Exercise 1: Match a word

Instruction: Match each word with its definition.

el permiso retribuido: Ausencia autorizada del trabajo por un motivo, durante la cual te pagan. (el permiso retribuido: Ausencia autorizada del trabajo por un motivo, durante la cual te pagan.)
un justificante médico: Documento del médico que acredita la enfermedad; yo lo había entregado antes. (un justificante médico: Documento del médico que acredita la enfermedad; yo lo había entregado antes.)
estar de baja: Estar ausente del trabajo por enfermedad; el médico ya me lo había recomendado. (estar de baja: Estar ausente del trabajo por enfermedad; el médico ya me lo había recomendado.)
avisar con antelación: Informar antes sobre una ausencia o cambio; yo ya había avisado al jefe. (avisar con antelación: Informar antes sobre una ausencia o cambio; yo ya había avisado al jefe.)
aplazar las vacaciones: Cambiar las fechas de las vacaciones; la empresa las había aplazado antes. (aplazar las vacaciones: Cambiar las fechas de las vacaciones; la empresa las había aplazado antes.)

Exercise 2: Exam preparation

Instruction: Read the text, fill in the gaps with the missing words, and answer the questions below

Circular interna: solicitudes de vacaciones y permisos

Fill in the gaps: antelación, jornada, aplazar, permiso, pedir, justificante, baja, solicitarse

(Internal memo: vacation and leave requests)

Con el fin de organizar el calendario de verano, Recursos Humanos recuerda que las vacaciones deben con al menos dos semanas de y quedar aprobadas por la persona responsable del equipo. En caso de coincidencia de fechas, se dará prioridad a quien las haya pedido antes y a las necesidades del servicio. Si necesitas cambiar un periodo ya aprobado, se permite las vacaciones siempre que exista una alternativa y no afecte a la de trabajo del departamento.

Para ausencias puntuales, puedes un día libre o solicitar un . Si el motivo es médico, es posible que se te pida un médico. En caso de laboral, la persona trabajadora debe informar lo antes posible y seguir el procedimiento indicado en la intranet. El año pasado hubo incidencias porque algunos equipos habían acumulado días de vacaciones sin planificarlos y luego no se pudieron conceder en las fechas deseadas.
To organize the summer schedule, Human Resources reminds everyone that vacations must be requested at least two weeks in advance and approved by the person responsible for the team. If dates overlap, priority will be given to whoever requested them first and to the service’s needs. If you need to change an already approved period, you may postpone the vacation provided there is an alternative and it does not affect the department’s working schedule.

For occasional absences (medical appointments, family matters, or important errands), you can request a day off or apply for a leave. If the reason is medical, you may be asked to provide a medical certificate. In the event of sick leave, the employee must inform the company as soon as possible and follow the procedure described on the intranet. Last year there were issues because some teams had accumulated vacation days without planning them, and those days could not then be granted on the desired dates.

  1. ¿Qué condiciones establece la circular para solicitar o modificar las vacaciones?

    (What conditions does the memo establish for requesting or changing vacation time?)

Exercise 3: Listening

Instruction: Listen to the audio fragment and indicate whether the following statements are true or false.

Mañana tengo una cita médica y necesito pedir un día libre. He avisado con antelación a mi responsable porque es un día laborable y no quiero dejar la jornada de trabajo a medias. Si el médico me da un justificante, lo enviaré a Recursos Humanos; si no, pediré un permiso no retribuido. Además, tenía pensado solicitar vacaciones en julio, pero quizá tenga que aplazarlas porque mi hermana se casa y estaré de viaje varios días.
(Tomorrow I have a medical appointment and need to request a day off. I informed my manager in advance because it’s a workday and I don’t want to leave my shift half finished. If the doctor gives me a medical note, I will send it to Human Resources; if not, I will request unpaid leave. I had also planned to take vacation in July, but I may have to postpone it because my sister is getting married and I will be traveling for several days.)
True False

(The speaker informed her manager before the day of the appointment so they could organize her work.)

(The speaker has already sent the medical note to Human Resources.)

(The speaker might have to change her July vacation because of the trip to the wedding.)

Exercise 4: Dialogue Cards

Instruction: Practice the conversation with your teacher or fellow students.

1

Pedir permiso por motivos familiares

Exercise 5: Writing correspondence

Instruction: Write a reply to the following message appropriate to the situation

Show translation

Asunto: Calendario de vacaciones y días libres – marzo/abril

Hola, Laura:

Estoy revisando la planificación del equipo para las próximas semanas. Si alguien necesita pedir un día libre, solicitar vacaciones o teletrabajar, avísame con antelación para poder organizar las guardias y las entregas.

Esta semana ya tenemos a Dani de viaje el jueves y a Marta de baja.

Gracias,
Patricia Ríos
Responsable de equipo

Subject: Holiday and days off – March/April

Hi Laura,

I'm reviewing the team's schedule for the coming weeks. If anyone needs to request a day off, apply for vacation or work remotely, please let me know in advance so I can organize shifts and deliveries.

This week we already have Dani traveling on Thursday and Marta on sick leave.

Thanks,
Patricia Ríos
Team Manager

Useful phrases:

  1. Quería pedir un día libre el..., si es posible.

    (I wanted to request a day off on..., if possible.)

  2. Es por motivos personales/familiares/médicos y puedo organizarme así: ...

    (It's for personal/family/medical reasons and I can arrange it like this: ...)

  3. Si no es posible, puedo aplazarlo para... o teletrabajar ese día.

    (If that's not possible, I can postpone it to... or work remotely that day.)

Hola, Patricia:

Gracias por avisar. Quería pedir un día libre el viernes 12 por motivos familiares. He intentado organizarlo con antelación porque tengo una cita importante que no puedo cambiar.

Dejaría terminadas las tareas del informe el jueves y puedo estar disponible por teléfono una hora por la mañana si surge algo urgente. Si ese día complica la planificación, podría teletrabajar el viernes o aplazar el día libre para el lunes siguiente.

Quedo a la espera de tu confirmación.

Un saludo,
Laura
Hi Patricia,

Thanks for the heads-up. I'd like to request a day off on Friday the 12th for family reasons. I asked in advance because I have an important appointment I can't reschedule.

I will finish the report tasks on Thursday and can be available by phone for an hour in the morning if anything urgent comes up. If that day complicates the schedule, I could work remotely on Friday or postpone the day off to the following Monday.

I look forward to your confirmation.

Best regards,
Laura