Exercise 1: Match a word

Instruction: Match each word with its definition.

Enviar una propuesta: Mandar al cliente un documento con precio, condiciones y plazos. (Enviar una propuesta: Mandar al cliente un documento con precio, condiciones y plazos.)
El presupuesto: Documento que indica el coste previsto antes de que el cliente lo apruebe. (El presupuesto: Documento que indica el coste previsto antes de que el cliente lo apruebe.)
Confirmar una cita: Decir que la reunión se mantiene hasta que el cliente proponga otro día. (Confirmar una cita: Decir que la reunión se mantiene hasta que el cliente proponga otro día.)
El plan de trabajo: Lista de tareas y fechas que se revisa después de que el equipo lo defina. (El plan de trabajo: Lista de tareas y fechas que se revisa después de que el equipo lo defina.)
Convocar: Pedir a varias personas que asistan a una reunión en una fecha concreta. (Convocar: Pedir a varias personas que asistan a una reunión en una fecha concreta.)

Exercise 2: Exam preparation

Instruction: Read the text, fill in the gaps with the missing words, and answer the questions below

Correo para enviar una propuesta de proyecto

Fill in the gaps: seguimiento, proyecto, fecha límite, convocar, introducir, antelación, margen, confirmara, presupuesto

(Email to send a project proposal)

Asunto: Propuesta para el proyecto

Gracias por la reunión de ayer. Tal y como hablamos, le adjunto la propuesta inicial para el de implantación del sistema. Incluye un plan de trabajo por fases, el estimado y las condiciones generales. El importe se ha calculado teniendo en cuenta el habitual y el alcance definido en la llamada. Antes de que su equipo confirme la opción elegida, podemos ajustar el calendario y concretar las entregas.

Para avanzar, le propongo una reunión de la semana que viene. Le agradecería que nos una franja horaria con , ya que queremos tener listo el borrador del acuerdo antes de que se acerque la interna. Después de que revisen la propuesta, envíen por favor sus comentarios por escrito para incorporarlos al documento final. Si lo desea, puedo a la consultora técnica que llevará la parte de integración y resolverá dudas durante la presentación.
Subject: Project proposal

Thank you for yesterday’s meeting. As discussed, I am attaching the initial proposal for the system implementation project. It includes a phased work plan, the estimated budget and the general terms and conditions. The amount has been calculated taking into account the usual margin and the scope defined during the call. Before your team confirms the selected option, we can adjust the schedule and clarify the deliverables.

To move forward, I suggest scheduling a follow-up meeting next week. I would appreciate it if you could confirm a time slot in advance, as we would like to have the draft agreement ready before our internal deadline. After you review the proposal, please send your comments in writing so we can incorporate them into the final document. If you wish, I can introduce the technical consultant who will manage the integration and answer questions during the presentation.

  1. ¿Qué documentos o información incluye la propuesta y qué aspectos se pueden ajustar antes de que el cliente la confirme?

    (What documents or information does the proposal include, and which aspects can be adjusted before the client confirms it?)

Exercise 3: Listening

Instruction: Listen to the audio fragment and indicate whether the following statements are true or false.

Ayer atendí a un cliente potencial que nos pidió una propuesta para un proyecto de seis semanas. Como representante comercial, preparé una oferta con el presupuesto y el margen, y añadí un plan de trabajo. Antes de enviarla, clasifiqué los documentos y revisé una cláusula del acuerdo con el equipo legal. La fecha límite es el viernes, pero quiero mandarla hoy para ir con antelación. Mañana haré el seguimiento y, si les encaja, convocaré una reunión para hacer una presentación y confirmar una cita.
(Yesterday I met with a prospective client who asked us for a proposal for a six-week project. As the sales representative, I prepared a quote with the budget and margin and added a work plan. Before sending it, I organized the documents and reviewed a clause of the agreement with the legal team. The deadline is Friday, but I want to send it today to get ahead. Tomorrow I will follow up and, if it suits them, I will schedule a meeting to give a presentation and confirm an appointment.)
True False

(The sales representative plans to send the proposal before the deadline so they won’t be cutting it close.)

(The proposal will be sent on Friday because that is the deadline set by the client.)

(Before sending it, they consulted the legal team about a point in the agreement.)

Exercise 4: Dialogue Cards

Instruction: Practice the conversation with your teacher or fellow students.

1

Ajustar propuesta y fecha límite

Exercise 5: Writing correspondence

Instruction: Write a reply to the following message appropriate to the situation

Show translation

Asunto: Propuesta para tienda online

Hola,

Soy Marta Salas, de Cafés Salas. Nos recomendaron vuestra empresa para mejorar nuestra web y montar una pequeña tienda online. ¿Podríais enviarme una propuesta con un presupuesto aproximado y un plan de trabajo? Nos gustaría recibirlo antes del 18 de marzo.

Además, ¿podemos programar una reunión de 30 minutos la semana que viene? Estoy libre el martes por la mañana o el jueves a partir de las 16:00.

Gracias,
Marta

Subject: Proposal for online store

Hello,

I'm Marta Salas from Cafés Salas. Your company was recommended to us to improve our website and set up a small online store. Could you send me a proposal with an approximate budget and a work plan? We would like to receive it before March 18.

Also, can we schedule a 30-minute meeting next week? I'm available Tuesday morning or Thursday from 4:00 PM onward.

Thanks,
Marta

Useful phrases:

  1. Gracias por tu mensaje. Antes de enviar la propuesta, necesito confirmar…

    (Thanks for your message. Before I send the proposal, I need to confirm…)

  2. Podemos programar la reunión el…, si te va bien.

    (We can schedule the meeting on…, if that works for you.)

  3. El presupuesto orientativo para esta fase sería de…, y la fecha límite para entregarlo sería…

    (The rough estimate for this phase would be…, and the deadline to deliver it would be…)

Hola Marta:

Gracias por tu mensaje. Antes de preparar la propuesta, ¿puedes confirmarme si la tienda online será solo para España y aproximadamente cuántos productos queréis vender? También indícanos si necesitáis integraciones de pago y envío.

Con esos datos, te enviaré una propuesta y un plan de trabajo en dos fases: (1) revisión de la web y definición de requisitos, (2) diseño, configuración y pruebas. El presupuesto orientativo para este proyecto estaría entre 2.800 € y 3.600 € + IVA, según integraciones y número de páginas.

Puedo enviar el documento antes del 18 de marzo. Para la reunión de 30 minutos, ¿te va bien el martes a las 10:00 o el jueves a las 16:30? Si confirmas, te mando la invitación con el enlace.

Un saludo,
Laura Gómez
Responsable de proyectos
Hello Marta,

Thanks for your message. Before preparing the proposal, can you confirm whether the online store will serve Spain only and approximately how many products you plan to sell? Also let us know if you need payment and shipping integrations.

With that information, I will send you a proposal and a two-phase work plan: (1) website review and requirements definition, (2) design, setup and testing. The rough estimate for this project would be between €2,800 and €3,600 + VAT, depending on integrations and number of pages.

I can send the document before March 18. For the 30-minute meeting, would Tuesday at 10:00 or Thursday at 16:30 work for you? If you confirm, I'll send the invitation with the link.

Best regards,
Laura Gómez
Project Manager