Exercise 1: Match a word

Instruction: Match each word with its definition.

parvenir à un accord: réussir à se mettre d’accord après une négociation (parvenir à un accord: réussir à se mettre d’accord après une négociation)
une contre-offre: proposition alternative faite en réponse à une offre initiale (une contre-offre: proposition alternative faite en réponse à une offre initiale)
une remise: réduction du prix accordée, souvent pour un achat important (une remise: réduction du prix accordée, souvent pour un achat important)
le taux de change: valeur d’une devise par rapport à une autre, utilisée pour les paiements internationaux (le taux de change: valeur d’une devise par rapport à une autre, utilisée pour les paiements internationaux)
résilier: mettre fin à un contrat en respectant les conditions prévues (résilier: mettre fin à un contrat en respectant les conditions prévues)

Exercise 2: Exam preparation

Instruction: Read the text, fill in the gaps with the missing words, and answer the questions below

Mise à jour d’une offre commerciale et conditions de paiement

Fill in the gaps: en plusieurs fois, offre, contre-offre, coût, parvenir, fournisseur, versement, accord, taux de change, remise

(Update of a commercial offer and payment terms)

Objet : Mise à jour de notre – prestation de maintenanceSuite à votre demande, nous vous adressons une offre révisée pour la maintenance de votre parc informatique. Le mensuel reste inchangé, mais nous proposons une si vous confirmez avant la fin du mois. Notre peut inclure un partenaire technique local pour réduire les délais d’intervention. En cas de désaccord sur certains points, une est possible afin de rapidement à un .

Le contrat sera établi en euros. Si votre siège règle en dollars, le appliqué sera celui de la Banque de France le jour du . Le paiement peut être effectué en une seule fois ou , sans majoration, sous réserve d’acceptation du financement. Nous attirons votre attention sur le risque financier lié aux retards de paiement. Enfin, toute résiliation avant la fin de l’engagement de douze mois doit être notifiée par écrit, avec un préavis de trente jours.
Subject: Update of our offer – maintenance service (T2)

Following your request, we are sending a revised offer for the maintenance of your IT equipment. The monthly cost remains unchanged, but we can offer a discount if you confirm before the end of the month. Our supplier may include a local technical partner to reduce response times. If there is disagreement on certain points, a counter-offer can be proposed to reach an agreement quickly.

The contract will be drawn up in euros. If your headquarters pays in dollars, the exchange rate applied will be that of the Banque de France on the day of payment. Payment can be made in a single instalment or in several instalments, without surcharge, subject to financing approval. Please note the financial risk associated with late payments. Finally, any termination before the end of the twelve-month commitment must be notified in writing with thirty days' notice.

  1. Quels éléments de l’offre permettent de réduire les délais d’intervention et faciliter la négociation ?

    (Which elements of the offer help reduce response times and facilitate negotiation?)

Exercise 3: Listening

Instruction: Listen to the audio fragment and indicate whether the following statements are true or false.

Je fais le point sur la négociation avec notre fournisseur espagnol. L'acheteur de notre équipe a demandé une réduction du coût, car le taux de change euro‑dollar a évolué et notre financement est plus serré. Le vendeur a répondu par une contre‑offre : une remise de 6 % si nous signons un accord sur douze mois, avec le versement en plusieurs fois. Il refuse d'ajouter une commission à cause du risque financier. Il nous faut décider avant vendredi, sinon il évoque une majoration sur la prochaine commande.
(I'm reviewing the negotiation with our Spanish supplier. The buyer on our team asked for a price reduction because the euro–dollar exchange rate has moved and our financing is tighter. The seller replied with a counteroffer: a 6% discount if we sign a twelve‑month agreement, with payment in several instalments. He refuses to add a commission because of the financial risk. We must decide before Friday; otherwise he says he will raise the price on the next order.)
True False

(The request for a reduction is related to the change in the exchange rate and to tighter financing.)

(The supplier proposes adding a commission on top of the discount to finalize the agreement.)

(If the team doesn't decide before Friday, the seller plans to increase the price for the next order.)

Exercise 4: Dialogue Cards

Instruction: Practice the conversation with your teacher or fellow students.

1

Renégocier une offre fournisseur

Exercise 5: Writing correspondence

Instruction: Write a reply to the following message appropriate to the situation

Show translation

Objet : Devis – 15 ordinateurs portables (livraison sous 10 jours)

Bonjour Mme Dupont,

Suite à votre demande, je vous envoie notre offre : 15 PC portables ProBook 14 à 920 € HT / unité. Nous pouvons proposer une remise de 4 % si vous confirmez avant vendredi. Paiement : 50 % à la commande, puis 50 % à la livraison (possible en deux fois).

Si vous préférez payer en CHF, nous appliquons le taux de change du jour de la facture. Le contrat prévoit une garantie de 2 ans et une clause pour résilier en cas de retard de livraison supérieur à 14 jours.

Cordialement,
Julien Martin
Vendeur B2B – TechNord

Subject: Quotation – 15 laptops (delivery within 10 days)

Hello Ms. Dupont,

Following your request, I am sending our offer: 15 ProBook 14 laptops at €920 excl. tax per unit. We can offer a discount of 4% if you confirm before Friday. Payment: 50% on order, then 50% on delivery (possible in two instalments).

If you prefer to pay in CHF, we will apply the exchange rate on the invoice date. The contract includes a 2-year warranty and a clause to terminate in case of a delivery delay exceeding 14 days.

Best regards,
Julien Martin
B2B Sales – TechNord

Useful phrases:

  1. Merci pour votre offre. Serait-il possible d’améliorer la remise si nous commandons maintenant ?

    (Thank you for your offer. Would it be possible to improve the discount if we place the order now?)

  2. Pourriez-vous confirmer le taux de change appliqué et la devise de facturation ?

    (Could you confirm the exchange rate that will be applied and the invoicing currency?)

  3. Avant de confirmer, j’aimerais préciser les conditions de livraison et la clause de résiliation.

    (Before confirming, I would like to clarify the delivery terms and the termination clause.)

Bonjour M. Martin,

Merci pour votre devis. Le prix nous intéresse, mais une remise de 4 % reste faible pour une commande de 15 unités. Serait-il possible d’augmenter la remise à 6 % si nous confirmons avant vendredi ?

Nous préférerions payer en CHF. Pouvez-vous préciser quel taux de change vous appliquerez (taux bancaire de référence ou taux interne) et confirmer que la facture sera émise en CHF ? Enfin, pouvez-vous confirmer la livraison sous 10 jours et que la clause de résiliation s’applique si le retard dépasse 14 jours ?

Merci d’avance.
Cordialement,
Claire Dupont
Service achats
Hello Mr. Martin,

Thank you for your quotation. We are interested in the price, but a 4% discount seems low for an order of 15 units. Would it be possible to increase the discount to 6% if we confirm before Friday?

We would prefer to pay in CHF. Could you specify which exchange rate you will apply (bank reference rate or internal rate) and confirm that the invoice will be issued in CHF? Finally, can you confirm delivery within 10 days and that the termination clause will apply if the delay exceeds 14 days?

Thank you in advance.
Kind regards,
Claire Dupont
Purchasing Department