Exercise 1: Match a word
Instruction: Match each word with its definition.
Exercise 2: Exam preparation
Instruction: Read the text, fill in the gaps with the missing words, and answer the questions below
Correo interno: buenas prácticas para escribir y reenviar mensajes
Fill in the gaps: reenviar, adjunta, borrador, Quedo a la espera, saludo formal, firma electrónica, destinatario, archivo adjunto, Asunto, copia
(Internal email: best practices for writing and forwarding messages)
: Buenas prácticas de correo en el equipo
Para mejorar la comunicación, desde esta semana pedimos que los correos sean breves y claros. Escriba un asunto específico y verifique si el correcto está en “Para” y si realmente hace falta poner a alguien en . Evite cadenas largas: antes de , lea el hilo y resuma en dos líneas qué espera del receptor. Si documentos, compruebe que el se abre y que el nombre del archivo es claro. En correos con información sensible, no use copia oculta (CCO).
En mensajes formales (por ejemplo, a un proveedor o a Recursos Humanos), use un y cierre con una completa. Cuando solicite algo, explique el motivo y el plazo: “Le agradecería que me confirme la fecha” o “Por favor, pida a su equipo que revise el contrato”. Puede terminar con “ ” si necesita respuesta. En mensajes informales entre compañeros, un saludo cordial y una despedida simple son suficientes. Antes de enviar, relea el para eliminar frases demasiado largas o palabras rimbombantes.Subject: Email best practices within the team
To improve communication, starting this week we ask that emails be brief and clear. Write a specific subject line and check that the correct recipient is in the “To” field and whether it is really necessary to put someone in copy (CC). Avoid long chains: before forwarding, read the thread and summarize in two lines what you expect from the recipient. If you attach documents, make sure the attached file opens and that the file name is clear. For emails with sensitive information, do not use blind carbon copy (BCC).
In formal messages (for example, to a supplier or Human Resources), use a formal greeting and close with a complete electronic signature . When requesting something, explain the reason and the deadline: “I would appreciate it if you could confirm the date” or “Please ask your team to review the contract.” You can end with “ I look forward to your reply ” if you need a response. In informal messages between colleagues, a cordial greeting and a simple sign-off are sufficient. Before sending, reread the draft to remove overly long phrases or pompous words.
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¿Qué recomendaciones ofrece el texto para decidir a quién poner en “Para”, en CC y cuándo no usar CCO?
(What recommendations does the text offer for deciding whom to put in “To”, in CC and when not to use BCC?)
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Según el texto, ¿en qué se diferencian un correo formal y uno informal y qué formas de cierre se sugieren?
(According to the text, how does a formal email differ from an informal one and what closing formulas are suggested?)
Exercise 3: Listening
Instruction: Listen to the audio fragment and indicate whether the following statements are true or false.
| True | False | |
|---|---|---|
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(In the email, the person includes their boss in copy (CC).) |
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(The person uses the blind copy (BCC) so that the client does not see who else they are writing to.) |
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(The purpose of the message is to receive confirmation for a meeting.) |
Exercise 4: Dialogue Cards
Instruction: Practice the conversation with your teacher or fellow students.
Exercise 5: Writing correspondence
Instruction: Write a reply to the following message appropriate to the situation
Asunto: Firma electrónica – actualización de datos
Hola, Marta:
Te escribo desde RR. HH. porque hemos actualizado tus datos en el sistema. Te adjunto el documento en PDF para que lo revises y lo firmes con tu firma electrónica antes del viernes.
- Si ves algún error, contéstanos indicando el cambio.
- Si todo está correcto, envía el PDF firmado a este mismo correo.
Gracias y un saludo cordial,
Laura Sánchez
RR. HH.
Subject: Electronic signature – data update
Hello, Marta:
I am writing from HR because we have updated your information in the system. I have attached the PDF for you to review and sign with your electronic signature before Friday.
- If you see any errors, reply indicating the change.
- If everything is correct, send the signed PDF to this same email address.
Thanks and kind regards,
Laura Sánchez
HR
Useful phrases:
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Gracias por el mensaje; ya he revisado el archivo adjunto.
(Thanks for the message; I have already reviewed the attached file.)
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Quería pedir una aclaración sobre…
(I wanted to ask for a clarification about…)
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Quedo a la espera de su confirmación para poder completar el trámite.
(I look forward to your confirmation so I can complete the procedure.)
Hola, Laura:
Gracias por el correo. He recibido el archivo adjunto y lo he revisado. En general está todo correcto, pero quería pedirte una aclaración: en el documento aparece mi segundo apellido incompleto. ¿Podéis confirmarme cuál es la forma exacta que necesitáis en el sistema?
En cuanto me lo confirméis, lo firmo con mi firma electrónica y os lo reenvío hoy mismo.
Un saludo cordial,
Marta López
Subject: Re: Electronic signature – data update
Hello, Laura:
Thank you for the email. I have received the attached file and reviewed it. Overall everything is correct, but I would like to ask for a clarification: the document shows my second surname incomplete. Could you confirm the exact way you need it entered in the system?
Once you confirm that, I will sign it with my electronic signature and send it back to you today.
Kind regards,
Marta López