Process passive with modal verbs

Vorgangspassiv mit Modalverben

Es beschreibt eine Handlung, die durch ein Modalverb (muss, kann, soll) im Passiv ausgedrückt wird. Beispiel: Der Schaden muss repariert werden.

(It describes an action that is expressed in the passive voice using a modal verb (muss, kann, soll). Example: Der Schaden muss repariert werden.)

Teacher explanation

What this grammar does (Vorgangspassiv + modal verb)

Use this form when the action/process matters, not the person doing it.

Active (often with “man”): someone has to do something.
Passive: something has to be done / can be done / should be done.

Meaning	German pattern	Typical English
necessity	müssen	must / have to
possibility	können	can / be able to
recommendation / expectation	sollen	should / are supposed to

Build it step by step (the reliable formula)

Choose the object from the active sentence and make it the subject (Nominative).
Keep the modal verb in position 2 and conjugate it (muss/kann/soll …).
Put the main verb as Partizip II near the end.
Add werden as the final verb element.

Formula: Subject + modal verb + … + Partizip II + werden

Active	Passive with modal
Man muss den Schaden reparieren.	Der Schaden muss repariert werden.
Man kann das Formular ausfüllen.	Das Formular kann ausgefüllt werden.
Man soll die Aufgaben erledigen.	Die Aufgaben sollen erledigt werden.

Word order: where the verbs go (and what often confuses learners)

Main clause: the modal verb is in position 2; the verb cluster is at the end: Partizip II + werden.
Time/place info stays in the “middle field” before the final verbs.

Good: Die Unterlagen müssen bis morgen per E-Mail geschickt werden.

Common mistake: ~~Die Unterlagen müssen bis morgen per E-Mail werden geschickt.~~

Two infinitives? Here it’s different: Partizip II + werden

In German, you might expect “modal + infinitive + infinitive”. But in this passive structure, you need:

Partizip II of the main verb (bezahlt, geprüft, unterschrieben, erstellt …)
werden at the end

Correct: Die Bewerbungen müssen bis Freitag geprüft werden.

Wrong: ~~Die Bewerbungen müssen bis Freitag prüfen werden.~~

Do I need “von” / “durch”? Only if the agent matters

Often, the sentence is complete without naming who does it.

No agent needed: Die Reisekosten müssen zuerst kontrolliert werden.
Agent (who): … von der Buchhaltung kontrolliert werden.
Means/cause (by what): … durch ein neues System kontrolliert werden.

Tip: If your goal is to sound professional and objective (emails, reports), leaving out the agent is normal.

Self-check: 5 quick questions before you choose the form

Is the focus on what must/can/should be done (not who does it)?
Can you identify the object in the active sentence (accusative)?
Did you make that object the subject in passive?
Did you place Partizip II + werden at the end?
Did you add von/durch only if it adds useful information?

Mini pattern library (for work situations)

Use case	Example
deadlines	Der Bericht muss bis 16 Uhr fertiggestellt werden.
process instructions	Die Daten sollen regelmäßig gesichert werden.
options / flexibility	Der Termin kann online gebucht werden.
compliance	Die Sicherheitsregeln müssen im Labor eingehalten werden.

Modalverb + infinitive + passive
Sentences in the process passive with Modalverben often do not use a preposition.
The modal verbs müssen, können, sollen change the meaning; the sentence becomes a goal in the future.

Aktiv (Active)	Vorgangspassiv (Process passive)
Man muss den Schaden reparieren. (The damage has to be repaired.)	Der Schaden muss repariert werden, bevor wir weitermachen können. (The damage must* be repaired before we can continue.*)
Man kann das Formular ausfüllen. (The form can be filled out.)	Das Formular kann später korrigiert werden. (The form can* be corrected later.*)
Man soll die Aufgaben erledigen. (The tasks should be completed.)	Die Aufgaben sollen von jedem Teammitglied erledigt werden. (The tasks should* be completed by every team member.*)

Exceptions!

In the process passive with modal verbs, the verb is used in the infinitive.
Prepositions such as von and durch are not always necessary.

Exercise 1: Multiple choice

Instruction: Choose the correct answer

1. Die Bewerbungen ______ bis Freitag geprüft werden, sonst kann der Geschäftsführer keine Entscheidung treffen.

2. Die neuen Zugangsdaten ______ morgen in der Verwaltung erstellt werden.

3. Die Schichtpläne ______ von allen Teammitgliedern unterschrieben werden.

4. Die Reisekosten müssen zuerst von der Buchhaltung ______.

Exercise 2: Rewrite the phrases

Instruction: Convert the sentences into the passive voice with a modal verb (Man + modal verb + infinitive → The ... + modal verb + past participle + be).

Show/Hide translation Show/Hide hints

Man muss die Rechnung heute bezahlen.

⇒ ______________________________________________________________________________________________________________ Example
Die Rechnung muss heute bezahlt werden.
(The bill must be paid today.)
Man kann den Termin auch online buchen.

⇒ ______________________________________________________________________________________________________________ Example
Der Termin kann auch online gebucht werden.
(The appointment can also be booked online.)
Man soll die Sicherheitsregeln im Labor einhalten.

⇒ ______________________________________________________________________________________________________________ Example
Die Sicherheitsregeln sollen im Labor eingehalten werden.
(The safety rules should be followed in the lab.)
Man muss den Vertrag vor dem Start unterschreiben.

⇒ ______________________________________________________________________________________________________________ Example
Der Vertrag muss vor dem Start unterschrieben werden.
(The contract must be signed before the start.)

Exercise 3: Multiple Choice

Instruction: Choose the correct form in the dynamic passive with a modal verb.