Previous Next
A2.40 - Office and meetings
A2.40 - Office and meetings
A2.40 - Office and meetings

A2.40 - Office and meetings - Exercises

Kantoor en vergaderingen

Exercise 1: Match a word

Instruction: Match the items that have a related meaning.

akkoord gaan met — het eens zijn met (to agree with — to agree with)
niet akkoord gaan met — het niet eens zijn met (to disagree with — to disagree with)
een afspraak maken — een afspraak plannen (to make an appointment — to set up an appointment)
de notities — de aantekeningen (the notes — the notes)

Exercise 2: Exam preparation

Instruction: Read the text, fill in the gaps with the missing words, and answer the questions below

Interne mail: vergaderafspraak en voorstel

Fill in the gaps: notities, voorstel, afspraak, samenvatting, vergadering, opmerkt, vergaderzaal, akkoord

(Internal email: meeting appointment and proposal)

Onderwerp: Teamoverleg donderdag

Donderdag 10.00–10.30 is er een in B. We bespreken de planning en een voor nieuwe printregels. Print alleen wat nodig is en maak bij grote afdrukken: schrijf kort waarom. Na afloop sturen we een korte .

Kun je niet komen? Maak dan een met je teamleider om je punten door te geven. Ben je het eens met het voorstel? Reageer met “ ”. Ben je het niet eens? Schrijf kort wat je en waarom.
Subject: Team meeting Thursday

Thursday 10:00–10:30 there is a team meeting in meeting room B. We will discuss the schedule and a proposal for new printing rules. Print only what is necessary and, for large print jobs, briefly note the reason. During the meeting we will take notes; afterwards we will send a short summary.

Can’t attend? Please make an appointment with your team leader to pass on your points. Do you agree with the proposal? Reply with “agreed”. Do you disagree? Briefly state what you observe and why.

  1. Wat vind jij van het voorstel voor de printregels en waarom ben je het (niet) eens?

    (What do you think of the proposal for the printing rules, and why do you (not) agree?)

Exercise 3: Listening

Instruction: Listen to the audio fragment and indicate whether the following statements are true or false.

Morgen om tien uur is er een vergadering in de vergaderzaal op de derde verdieping. Het onderwerp is een nieuwe zaak met een klant. Ik heb een voorstel geschreven en ik wil dat jullie het vandaag nog lezen. Tijdens de vergadering wil ik onderhandelen over de prijs. Als je het niet eens bent met mijn beslissing, zeg dat rustig en leg uit waarom. Ik maak zelf notities en daarna ga ik alles afdrukken, maar de printer werkt soms niet goed. Als je iets opmerkt, laat het me meteen weten.
(Tomorrow at ten there is a meeting in the conference room on the third floor. The topic is a new case with a client. I’ve written a proposal and I want you to read it today. During the meeting I want to negotiate the price. If you don’t agree with my decision, say so calmly and explain why. I’ll take notes myself and then print everything, but the printer sometimes doesn’t work properly. If you notice anything, tell me right away.)
True False

(The meeting starts at ten on the third floor.)

(The speaker asks someone else to take the notes.)

(The speaker expects the printer may not work properly when they want to print the notes.)

Exercise 4: Multiple Choice

Instruction: Choose the correct solution

1. ___ op tijd in de vergaderzaal, want de vergadering begint om negen uur.

(___ on time in the meeting room; the meeting starts at nine o'clock.)

2. ___ het eens met het voorstel als je denkt dat het een goede beslissing is.

(___ with the proposal if you think it's a good decision.)

3. ___ de beslissing, ook als je het niet helemaal eens bent met alle punten.

(___ the decision, even if you don't entirely agree with every point.)

Exercise 5: Dialogue Cards

Instruction: Practice the conversation with your teacher or fellow students.

1

Printer kapot vóór de vergadering

Exercise 6: Discussion questions

Instruction: Answer the questions using the vocabulary from this chapter.

Useful expressions:

Ik ben het (niet) eens met… omdat… / Naar mijn mening is dat voorstel niet goed omdat… / Zullen we hierover een beslissing nemen?

  1. Je hebt morgen een vergadering op kantoor; wat regel je van tevoren en wat neem je mee naar de vergaderzaal?
    You have a meeting at the office tomorrow: what do you arrange beforehand and what do you bring into the meeting room?

    __________________________________________________________________________________________________________

  2. Iemand doet tijdens de vergadering een voorstel waar jij het niet mee eens bent; hoe zeg je dat netjes?
    Someone makes a proposal during the meeting that you disagree with — how do you say that politely?

    __________________________________________________________________________________________________________

Exercise 7: Writing correspondence

Instruction: Write a reply to the following message appropriate to the situation

Show translation

Hoi Sam,

Kun je even kijken naar mijn voorstel voor de vergadering van maandag?

  • 09:30 start (koffie)
  • 09:40 planning deze week
  • 10:00 nieuwe werkwijze voor aanvragen (15 min)
  • 10:20 rondvraag

Ik wil ook de beslissing nemen om de rondvraag kort te houden (max. 10 min). Ga jij daarmee akkoord? Als je iets opmerkt, laat het weten.

Groet, Noor

Hi Sam,

Could you take a look at my proposal for the meeting on Monday?

  • 09:30 start (coffee)
  • 09:40 planning for this week
  • 10:00 new procedure for requests (15 min)
  • 10:20 any other business

I also want to decide to keep any other business short (max. 10 min). Do you agree with that? If you notice anything, let me know.

Regards, Noor

Useful phrases:

  1. Ik ga akkoord met …, maar …

    (I agree with …, but …)

  2. Ik ben het niet eens met …, omdat …

    (I don’t agree with … because …)

  3. Ik stel voor om …

    (I suggest …)

Hoi Noor,

Dank voor je voorstel. Ik ga akkoord met de agenda en met de start om 09:30. Ik ben het niet eens met de beslissing om de rondvraag te beperken tot 10 minuten, omdat soms belangrijke punten tijd nodig hebben.

Ik stel voor om de rondvraag 15 minuten te maken, of om vooraf vragen te verzamelen en alleen urgente vragen in de vergadering te bespreken.

Groet,
Sam
Hi Noor,

Thanks for your proposal. I agree with the agenda and with starting at 09:30. I don’t agree with the decision to limit any other business to 10 minutes, because sometimes important points need more time.

I suggest making any other business 15 minutes, or collecting questions beforehand and discussing only urgent ones in the meeting.

Regards,
Sam