Exercise 1: Match a word

Instruction: Match the items that have a related meaning.

Un incarico importante — Un compito importante (Un incarico importante — An important task)
Completare un progetto — Finire un progetto (Completare un progetto — Completing a project)
Delegare un compito — Affidare un compito a qualcuno (Delegare un compito — Delegating a task)
Avere l’autonomia — Essere indipendenti nel lavoro (Avere l’autonomia — Having autonomy)

Exercise 2: Exam preparation

Instruction: Read the text, fill in the gaps with the missing words, and answer the questions below

Nuovo sistema di gestione dei progetti in ufficio

Fill in the gaps: raggiunti, agenda, attesa, responsabile, incarico, delega, completare, sono, priorità, valutazione

(New project management system at the office)

Da lunedì il nostro ufficio usa un nuovo sistema per l’organizzazione dei progetti. Ogni mattina il project manager controlla l’ e decide la dei compiti. Poi le attività: ogni membro del team è per una parte del lavoro e deve il proprio entro la settimana.

Il venerdì pomeriggio il project manager fa una breve con il team. Controlla quali obiettivi sono stati e quali attività sono ancora in . Durante la riunione tutti possono dire se d’accordo o non sono d’accordo con la distribuzione del lavoro e proporre idee per migliorare l’autonomia del gruppo.
Since Monday our office has been using a new system to organize projects. Every morning the project manager checks the schedule and decides the priority of the tasks. Then they delegate the activities: each team member is responsible for a portion of the work and must complete their assignment within the week.

On Friday afternoons the project manager holds a short review with the team. They check which goals have been met and which tasks are still pending. During the meeting everyone can say whether they agree or disagree with how the work was distributed and suggest ideas to improve the team’s autonomy.

  1. Perché l’ufficio usa un nuovo sistema per l’organizzazione dei progetti, secondo te?

    (Why do you think the office is using a new system to organize projects?)

Exercise 3: Listening

Instruction: Listen to the audio fragment and indicate whether the following statements are true or false.

Domani devo organizzare il lavoro del team. Ho un nuovo incarico nel progetto e poco tempo. Nell'agenda la priorità è completare il report entro le tre. Delego a Marco la raccolta dei dati: lui è responsabile di questa parte e ha autonomia. Io controllo il sistema e preparo la valutazione finale. Per ora siamo in attesa della conferma del cliente; se arriva oggi, avremo già raggiunto metà del lavoro.
(Tomorrow I need to organize the team's work. I have a new assignment on the project and little time. The priority in my schedule is to finish the report by three o'clock. I am delegating data collection to Marco: he is responsible for that part and has autonomy. I will check the system and prepare the final evaluation. For now we are waiting for the client's confirmation; if it arrives today, we'll already have completed half the work.)
True False

(The person must finish a report by the afternoon and considers it the priority in their schedule.)

(The data collection was assigned to Marco, so it is no longer the speaker's responsibility.)

(The client has already confirmed and the project is completed.)

Exercise 4: Multiple Choice

Instruction: Choose the correct solution

1. Per questo progetto sono d’accordo: ___ a Marco la gestione dell’agenda.

(For this project I agree: ___ Marco with managing the schedule.)

2. Non sono d’accordo: oggi abbiamo già completato il report e ___ anche la valutazione ieri.

(I don't agree: today we've already finished the report and ___ the evaluation yesterday.)

3. Hai ragione, ieri ___ l’incarico prima della riunione con il direttore.

(You're right — yesterday ___ the task before the meeting with the director.)

Exercise 5: Dialogue Cards

Instruction: Practice the conversation with your teacher or fellow students.

1

Organizzare il progetto del cliente

2

Riorganizzare l’agenda della settimana

Exercise 6: Discussion questions

Instruction: Answer the questions using the vocabulary from this chapter.

Useful expressions:

Sono responsabile di… / Secondo me la priorità è… / Sono d'accordo / Non sono d'accordo perché…

  1. Nel tuo lavoro o nei tuoi studi, che tipo di incarichi svolgi di solito? Descrivi brevemente un progetto per cui sei responsabile.
    In your work or studies, what kinds of tasks do you usually do? Briefly describe a project you are responsible for.

    __________________________________________________________________________________________________________

  2. Domani sei molto occupato: cosa puoi delegare a un collega e cosa preferisci fare personalmente?
    Tomorrow you're very busy: what can you delegate to a colleague and what would you prefer to handle yourself?

    __________________________________________________________________________________________________________

  3. Come organizzi la tua giornata di lavoro? Usi un'agenda o un sistema per gestire tempo e priorità?
    How do you organize your workday? Do you use a planner or a system to manage your time and priorities?

    __________________________________________________________________________________________________________

  4. Racconta una volta in cui non eri d'accordo con un collega sulla gestione di un progetto: come hai espresso il tuo disaccordo in modo gentile?
    Describe a time when you disagreed with a colleague about how to manage a project: how did you express your disagreement politely?

    __________________________________________________________________________________________________________

Exercise 7: Writing correspondence

Instruction: Write a reply to the following message appropriate to the situation

Show translation

Ciao [Nome],

da lunedì cambiamo l’organizzazione del progetto marketing. Tu sarai responsabile per la gestione del tempo del team.

Per favore:

  • controlla l’agenda e prepara un piano per la settimana;
  • delegare a Luca le email ai clienti;
  • verificare che tutti i compiti siano completati entro venerdì.

Se non sei d’accordo con qualcosa, scrivimi. Aspetto una tua conferma.

Grazie,
Silvia

Hi [Name],

starting Monday we are changing the organization of the marketing project. You will be responsible for the team’s time management.

Please:

  • check the calendar and prepare a plan for the week;
  • delegate client emails to Luca;
  • ensure that all tasks are completed by Friday.

If you do not agree with anything, write to me. I look forward to your confirmation.

Thanks,
Silvia

Useful phrases:

  1. ciao Silvia,

    (Hi Silvia,)

  2. sono d’accordo con...

    (I agree with...)

  3. non sono d’accordo su... perché...

    (I don’t agree with... because...)

Ciao Silvia,

grazie per l’email. Sono d’accordo con la nuova organizzazione del progetto. Posso controllare l’agenda e preparare un piano per la settimana.

Per me va bene delegare a Luca le email ai clienti. Solo non sono d’accordo sulla scadenza di venerdì, perché domani ho un’altra riunione importante. Possiamo spostare un compito a lunedì prossimo?

Fammi sapere, così confermo tutto.

Saluti,
[Nome]
Hi Silvia,

Thanks for the email. I agree with the new organization of the project. I can check the calendar and prepare a plan for the week.

I’m fine with delegating client emails to Luca. I only disagree with the Friday deadline because I have another important meeting tomorrow. Can we move one task to next Monday?

Let me know so I can confirm everything.

Regards,
[Name]