Exercise 1: Match a word

Instruction: Match each word with its definition.

El asunto: Frase breve que resume el tema principal del correo. (El asunto: Frase breve que resume el tema principal del correo.)
El archivo adjunto: Documento enviado junto al correo (por ejemplo, PDF o imagen). (El archivo adjunto: Documento enviado junto al correo (por ejemplo, PDF o imagen).)
La copia oculta (CCO): Persona que recibe el correo sin que los demás vean su dirección. (La copia oculta (CCO): Persona que recibe el correo sin que los demás vean su dirección.)
Agradecer: Expresar gratitud; p. ej., «Le agradezco la información recibida». (Agradecer: Expresar gratitud; p. ej., «Le agradezco la información recibida».)
Quedo a la espera: Fórmula formal que indica que esperas una respuesta o confirmación. (Quedo a la espera: Fórmula formal que indica que esperas una respuesta o confirmación.)

Exercise 2: Exam preparation

Instruction: Read the text, fill in the gaps with the missing words, and answer the questions below

Aviso interno: normas para correos y adjuntos

Fill in the gaps: destinatario, adjunte, reenviar, archivos adjuntos, borrador, remitente, firma electrónica, asunto, copia

(Internal notice: rules for emails and attachments)

Para reducir errores y proteger los datos, a partir del lunes el departamento de IT aplicará unas normas básicas para los correos internos y externos. En la cabecera del correo debe figurar un claro y específico, y el debe comprobar el antes de enviar. Si necesita incluir a otras personas, utilice la solo cuando sea necesario; para direcciones externas, evite mostrar contactos en público.

En cuanto a documentos, envíe los en PDF y nombre cada archivo con el nombre del proyecto y la fecha. No se deben correos con información sensible sin confirmar antes con la persona responsable. Si solicita ayuda a IT, explique el problema y una captura de pantalla. Para agilizar la gestión, el equipo pide que el mensaje termine con una despedida breve y una con su cargo. Si no puede enviar el correo en ese momento, guárdelo como y revíselo más tarde.
To reduce errors and protect data, starting Monday the IT department will enforce basic rules for internal and external emails. The email header must include a clear, specific subject, and the sender must verify the recipient before sending. If you need to include others, use carbon copy (CC) only when necessary; for external addresses, avoid exposing contacts publicly.

For documents, send attachments as PDFs and name each file with the project name and the date. Do not forward emails containing sensitive information without first confirming with the responsible person. If you ask IT for help, explain the problem and attach a screenshot. To speed up handling, the team asks that messages end with a brief closing and an electronic signature with your job title. If you cannot send the email right away, save it as a draft and review it later.

  1. ¿Qué instrucciones concretas da el aviso para evitar errores al enviar correos y proteger los datos?

    (What specific instructions does the notice give to avoid mistakes when sending emails and to protect data?)

Exercise 3: Listening

Instruction: Listen to the audio fragment and indicate whether the following statements are true or false.

Esta mañana he tenido que comunicarme por correo con un proveedor porque faltaban datos en su factura. He abierto el buzón y vi su mensaje, pero el asunto no era claro. Antes de contestar, preparé un borrador y revisé la cabecera para comprobar el remitente y el destinatario. Luego adjunté el documento con el pedido firmado y puse a mi jefa en copia, pero no en copia oculta. Terminé con un saludo cordial y mi firma electrónica. Ahora quedo a la espera de su confirmación.
(This morning I had to get in touch with a supplier by email because some details were missing from their invoice. I opened the inbox and saw their message, but the subject line was unclear. Before replying, I drafted a response and checked the header to confirm the sender and the recipient. Then I attached the document with the signed order and put my boss on CC, but not on BCC. I closed with a cordial greeting and my electronic signature. Now I am waiting for their confirmation.)
True False

(The speaker contacted the supplier because of errors on the invoice.)

(They put their boss in BCC so the supplier would not see them.)

(Before sending the email, they checked who the sender and the recipient were.)

Exercise 4: Dialogue Cards

Instruction: Practice the conversation with your teacher or fellow students.

1

Correo con adjuntos a un cliente

2

Confirmación de envío a proveedor

Exercise 5: Writing correspondence

Instruction: Write a reply to the following message appropriate to the situation

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Asunto: Cita para firma de contrato – jueves 14/03

Hola Marta,

Soy Laura Pérez, de RR. HH. Te escribo para confirmar tu cita el jueves 14/03 a las 10:30 en la oficina (Sala 2). Te adjunto el borrador del contrato para que lo revises antes.

Si necesitas cambiar la hora, dímelo y buscamos otra opción. Por favor, responde a este correo antes del martes.

Un saludo cordial,
Laura Pérez

Subject: Appointment for contract signing – Thursday 14/03

Hi Marta,

I'm Laura Pérez from HR. I'm writing to confirm your appointment on Thursday 14/03 at 10:30 in the office (Room 2). I attach the draft of the contract so you can review it beforehand.

If you need to change the time, tell me and we'll find another option. Please reply to this email before Tuesday.

Kind regards,
Laura Pérez

Useful phrases:

  1. Gracias por tu correo. Confirmo que…

    (Thank you for your email. I confirm that…)

  2. ¿Sería posible cambiar la cita a…?

    (Would it be possible to change the appointment to…?)

  3. Te agradecería que me confirmaras si…

    (I would appreciate it if you could confirm whether…)

Hola Laura:

Gracias por tu correo. Confirmo que puedo asistir el jueves 14/03 a las 10:30.

He revisado el borrador adjunto y tengo una duda: ¿puedo llevar el NIE el mismo día o necesitas que lo envíe antes por correo electrónico? Si prefieres, puedo reenviarlo escaneado como archivo adjunto.

Un saludo cordial,
Marta González
Hi Laura:

Thank you for your email. I confirm that I can attend on Thursday 14/03 at 10:30.

I have reviewed the attached draft and have a question: can I bring the NIE on the same day or do you need me to send it beforehand by email? If you prefer, I can resend it scanned as an attachment.

Kind regards,
Marta González