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B1.5 - Send a project proposal - Exercises

Enviar una propuesta de proyecto

Exercise 1: Match a word

Instruction: Match each word with its definition.

Exercise 2: Exam preparation (QR: Audio)

Instruction: Read the text, fill in the gaps with the missing words, and answer the questions below

Correo para enviar una propuesta a un cliente potencial

Fill in the gaps: plan de trabajo, informe, propuesta, fecha límite, convocar, margen, confirmaremos, presupuesto

Asunto: Propuesta de proyecto y reunión de seguimiento

Gracias por su interés en nuestra solución. Adjunto encontrará la de proyecto con el y un con hitos y fechas orientativas. El se ha calculado según el alcance indicado y quedará confirmado tras validar los requisitos. Antes de que revisen la propuesta, agradeceríamos que nos enviaran su disponibilidad para la próxima semana.

Si les parece bien, podemos una reunión online de 30 minutos para presentar el enfoque y resolver dudas. No la cita hasta que recibamos su respuesta. Después de la reunión, enviaremos un breve con los acuerdos y los próximos pasos, incluyendo la para firmar.
Subject: Project proposal and follow-up meeting

Thank you for your interest in our solution. Attached you will find the project proposal with the budget and a work plan with milestones and indicative dates. The margin has been calculated according to the stated scope and will be confirmed after validating the requirements. Before you review the proposal, we would appreciate it if you could send us your availability for next week.

If that works for you, we can schedule a 30-minute online meeting to present the approach and answer questions. We will not confirm the appointment until we receive your reply. After the meeting, we will send a brief report with the agreements and the next steps, including the deadline for signing.

¿Qué pasos propone el representante comercial desde el envío de la propuesta hasta el cierre del acuerdo y qué necesita del cliente potencial para avanzar?

(What steps does the sales representative propose from sending the proposal to closing the agreement, and what do they need from the potential client to move forward?)

Exercise 3: Listening

Instruction: Listen to the audio and answer the questions.

Ayer atendí a un cliente potencial que pidió una propuesta para un proyecto de seis semanas. Soy la representante comercial y ya tengo su presupuesto aproximado, pero necesito revisar el margen y una cláusula del acuerdo con nuestro equipo legal. Hoy voy a preparar la oferta con un plan de trabajo y enviar el informe por la tarde. También voy a convocar una reunión de seguimiento para el jueves. La fecha límite del cliente es el lunes, así que quiero confirmarlo todo con antelación.

	True	False
La hablante todavía tiene que comprobar el margen y una parte del acuerdo antes de mandar la propuesta. (The speaker still has to check the margin and part of the agreement before sending the proposal.)
La reunión de seguimiento está prevista para el lunes, que es cuando vence el plazo del cliente. (The follow-up meeting is scheduled for Monday, which is when the client’s deadline is.)
La hablante enviará el informe hoy, después de preparar la oferta. (The speaker will send the report today, after preparing the offer.)

Exercise 4: Multiple Choice

Instruction: Choose the correct solution

1. Antes de que el representante comercial ___ la reunión, envía al cliente potencial el presupuesto actualizado.

2. No presentamos el informe al cliente hasta que el equipo ___ los cambios en el plan de trabajo.

3. Después de que el representante comercial ___ la cláusula de confidencialidad, revisamos el acuerdo con calma.

Exercise 5: Dialogue Cards

Instruction: Practice the conversation with your teacher or fellow students.

Confirmar cita y solicitar datos

Marta (representante comercial): Show Hola, Javier, soy Marta Ruiz, de Soluciones Delta. Te llamo para confirmar la cita del jueves y, si te parece bien, dejarla fijada a las 10:30.

Javier (cliente potencial): Show Hola, Marta. Perfecto, a esa hora me viene bien. ¿Puedes enviarme la invitación y el orden del día con algo de antelación?

Marta (representante comercial): Show Claro. Para preparar el presupuesto necesito dos cosas: el alcance del proyecto y la fecha límite que manejáis. Con eso calculo el margen y propongo un plan de trabajo realista.

Javier (cliente potencial): Show De acuerdo. Ahora mismo te envío un informe breve y el contacto de la persona técnica para que lo incluyas en la propuesta.

Marta (representante comercial): Show Perfecto, gracias. En cuanto lo reciba, te envío la propuesta con las cláusulas básicas y quedamos para el seguimiento en la reunión.

Open questions:

1. Qué información pide Marta para poder preparar la oferta y por qué es importante para el presupuesto?

2. ¿Cómo se confirma la cita en el diálogo? Da dos maneras alternativas y educadas de confirmarla.

Exercise 6: Discussion questions (QR: AI+)

Instruction: Speaking: translate and respond (QR: AI+)

Useful expressions:

Antes de enviar la propuesta, voy a revisar el presupuesto y la fecha límite. / Después de que confirmemos la cita, enviaré un resumen y haré el seguimiento. / Me gustaría proponer un plan de trabajo con un margen razonable.

Show/hide translations

Un cliente potencial solicita una propuesta para un proyecto. ¿Qué información incluirías en el presupuesto y cómo se la enviarías?
A potential client requests a proposal for a project. What information would you include in the quote and how would you send it?

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Vas a convocar una reunión con el cliente para revisar el plan de trabajo. ¿Qué harías antes de la reunión y qué confirmarías después?
You are going to schedule a meeting with the client to review the work plan. What would you do before the meeting and what would you confirm afterwards?

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Exercise 7: Writing correspondence (QR: AI+)

Instruction: Write a reply to the following message appropriate to the situation

Show translation

Asunto: Propuesta para piloto de analítica
Hola Marta,
Soy Laura Gómez, de FinanCloud. Gracias por la llamada de hoy. Nos interesa vuestro proyecto y queremos ver una propuesta con presupuesto y un plan de trabajo para un piloto de 6 semanas. También necesitamos una idea de la fecha límite para empezar y si hay alguna cláusula importante (por ejemplo, confidencialidad).
¿Podrías enviarlo antes del jueves? Y, si es posible, programamos una reunión de 30 min para comentarlo. El lunes o martes por la mañana nos va bien.
Un saludo,
Laura

Subject: Proposal for analytics pilot
Hi Marta,
I’m Laura Gómez, from FinanCloud. Thanks for today’s call. We’re interested in your project and we’d like to see a proposal with a budget and a work plan for a 6-week pilot. We also need an idea of the deadline to start and whether there is any important clause (for example, confidentiality).
Could you send it before Thursday? And, if possible, we can schedule a 30-minute meeting to go over it. Monday or Tuesday morning works well for us.
Best regards,
Laura

Useful phrases:

Antes de que enviemos la propuesta final, me gustaría confirmar…

(Before we send the final proposal, I would like to confirm…)
Te envío una propuesta con presupuesto y plan de trabajo; si te parece, lo revisamos en la reunión.

(I’m sending you a proposal with a budget and work plan; if you agree, we can review it in the meeting.)
¿Te viene bien el lunes a las…? Si no, puedo el martes a las…

(Does Monday at… work for you? If not, I can do Tuesday at…)