short presentation (15 minutes) and then decide the next steps. I can finish by 10:45.

If you agree, please confirm. If not, tell me another time and the reason (busy schedule, etc.).

Thanks,
Marco

Useful phrases:

  1. Per me va bene, sono d'accordo.

    (That works for me, I agree.)

  2. Non sono d'accordo perché... Possiamo spostare a...?

    (I don't agree because... Could we move it to...?)

  3. Se vuoi, rinviamolo a... / Facciamolo alle...

    (If you prefer, let's postpone it to... / Let's do it at...)

Ciao Marco,

grazie per il messaggio. Per me la riunione domani alle 10:00 in sala riunioni va bene e sono d'accordo con la tua proposta: presentazione breve e poi decidiamo i prossimi passi. Possiamo finire entro le 10:45.

Solo una cosa: puoi mandarmi l'ordine del giorno? Così mi preparo.

A domani,
Laura
Hi Marco,

Thanks for your message. The meeting tomorrow at 10:00 in the meeting room works for me and I agree with your proposal: a short presentation and then we decide the next steps. We can finish by 10:45.

One thing: could you send me the agenda? That way I can prepare.

See you tomorrow,
Laura