B1.2 - Writing e-mails and letters
Writing professional emails
Writing professional emails

Writing professional emails

Professionelle E-Mails schreiben

So nutzen Sie professionelle Formulierungen in E-Mails.
How to use professional phrasing in emails.

Exercise 1: Language immersion

Instruction: Watch the video and answer the related questions.

Word Translation
Die Formulierungen The phrases
Die E-Mails The emails
Die Geduld Patience
Die Idee The idea
Der Arbeitskollege The coworker
Machen To do
Sich zurückmelden To get back
Vorschlagen To suggest
Sich bedanken To thank
Gern Gladly
Hier sind drei Formulierungen, die deine E-Mails professioneller machen. (Here are three phrases that make your emails more professional.)
Erstes Beispiel: Wenn du länger gebraucht hast, um zu antworten, schreibe nicht "Entschuldige bitte, dass ich mich erst jetzt zurückmelde." (First example: If it took you longer to respond, don’t write “Sorry that I’m only getting back to you now.”)
Schreibe stattdessen: "Vielen Dank für deine Geduld." (Write instead: “Thank you for your patience.”)
Zweitens: Wenn du einem Arbeitskollegen eine Idee vorschlagen möchtest, schreibe nicht: "Ich denke, wir sollten das so und so machen." (Second: If you want to suggest an idea to a coworker, don’t write: “I think we should do it this and that way.”)
Schreibe stattdessen: "Es wäre am besten, wenn wir das so oder so machen." (Write instead: “It would be best if we did it this way or that way.”)
Drittens: Wenn sich ein Arbeitskollege bei dir bedankt und du sagen möchtest "Gern geschehen", schreibe nicht: "Ach, gar kein Problem." (Third: If a coworker thanks you and you want to say “You’re welcome,” don’t write: “Oh, no problem at all.”)
Schreibe stattdessen: "Immer wieder gern." (Write instead: “Anytime.”)

1. Welche Formulierung passt, wenn du spät auf eine E-Mail antwortest?

(Which phrase fits when you reply late to an email?)

2. Welche Formulierung wird als höflicher Vorschlag für eine Idee empfohlen?

(Which phrasing is recommended as a more polite suggestion for an idea?)

3. Welche Antwort ist passend, wenn sich ein Arbeitskollege bei dir bedankt?

(Which reply is appropriate when a coworker thanks you?)

Exercise 2: Use the website or the reading text

Instruction: You need to quickly write a modern, professional email to a new customer.

Task: Notieren Sie vier Tipps für moderne Formulierungen und schreiben Sie anschließend eine kurze E‑Mail mit Betreff, Einleitung und Schlussformel.

(Write down four tips for modern phrasing and then write a short email with a subject line, introduction, and closing phrase.)

URL: Professionelle Floskeln in E‑Mails

Gute geschäftliche Korrespondenz ist für viele Firmen wichtig. Wenn E‑Mails altmodisch klingen, wirkt das unprofessionell. Moderne Kommunikation setzt auf Klarheit, Freundlichkeit und einen kundenorientierten Ton. Statt leerer Floskeln sollte man konkret schreiben: Was ist die Absicht? Welche Angaben braucht der Empfänger?

Eine klare Struktur hilft: ein präziser Betreff, eine kurze Einleitung und danach die wichtigsten Punkte in kurze Sätze. Formulieren Sie positiv und verwenden Sie aktive Verben. Vermeiden Sie Schachtelsätze, Abkürzungen und Wortmonster. Achten Sie außerdem auf korrekte Rechtschreibung. Für höfliche Distanz kann man den Konjunktiv II nutzen, zum Beispiel: Ich nähme Ihren Vorschlag gern auf.

Use in your answer: Floskeln / Klarheit / kundenorientiert / kurze Sätze / Betreff / Ich nähme