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B1.2 - Writing e-mails and letters - Exercises

Rédiger des e-mails et des lettres

Exercise 1: Match a word

Instruction: Match each word with its definition.

Exercise 2: Exam preparation (Audio)

Instruction: Read the text, fill in the gaps with the missing words, and answer the questions below

Mail de relance après un entretien

Fill in the gaps: Bien à vous, pièce jointe, courrier électronique, confirmer, proposer un créneau

Objet : Suite à notre entretien du 14 mai

Madame Dupont,
Je vous remercie pour notre échange de la semaine dernière au sujet du poste de chef de projet. Afin de finaliser ma candidature, pourriez-vous me le calendrier de recrutement et la date prévue pour votre décision ? Je me permets également de vous renvoyer mon CV, car il semble que la n’ait pas été reçue avec mon précédent .

Je reste disponible pour un nouvel entretien si vous souhaitez approfondir certains points. Je peux jeudi matin ou vendredi après-midi. Merci par avance pour votre retour. ,
Thomas Leroy
Subject: Following up on our interview of May 14

Ms. Dupont,
Thank you for our discussion last week regarding the project manager position. In order to finalize my application, could you confirm the recruitment timeline and the expected date for your decision? I am also taking the liberty of sending you my résumé again, as it seems that the attachment was not received with my previous email.

I remain available for another interview if you would like to go into more detail on certain points. I can offer a slot on Thursday morning or Friday afternoon. Thank you in advance for your reply. Sincerely,
Thomas Leroy

Pourquoi Thomas Leroy renvoie-t-il son CV et quelles informations demande-t-il à Madame Dupont ?

(Why is Thomas Leroy sending his résumé again and what information is he asking Ms. Dupont for?)

Exercise 3: Listening

Instruction: Listen to the audio and answer the questions.

Ce matin, j’ai relu le courrier électronique que je dois envoyer à un client. L’objet est clair, mais je veux confirmer le rendez-vous et proposer un autre créneau au cas où il ne peut pas venir. Je mets mon collègue en copie parce qu’il gère le dossier avec moi. J’ai aussi joint un document en pièce jointe, mais je dois vérifier que c’est la bonne version. Si je n’ai pas de réponse demain, je relancerai le destinataire par mail.

	True	False
Elle prépare un message professionnel pour un client et veut proposer une alternative si l’horaire ne convient pas. (She is preparing a professional message for a client and wants to propose an alternative if the time doesn’t work.)
Elle envoie l’e-mail sans mettre de collègue en copie, car elle travaille seule sur ce dossier. (She sends the email without copying a colleague, because she is working alone on this case.)
Elle a joint un document mais n’a pas l’intention de relancer le destinataire si elle n’a pas de réponse. (She attached a document but does not intend to follow up with the recipient if she doesn’t get a reply.)

Exercise 4: Multiple Choice

Instruction: Choose the correct solution

1. Il faut que vous ___ vérifier l’objet du courrier électronique avant de l’envoyer au destinataire.

2. Je préfère que tu ___ la pièce jointe en PDF et que tu la nommes clairement.

3. Le responsable souhaite que nous ___ Marie Dupont en copie pour suivre le dossier.

Exercise 5: Dialogue Cards

Instruction: Practice the conversation with your teacher or fellow students.

Relance d'un devis par téléphone

Camille (cheffe de projet): Show Bonjour Nicolas, c’est Camille Martin d’Axion. Je vous appelle car je vous ai envoyé un courrier électronique mardi avec la pièce jointe pour le devis, et je n’ai pas eu de retour.

Nicolas (commercial): Show Bonjour Madame Martin. Laissez-moi vérifier… Oui, je vois l’e-mail — objet : « Devis - salle de réunion ». Désolé, je ne l’avais pas encore traité.

Camille (cheffe de projet): Show Ce n’est pas grave. Pouvez-vous me confirmer un rendez-vous d’ici vendredi, ou me proposer un créneau lundi matin ? Si nécessaire, je peux joindre le document à nouveau.

Nicolas (commercial): Show Lundi à 9 h me convient. Envoyez-le à nouveau et, s’il vous plaît, mettez en copie mon collègue Paul Durand ; je lui ferai suivre.

Camille (cheffe de projet): Show Très bien, je renvoie le document tout de suite au destinataire et en copie à Paul Durand. Merci et bien à vous.

Open questions:

1. Pourquoi Camille appelle-t-elle Nicolas et quel document mentionne-t-elle ?

2. Comment Camille propose-t-elle des créneaux et que demande-t-elle concernant la pièce jointe ?

3. Parlez d'une situation où vous avez dû relancer un e-mail au travail : que dites-vous pour rester professionnel tout en étant ferme ?

Exercise 6: Discussion questions (AI+)

Instruction: Speaking: translate and respond (AI+)

Useful expressions:

Je vous écris afin de confirmer… / Veuillez trouver en pièce jointe… / Serait-il possible de convenir d’un créneau… ?

Show/hide translations

Vous devez écrire un e-mail professionnel pour confirmer un rendez-vous avec un client : quel objet choisissez-vous et comment commencez-vous le message ?
You must write a professional email to confirm an appointment with a client: what subject line do you choose and how do you start the message?

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Vous n’avez pas reçu de réponse à un e-mail important avec une pièce jointe : comment relancez-vous poliment et que demandez-vous au destinataire ?
You have not received a reply to an important email with an attachment: how do you follow up politely and what do you ask the recipient?

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Exercise 7: Writing correspondence (AI+)

Instruction: Write a reply to the following message appropriate to the situation

Show translation

Objet : Réunion - lancement du projet (mercredi)
Bonjour Marie,
Peux-tu confirmer le rendez-vous de mercredi à 10 h en salle B ? J'ai besoin de la dernière version du budget et du planning. Si tu les as, peux-tu les envoyer en pièce jointe ?
Si 10 h ne te convient pas, propose-moi un autre créneau (je suis dispo entre 9 h et 12 h). Je mets Paul en copie pour qu'il puisse suivre.
Bien à vous,
Thomas Leroy

Subject: Meeting - project kick-off (Wednesday)
Hello Marie,
Can you confirm the appointment for Wednesday at 10 a.m. in room B? I need the latest version of the budget and the schedule. If you have them, can you send them as an attachment?
If 10 a.m. doesn’t work for you, suggest another time slot (I’m available between 9 a.m. and 12 p.m.). I’m copying Paul so he can follow along.
Kind regards,
Thomas Leroy

Useful phrases:

Je vous confirme que je serai disponible mercredi à…

(I confirm that I will be available on Wednesday at…)
Je vous propose plutôt le créneau de… si cela vous convient.

(I suggest the time slot of… instead, if that suits you.)
Je vous joins le document en pièce jointe et je vous remercie de…

(I am attaching the document and thank you for…)