Exercise 1: Match a word

Instruction: Match each word with its definition.

Prendre un message: Noter pour quelqu’un les informations qu’on écoute au téléphone. (Prendre un message: Noter pour quelqu’un les informations qu’on écoute au téléphone.)
Passer quelqu’un: Transférer l’appel à la personne que l’on souhaite joindre. (Passer quelqu’un: Transférer l’appel à la personne que l’on souhaite joindre.)
Composer un numéro: Taper les chiffres du téléphone pour lancer l’appel. (Composer un numéro: Taper les chiffres du téléphone pour lancer l’appel.)
Se mettre en attente: Patienter quelques instants sans couper la communication. (Se mettre en attente: Patienter quelques instants sans couper la communication.)
Je vous rappelle dès que possible: Je téléphone de nouveau à la première occasion disponible. (Je vous rappelle dès que possible: Je téléphone de nouveau à la première occasion disponible.)

Exercise 2: Exam preparation

Instruction: Read the text, fill in the gaps with the missing words, and answer the questions below

Note de service : nouvelle procédure pour les appels clients

Fill in the gaps: se présenter, messagerie vocale, rappel téléphonique, laisser, appels téléphoniques, rendez-vous téléphonique, créneau, standard, disponibilité

(Memo: new procedure for client calls)

À partir du 1er avril, notre cabinet de conseil met en place une nouvelle procédure pour les avec les clients. Pendant les horaires d’ouverture, tous les appels doivent d’abord passer par le , qui vérifie la des consultants et propose un horaire pour un si la personne demandée est occupée. En dehors de ces horaires, un message d’accueil renvoie automatiquement vers la . Les clients sont invités à leurs coordonnées complètes afin de faciliter le .

Lors d’un appel prévu, le consultant doit commencer par clairement et confirmer les informations de contact du client. En cas de communication interrompue, il doit rappeler le client dès que possible. Si un rendez-vous doit être reporté ou annulé, le consultant informe le client par téléphone et par e-mail, en proposant immédiatement un nouveau créneau. Enfin, il est obligatoire de prendre un message écrit lorsqu’on passe un appel à un collègue absent, afin de garantir un suivi professionnel et d’éviter les coupures dans la relation client.
Starting April 1, our consulting firm will implement a new procedure for telephone calls with clients. During business hours, all calls must first go through the switchboard, which checks consultants' availability and offers a time slot for a telephone appointment if the requested person is busy. Outside these hours, an automated greeting directs callers to voicemail. Clients are asked to leave their full contact details to facilitate callback.

For a scheduled call, the consultant must begin by clearly stating their name and confirming the client's contact information. If communication is interrupted, they must call the client back as soon as possible. If an appointment needs to be postponed or canceled, the consultant informs the client by phone and by email, and immediately proposes a new time slot. Finally, it is mandatory to take a written message when calling an absent colleague to ensure professional follow-up and avoid interruptions in the client relationship.

  1. Pourquoi le cabinet demande-t-il aux clients de laisser leurs coordonnées complètes sur la messagerie vocale ?

    (Why does the firm ask clients to leave their full contact details on voicemail?)

Exercise 3: Dialogue Cards

Instruction: Practice the conversation with your teacher or fellow students.

1

Confirmer un rendez-vous client au téléphone

2

Appeler un ami pour organiser une soirée

Exercise 4: Writing correspondence

Instruction: Write a reply to the following message appropriate to the situation

Show translation

Objet : Message laissé sur votre répondeur – demande d’informations

Bonjour,

Ici Marc Lefèvre, responsable RH de la société Technova. J’essaie de vous joindre depuis ce matin, mais la ligne coupe souvent et je tombe sur votre messagerie.

Je souhaite un appel avec vous pour parler d’un possible forfait téléphonique professionnel pour notre équipe.

Merci de me rappeler cet après-midi ou demain matin. Voici mes coordonnées :

  • Téléphone : 06 23 45 67 89
  • Email : m.lefevre@technova.fr

Bonne journée,

Marc Lefèvre

Subject: Message left on your answering machine – request for information

Hello,

This is Marc Lefèvre, HR manager at the company Technova. I have been trying to reach you since this morning, but the line keeps cutting out and I keep getting your voicemail.

I would like to have a call with you to discuss a possible business phone plan for our team.

Please call me back this afternoon or tomorrow morning. Here are my contact details:

  • Phone: 06 23 45 67 89
  • Email: m.lefevre@technova.fr

Have a good day,

Marc Lefèvre

Useful phrases:

  1. Merci pour votre message vocal concernant…

    (Thank you for your voicemail regarding…)

  2. Je vous propose un appel le… à… pour parler de…

    (I suggest a call on… at… to discuss…)

  3. Pouvez-vous me confirmer si cet horaire vous convient ?

    (Could you confirm whether this time suits you?)

Bonjour Monsieur Lefèvre,

Merci pour votre message vocal et votre intérêt pour un forfait téléphonique professionnel pour votre équipe.

Je vous propose de vous appeler demain matin, vers 10h30, pour discuter de vos besoins et des différentes options possibles. Si cet horaire ne vous convient pas, vous pouvez me suggérer un autre moment où vous êtes joignable.

Je vous confirme que j’ai bien noté votre numéro : 06 23 45 67 89.

Cordialement,

[Votre prénom et nom]
[Votre fonction]
[Nom de votre société]
Hello Mr. Lefèvre,

Thank you for your voicemail and your interest in a business phone plan for your team.

I suggest calling you tomorrow morning at around 10:30 to discuss your needs and the different options available. If this time does not suit you, please suggest another time when you are available.

I confirm that I have noted your number: 06 23 45 67 89.

Kind regards,

[Your first and last name]
[Your position]
[Your company name]