Exercise 1: Match a word

Instruction: Match each word with its definition.

Le président-directeur général (PDG): La personne qui dirige l’entreprise et prend les décisions principales. (Le président-directeur général (PDG): La personne qui dirige l’entreprise et prend les décisions principales.)
Le directeur des ressources humaines: Le cadre qui supervise le service RH et gère le personnel. (Le directeur des ressources humaines: Le cadre qui supervise le service RH et gère le personnel.)
Le chef de projet: La personne qui organise le travail d’une équipe pour atteindre un objectif. (Le chef de projet: La personne qui organise le travail d’une équipe pour atteindre un objectif.)
Déléguer: Confier une tâche à quelqu’un pour qu’il l’exécute à votre place. (Déléguer: Confier une tâche à quelqu’un pour qu’il l’exécute à votre place.)
Être promu: Obtenir un poste plus élevé après de bonnes performances au travail. (Être promu: Obtenir un poste plus élevé après de bonnes performances au travail.)

Exercise 2: Exam preparation

Instruction: Read the text, fill in the gaps with the missing words, and answer the questions below

Note interne : mise à jour de l’organigramme et des rôles

Fill in the gaps: directeur des ressources humaines, président-directeur général, remplacement, remplaçant, déléguer, chef de projet, service, poste, siège social, service des ressources humaines, organigramme

(Internal memo: update to the organizational chart and roles)

Dans le cadre de la croissance de l’entreprise, une mise à jour de l’ sera publiée sur l’intranet vendredi. Le rappelle que les décisions opérationnelles sont prises au niveau des directions de . Le pilotera le projet avec le pour clarifier les intitulés de , les circuits de validation et les règles de pendant les congés. Chaque manager doit vérifier la liste de son équipe et signaler toute erreuravant mercredi soir.

Côté projets, le devient l’interlocuteur unique pour le planning et la coordination. Il pourra certaines tâches à un collaborateur ou à un assistant, mais il reste responsable des livrables. Les nouveaux arrivantsrecevront une fiche d’accueil indiquant le , les services supportset les contacts utiles. En cas d’absence, un sera désigné pour assurer le suivi, afin d’éviter les retards et les messages contradictoires.
As part of the company's growth, an updated organizational chart will be published on the intranet on Friday. The chief executive officer reminds everyone that operational decisions are made at the service department level. The director of human resources will lead the project with the human resources team to clarify job titles, approval workflows and replacement rules during vacation periods. Each manager must check their team list and report any errors (position, reporting line, responsibilities) by Wednesday evening.

On the projects side, the project manager will become the single point of contact for scheduling and coordination. They may delegate certain tasks to a colleague or an assistant, but remain responsible for the deliverables. New hires (including interns) will receive a welcome sheet indicating the head office, support services (accounting and administration) and useful contacts. In case of absence, a replacement will be assigned to ensure continuity, in order to avoid delays and conflicting messages.

  1. Que doit vérifier chaque manager et quelle est la date limite pour le signaler ?

    (What must each manager check and what is the deadline for reporting it?)

Exercise 3: Listening

Instruction: Listen to the audio fragment and indicate whether the following statements are true or false.

Depuis deux semaines, je travaille au siège social d’une entreprise de services. Je suis assistant du chef de projet : je prépare les documents et je confie certaines tâches aux collaborateurs quand il est en déplacement. Le responsable marketing veut lancer une nouvelle campagne, mais il attend la validation du président-directeur général. De mon côté, je dois aussi passer au service des ressources humaines, car le directeur des ressources humaines cherche un remplaçant pour un stagiaire qui part plus tôt que prévu.
(For two weeks I have been working at the headquarters of a service company. I am the project manager’s assistant: I prepare the documents and delegate certain tasks to colleagues when he is away on business. The marketing manager wants to launch a new campaign, but he is waiting for the CEO’s approval. I also need to stop by the human resources department, because the HR director is looking for a replacement for an intern who is leaving earlier than planned.)
True False

(The person works at the headquarters and helps the project manager organize the work.)

(The CEO has already approved the marketing campaign.)

(The human resources department is looking for a replacement for an intern who is leaving earlier than planned.)

Exercise 4: Dialogue Cards

Instruction: Practice the conversation with your teacher or fellow students.

1

Demander l’organigramme au DRH

Exercise 5: Writing correspondence

Instruction: Write a reply to the following message appropriate to the situation

Show translation

Objet : Réunion « organigramme & tâches » – mercredi 10h

Bonjour,

Comme le chef de projet du programme « Nouveau site web » a changé, il faut clarifier qui fait quoi entre le marketing, l’IT et le service administratif. Je vous invite donc à une réunion au siège social mercredi à 10h (salle B-214).

  • Objectif : valider l’organigramme du projet et les responsabilités
  • Présents : responsable marketing, un collaborateur IT, et moi (responsable RH)

Pouvez-vous confirmer si vous êtes disponible et m’indiquer quel est votre périmètre sur ce projet ?

Merci,
Claire Martin
Responsable RH

Subject: Meeting “organization chart & tasks” – Wednesday 10am

Hello,

Since the project manager for the “New website” program has changed, we need to clarify who is responsible for what between marketing, IT and the administrative department. I therefore invite you to a meeting at headquarters on Wednesday at 10am (room B-214).

  • Objective: confirm the project organization chart and responsibilities
  • Attendees: marketing manager, one IT staff member, and me (HR manager)

Can you confirm whether you are available and indicate what your scope is on this project?

Thank you,
Claire Martin
HR Manager

Useful phrases:

  1. Je vous confirme ma disponibilité mercredi à 10h.

    (I confirm my availability on Wednesday at 10am.)

  2. Sur ce projet, je suis responsable de…

    (On this project, I am responsible for…)

  3. Pouvez-vous préciser si… ?

    (Could you clarify whether…?)

Bonjour Madame Martin,

Merci pour votre message. Je vous confirme que je serai disponible mercredi à 10h au siège social (salle B-214).

Sur le projet « Nouveau site web », je suis responsable du suivi des contenus et de la coordination avec l’équipe marketing. Je travaille également avec le collaborateur IT pour les mises en ligne et les tests. Je peux clarifier qui valide les textes et qui donne l’accord final si nécessaire.

Pouvez-vous me préciser si le nouveau chef de projet sera présent ou s’il y aura un remplaçant pendant la transition ?

Cordialement,
Nicolas Leroy
Hello Ms. Martin,

Thank you for your message. I confirm that I will be available on Wednesday at 10am at headquarters (room B-214).

On the “New website” project, I am responsible for overseeing content and coordinating with the marketing team. I also work with the IT staff member on publishing and testing. I can clarify who approves the texts and who gives the final sign-off, if needed.

Could you please let me know whether the new project manager will be present or if there will be a substitute during the transition?

Kind regards,
Nicolas Leroy