Exercise 1: Match a word

Instruction: Match the items that have a related meaning.

de leider — iemand die de groep leidt (de leider — someone who leads the group)
een taak — werk dat je moet doen (een taak — a task or piece of work you have to do)
een melding — een korte boodschap in het systeem (een melding — a short notification in the system)
dringend — moet snel gebeuren (dringend — needs to be done quickly)

Exercise 2: Exam preparation

Instruction: Read the text, fill in the gaps with the missing words, and answer the questions below

Interne mail van de projectmanager

Fill in the gaps: dringend, samenwerking, taak, organisatie, voltooien, overzicht, organiseren, project, leider, systeem

(Internal email from the project manager)

Beste team,

Vanaf volgende week verandert de van ons grootste . Rens is niet meer de . Jolijn wordt de nieuwe projectmanager. Zij bewaakt het overzicht en verdeelt elke in het . Alle dringende vragen gaan vanaf nu naar haar. Zij informeert de klant en houdt de dagvoorzitter op de hoogte.

Het is belangrijk dat jullie alle meldingen in het systeem op tijd . Schrijf in de melding wat je gedaan hebt en wanneer je klaar bent. Zo blijft het duidelijk en kan Jolijn het werk goed . Als iets is, zet dat dan bovenaan de melding. Dank voor jullie .
Dear team,

Starting next week the organization of our largest project will change. Rens is no longer the leader . Jolijn will be the new project manager. She will keep an overview and assign each task in the system . All urgent questions should now be directed to her. She will inform the client and keep the meeting chair updated.

It is important that you complete all reports in the system on time. In the report, write what you have done and when you finished. That way the overview remains clear and Jolijn can organize the work effectively. If something is urgent , mark it at the top of the report. Thanks for your cooperation .

  1. Wie is vanaf volgende week verantwoordelijk voor het project en wat doet deze persoon precies?

    (Who will be responsible for the project starting next week, and what will that person do exactly?)

Exercise 3: Listening

Instruction: Listen to the audio fragment and indicate whether the following statements are true or false.

Vandaag deel ik de taken voor ons project. In de organisatie ben ik niet de leider, maar ik help met plannen. Er is een dringende melding in het systeem: een klant kan niet inloggen. Ik informeer Lisa en geef haar de taak om dit meteen te controleren. Zelf bel ik de klant terug. Aan het einde van de middag wil ik dat alles voltooid is, zodat we morgen verder kunnen.
(Today I’m assigning the tasks for our project. I’m not the leader in the organization, but I help with the planning. There’s an urgent alert in the system: a customer can’t log in. I inform Lisa and ask her to check it right away. I will call the customer back myself. I want everything finished by the end of the afternoon so we can continue tomorrow.)
True False

(The speaker is the leader and makes all decisions alone.)

(There is an urgent problem in the system and Lisa must check it immediately.)

(The speaker will call the customer later, only tomorrow.)

Exercise 4: Multiple Choice

Instruction: Choose the correct solution

1. De teamleider ___ het systeem gisteren ___ omdat er te veel fouten waren.

(The team leader ___ the system yesterday ___.)

2. In de vergadering zegt hij dat hij het proces al ___ ___.

(In the meeting he says that he has already ___ ___.)

3. Volgende maand ___ de manager het hele project ___.

(Next month ___ the manager the whole project ___.)

Exercise 5: Dialogue Cards

Instruction: Practice the conversation with your teacher or fellow students.

1

Taken verdelen op klein project

2

Nieuwe collega krijgt duidelijke instructies

Exercise 6: Discussion questions

Instruction: Answer the questions using the vocabulary from this chapter.

Useful expressions:

Mijn taak is om… / Ik heb mijn collega geïnformeerd dat… / Mijn leidinggevende zei dat…

  1. Kunt u kort beschrijven hoe de organisatie in uw bedrijf is opgebouwd? Wie is uw directe leidinggevende?
    Can you briefly describe how your company is organized? Who is your direct manager?

    __________________________________________________________________________________________________________

  2. Stel dat u projectleider bent: welke taken delegeert u aan een collega en welke taken houdt u zelf?
    Imagine you are a project manager: which tasks do you delegate to a colleague and which do you keep for yourself?

    __________________________________________________________________________________________________________

  3. U heeft een dringende taak; hoe informeert u uw collega’s hierover en wat zegt u tegen hen?
    You have an urgent task; how do you inform your colleagues about it and what do you say to them?

    __________________________________________________________________________________________________________

  4. Geef een korte melding aan uw manager over de stand van een project. Wat zegt u als het bijna voltooid is?
    Give a brief update to your manager about the status of a project. What do you say when it is nearly finished?

    __________________________________________________________________________________________________________

Exercise 7: Writing correspondence

Instruction: Write a reply to the following message appropriate to the situation

Show translation

Onderwerp: Overzicht taken project X

Hoi,

Ik wil graag beter overzicht in het project. Kun jij vandaag in het systeem zetten:

  • welke taken al voltooid zijn
  • welke taken nog dringend zijn

Informeer mij ook als er een probleem is. Kun jij het deel met de klanten doen, en Lisa het deel met de planning?

Laat me voor 17.00 uur weten hoe ver je bent.

Groet,
Rens
Projectleider

Subject: Overview of tasks for project X

Hi,

I would like to have a better overview of the project. Can you add the following to the system today:

  • which tasks are already completed
  • which tasks are still urgent

Also let me know if there are any problems. Can you handle the client-related work, and Lisa the planning?

Please tell me how far you’ve gotten before 5:00 PM.

Regards,
Rens
Project Manager

Useful phrases:

  1. Ik laat u weten dat...

    (I will let you know that...)

  2. Ik kan de taak ... voltooien.

    (I can complete the task ...)

  3. Lisa kan de taak ... doen, omdat...

    (Lisa can do the task ... because...)

Hoi Rens,

Dank je voor je e-mail. Ik zet vanmiddag alle taken in het systeem. Ik markeer welke taken al voltooid zijn en welke nog dringend zijn.

Ik kan het deel met de klanten doen. Ik mail hen vandaag en controleer de afspraken. Lisa kan de planning doen, want zij heeft daar een goed overzicht van.

Als er een probleem is, informeer ik je meteen. Ik stuur je voor 17.00 uur een korte update.

Groet,
[Je naam]
Hi Rens,

Thanks for your e-mail. I will enter all tasks into the system this afternoon. I will mark which tasks are already completed and which are still urgent.

I can take care of the client-related work. I will e-mail them today and check the appointments. Lisa can handle the planning because she has a good overview of it.

If there are any problems, I will inform you immediately. I will send you a short update before 5:00 PM.

Regards,
[Your name]