A2.40 - Office and meetings
How should I lead a meeting?
How should I lead a meeting?

How should I lead a meeting?

Hoe moet ik een vergadering leiden?

Tips en trucs hoe je een vergadering leuker en duidelijker kunt maken.
Tips and tricks on how to make a meeting more enjoyable and clearer.

Exercise 1: Language immersion

Instruction: Watch the video and answer the related questions.

Word Translation
De argumenten voor Arguments in favour
De argumenten tegen Arguments against
De discussie The discussion
De voorzitter The chair
De vergadering The meeting
Wie is voor Who is in favour
Wie is tegen Who is against
Het voorstel The proposal
Soms is een vergadering saai of te lang. (Sometimes a meeting is boring or too long.)
Mensen praten veel, maar er komt weinig resultaat. (People talk a lot, but little gets done.)
Je kunt een flip-over gebruiken om ideeën op te schrijven. (You can use a flip chart to write down ideas.)
Iedereen kan dan zien wat belangrijk is. (That way everyone can see what is important.)
Je kunt ook een korte pitch van één minuut doen. (You can also give a short one-minute pitch.)
Zo krijgt iedereen even de tijd om te praten. (This gives everyone a brief chance to speak.)
Daarna kun je snel verder met de discussie. (After that you can quickly continue the discussion.)
Een andere manier is om handen op te steken voor of tegen een voorstel. (Another option is to raise hands for or against a proposal.)
Zo weet je meteen wat iedereen vindt. (That way you immediately know what everyone thinks.)
Met deze tips wordt de vergadering duidelijker en energieker. (With these tips the meeting becomes clearer and more energetic.)

1. Waarom zijn sommige vergaderingen niet handig?

(Why are some meetings not productive?)

2. Waarvoor gebruik je een flip-over in een vergadering?

(What do you use a flip chart for in a meeting?)

3. Wat is het doel van een pitch van één minuut?

(What is the purpose of a one-minute pitch?)

4. Hoe kun je snel zien wie voor of tegen een voorstel is?

(How can you quickly see who is in favour of or against a proposal?)

Exercise 2: Dialogue

Instruction: Read the dialogue and answer the questions.

Teamleider Joris vraagt zijn HR-manager om vergadertips

Team leader Joris asks his HR manager for tips on meetings
1. Joris: Vieve, de vergadering was gisteren weer te lang en chaotisch. (Vieve, the meeting was too long and chaotic again yesterday.)
2. Vieve: Ja, dat merkte ik ook, Joris. We moeten beter vergaderen. (Yes, I noticed that too, Joris. We need to run meetings better.)
3. Joris: Wat denk jij? Moeten we betere afspraken maken? (What do you think? Should we set better ground rules?)
4. Vieve: Ik denk dat het voorstel niet duidelijk genoeg was voor iedereen. (I think the proposal wasn't clear enough for everyone.)
5. Joris: Misschien gingen daarom veel collega’s niet akkoord met de beslissing. (Maybe that's why many colleagues didn't agree with the decision.)
6. Vieve: Ik kan notities maken, zodat iedereen kan teruglezen wat er precies gezegd is. (I can take notes so everyone can read exactly what was said.)
7. Joris: Dat is een goed idee. Noteer wat er gezegd wordt en print het daarna voor het team. (That's a good idea. Note what is said and then print it for the team.)
8. Vieve: Top. Ik zet de printer klaar in de vergaderzaal voor de volgende keer. (Great. I'll have the printer ready in the meeting room for next time.)
9. Joris: Kan ik nog iets veranderen, denk je, zodat ik alle zaken zeker kan bespreken? (Is there anything I can change, do you think, so I'm sure to cover all matters?)
10. Vieve: Maak misschien vooraf een lijstje met de agendapunten en stuur dat naar iedereen. (Maybe make a short list of the agenda items beforehand and send it to everyone.)
11. Joris: Dat is heel goed, dat ga ik doen. Dank je wel voor je adviezen. (That's very good — I'll do that. Thanks for your advice.)
12. Vieve: Geen probleem, ik help graag. (No problem, happy to help.)

1. Waarom gingen veel collega’s niet akkoord met de beslissing?

(Why did many colleagues not agree with the decision?)

2. Wat gaat Joris doen om de volgende vergadering beter te laten verlopen?

(What will Joris do to make the next meeting run better?)