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B1.2 - Writing e-mails and letters - Exercises

Redacción de correos electrónicos y cartas

Exercise 1: Match a word

Instruction: Match each word with its definition.

Exercise 2: Exam preparation (Audio)

Instruction: Read the text, fill in the gaps with the missing words, and answer the questions below

Aviso interno: buenas prácticas para correos electrónicos

Fill in the gaps: archivo adjunto, copia (CC), asunto, copia oculta (CCO), saludo formal, despedida, adjunte

Para evitar malentendidos, el equipo de RR. HH. recuerda unas pautas básicas al escribir correos: indique siempre un claro, utilice un adecuado y cierre con una breve. Si necesita enviar documentación, el y explique en el cuerpo del mensaje qué contiene.

Si va a copiar a otras personas, use la solo cuando sea necesario y reserve la para envíos a varios destinatarios externos. Para solicitudes, se recomienda un tono directo y amable: “Le agradecería que me confirmara la fecha” o “Le pido que revise el borrador antes de enviarlo”.
To avoid misunderstandings, the HR team reminds you of some basic guidelines when writing emails: always include a clear subject line, use an appropriate greeting, and close with a brief sign-off. If you need to send documentation, attach the file and explain in the body of the message what it contains.

If you are going to copy other people, use carbon copy (CC) only when necessary and reserve blind carbon copy (BCC) for sending to several external recipients. For requests, a direct and friendly tone is recommended: “I would appreciate it if you could confirm the date” or “I ask that you review the draft before sending it.”

¿Qué recomendaciones da el aviso para que un correo sea claro y a quién conviene poner en CC o en CCO? Explica con tus propias palabras.

(What recommendations does the notice give to make an email clear, and who is it advisable to put in CC or BCC? Explain in your own words.)

Exercise 3: Listening

Instruction: Listen to the audio and answer the questions.

Esta mañana tuve que comunicarme por correo con un proveedor porque el archivo adjunto no se abría. Primero abrí el buzón y vi su mensaje, pero no tenía asunto y me costó localizarlo entre otros correos. Reenvié el hilo al departamento de compras en copia (CC) y preparé un borrador para responder. En la cabecera puse el destinatario correcto y añadí mi firma electrónica. Terminé con un saludo cordial y escribí: “Quedo a la espera”.

	True	False
El correo del proveedor fue difícil de encontrar porque no tenía asunto. (The supplier’s email was hard to find because it had no subject.)
La persona puso al departamento de compras en copia para que estuvieran informados. (The person copied the purchasing department so they would be informed.)
En la respuesta, la persona terminó el mensaje de forma informal y sin firma. (In the reply, the person ended the message informally and without a signature.)

Exercise 4: Multiple Choice

Instruction: Choose the correct solution

1. Le escribo para solicitar que ___ el archivo antes de enviar el correo.

2. Para tramitar la devolución, necesitamos que ___ el número de referencia por correo.

3. Le agradecemos que ___ el asunto con un saludo cordial y su firma electrónica.

Exercise 5: Dialogue Cards

Instruction: Practice the conversation with your teacher or fellow students.

Correo a un cliente con adjunto

Marta (jefa de proyecto): Show Diego, antes de enviarlo revisa la cabecera: el destinatario es Laura Rivas y yo voy en copia (CC); el asunto tiene que quedar claro: "Propuesta actualizada - Q3".

Diego (consultor): Show Vale. En el saludo formal pondré "Estimada Laura,"; adjunto el PDF con la propuesta y en el cuerpo agradezco el feedback de ayer.

Marta (jefa de proyecto): Show Perfecto. Termina con "Un saludo cordial" y añade la firma electrónica con tu cargo y el teléfono; mejor evitar la posdata en este caso.

Diego (consultor): Show Hecho. Lo dejo unos minutos en borrador por si hay que cambiar algo; si ella responde al hilo, lo recibimos los dos.

Marta (jefa de proyecto): Show Genial. Cierra con "Quedo a la espera de sus comentarios"; si hace falta, luego lo reenviamos al equipo.

Open questions:

1. ¿Qué elementos del correo revisan antes de enviarlo (asunto, saludo, adjunto, CC/CCO)?

2. ¿Por qué deciden poner a una persona en copia (CC) y no en copia oculta (CCO)?

3. Piensa en un correo profesional que sueles escribir: ¿qué pones normalmente en el asunto y en la despedida para que suene claro y cordial?

Exercise 6: Discussion questions (AI+)

Instruction: Speaking: translate and respond (AI+)

Useful expressions:

Le escribo para solicitarle que… / Le agradezco su atención y quedo a la espera. / ¿Podría adjuntar el archivo y reenviarlo, por favor?

Show/hide translations

Tienes que pedir información a un proveedor por correo electrónico: ¿qué pones en el asunto y cómo empiezas el mensaje para que suene profesional?
You need to request information from a supplier by email: what do you put in the subject line and how do you start the message so that it sounds professional?

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Recibes un correo poco claro con un archivo adjunto y necesitas una respuesta rápida: ¿qué le escribes y qué le pides exactamente a la otra persona?
You receive an unclear email with an attachment and you need a quick response: what do you write and what exactly do you ask the other person?

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Exercise 7: Writing correspondence (AI+)

Instruction: Write a reply to the following message appropriate to the situation

Show translation

Asunto: Presupuesto baño - confirmación y próximos pasos
Hola Marta,
Soy Pablo Rivas (Reformas Rivas). Te reenvío el correo con el archivo adjunto (presupuesto y condiciones). Si estás de acuerdo, necesitamos que nos confirmes por escrito para reservar fecha. Además, dinos por favor si quieres que el mueble del lavabo sea de 80 o 100 cm.
Esta semana podríamos empezar el miércoles o el viernes por la mañana. Gracias y quedo a la espera.
Un saludo cordial,
Pablo Rivas

Subject: Bathroom quote - confirmation and next steps
Hi Marta,
I’m Pablo Rivas (Reformas Rivas). I am forwarding you the email with the attachment (quote and terms). If you agree, we need you to confirm in writing to reserve a date. Also, please tell us whether you want the sink cabinet to be 80 or 100 cm.
This week we could start on Wednesday or Friday morning. Thank you and I look forward to hearing from you.
Kind regards,
Pablo Rivas

Useful phrases:

Gracias por el presupuesto; antes de confirmarlo, quería preguntar si…

(Thank you for the quote; before confirming it, I wanted to ask if…)
¿Podríais empezar el…? En ese caso, les agradecería que me enviaran…

(Could you start on…? In that case, I would appreciate it if you could send me…)
Cuando puedan, confirmen por favor si es posible que…

(When you can, please confirm whether it is possible to…)